Esta guía te explica cómo finalizar correctamente un inventario físico en el sistema, qué hacer cuando existen diferencias entre las cantidades contadas y las registradas, y cómo analizar, ajustar y exportar la información para su control.
¿Qué es finalizar un inventario físico?
Finalizar un inventario físico es el proceso mediante el cual el sistema compara las cantidades contadas físicamente con las cantidades registradas y, si existen diferencias, permite realizar los ajustes necesarios (entradas o salidas de inventario).
Al finalizar correctamente:
El inventario cambia a estado Finalizado.
Se generan automáticamente los documentos de ajuste.
Puedes exportar la información a Excel para auditoría y control.
Requisitos antes de finalizar el inventario
Antes de iniciar el proceso, verifica que:
El inventario físico esté en estado En proceso.
Todos los conteos físicos ya hayan sido registrados.
Los ítems tengan costo unitario (requisito para ajustes de entrada).
No existan cantidades comprometidas que impidan el ajuste.
Paso a paso para finalizar un inventario físico
Paso 1: Haz clic en Finalizar
Cuando tengas un inventario físico En proceso, selecciona la opción Finalizar.
Caso 1: Las cantidades coinciden
Si las unidades contadas coinciden con las registradas en el sistema:
El sistema mostrará una ventana de confirmación.
El inventario se finalizará sin generar ajustes.
Paso 2: Revisión cuando existen diferencias
Si las cantidades contadas no coinciden con las del sistema:
El inventario pasará a estado Por ajustar.
Se abrirá una ventana donde podrás revisar la Lista de Conteos.
Aquí puedes:
Verificar cuál conteo es el correcto.
Continuar el proceso solo con el conteo válido.
Paso 3: Analizar el conteo
Cuando existen diferencias, se habilita el botón Analizar Conteo.
Esta opción te permite:
Comparar cantidad en el sistema vs. cantidad contada físicamente.
Identificar faltantes o sobrantes.
Revisar el impacto de los ajustes antes de aplicarlos.
Exportar el análisis
Desde esta ventana puedes hacer clic en Exportar para descargar un archivo en Excel, ideal para:
Revisiones adicionales.
Validaciones internas.
Soporte contable o auditoría.
Paso 4: Seleccionar los ítems a ajustar
Antes de aplicar los ajustes debes indicar qué ítems deseas ajustar:
Marca la casilla de verificación del ítem correspondiente.
Si deseas ajustar todos los ítems, usa la casilla principal para seleccionarlos todos.
Paso 5: Aplicar el ajuste
Una vez seleccionados los ítems:
Haz clic en el botón Ajustar.
El sistema generará automáticamente:
Entradas de inventario (si hay sobrantes).
Salidas de inventario (si hay faltantes).
¿Qué pasa si el sistema no permite el ajuste?
En algunos casos, el sistema puede mostrar un mensaje de error indicando que no fue posible ajustar uno o más ítems.
Las causas más comunes son:
Ítems con cantidades comprometidas.
Ítems sin costo unitario, lo que impide realizar entradas de inventario.
¿Qué puedes hacer en este caso?
Exportar el detalle del error a Excel.
Revisar y corregir la información.
Realizar el ajuste posteriormente de forma manual.
El sistema también te indicará el estado del ajuste por cada ítem, para que sepas exactamente cuáles quedaron pendientes.
Estado final del inventario
Cuando los ajustes se realizan correctamente:
El inventario cambia a estado Finalizado.
Puedes exportar el inventario final a Excel.
El archivo mostrará:
Las cantidades ajustadas.
El documento generado (entrada o salida de inventario).
Visualización y documentos exportados
Exportar desde Analizar Conteo
En la ventana Analizar Conteo, el botón Exportar descarga un archivo de Excel con:
Información del inventario físico.
Cantidades del sistema.
Cantidades contadas.
Diferencias y ajustes.
Acceder al documento ajustado
Desde la misma ventana puedes navegar directamente al Documento Ajustado, por ejemplo:
Una Salida de inventario generada por faltantes.
Al hacerlo, el sistema abrirá automáticamente la ventana de Ajustes al Inventario Físico, mostrando el documento creado.
Recomendaciones finales
Revisa siempre el Análisis de Conteo antes de ajustar.
Usa los archivos exportados como respaldo del proceso.
Verifica costos y compromisos de inventario para evitar errores.
Finalizar correctamente un inventario físico garantiza que tu información sea confiable, actualizada y alineada con la realidad del almacén.