Una nota crédito de venta sin factura asociada es un documento electrónico que registra un saldo a favor del cliente, el cual puede utilizarse como medio de pago para futuras facturas o devolverse en dinero. En Loggro, este tipo de nota crédito es especialmente útil cuando necesitas gestionar devoluciones o ajustes sin contar con la factura original registrada en el sistema.
Esta guía te explica cuándo aplica, para qué sirve y cómo generarla paso a paso, de forma clara y práctica.
¿Cuándo aplica una nota crédito sin factura asociada?
Las Notas Crédito sin Factura de Venta Asociada aplican exclusivamente para empresas que manejan Facturación Electrónica y son útiles en los siguientes casos:
Cuando necesitas registrar la devolución de una factura electrónica que fue generada con otro proveedor tecnológico y no está registrada en Loggro.
Cuando la factura de venta ya cuenta con evento de aceptación expresa o tácita ante la DIAN, y se requiere generar la nota crédito informando el periodo de facturación afectado.
Además de registrar el saldo a favor del cliente, esta nota crédito:
Genera automáticamente la entrada al inventario si los productos devueltos están configurados como inventariables.
Paso a paso: Cómo generar una nota crédito sin factura asociada
Paso 1: Ingresa al módulo de notas crédito
Ve al menú Ventas → Notas Crédito de Venta.
Haz clic en Nueva Nota Crédito.
En el desplegable, selecciona la opción Devolución sin Factura.
El sistema abrirá un nuevo formulario para diligenciar la información del documento.
Paso 2: Diligencia la información general
Completa los siguientes campos:
Cliente: Indica el cliente al cual se le generará la nota crédito. Puedes buscarlo por identificación, nombre o usando la lupa
.Fecha: Selecciona la fecha de generación de la nota crédito.
Moneda: Define la moneda en la que se registrará el valor. En esta moneda quedará el saldo a favor del cliente.
Paso 3: Información adicional (opcional)
En esta sección puedes complementar la información según la configuración de tu empresa:
Centro de costos y Unidad, si tu empresa los maneja.
Vendedor: Por defecto se muestra el usuario logueado, pero puedes modificarlo si es necesario.
Paso 4: Asociar factura de otro proveedor o periodo afectado
En el campo Factura Asociada Otro PT / Periodo Afectado puedes registrar la información de la factura electrónica origen para efectos de trazabilidad ante la DIAN.
Al hacer clic en esta opción, se abrirá una nueva ventana donde debes:
Indicar el prefijo (si aplica) y el número de la factura electrónica.
Establecer la fecha de emisión de la factura de venta.
Pegar el código CUFE de la factura electrónica.
Es fundamental que el CUFE se copie exactamente, sin omitir ni agregar caracteres.
Indicar el periodo y año de facturación afectado, especialmente si la factura ya cuenta con aceptación expresa o tácita.
Haz clic en Aceptar para guardar esta información. Los datos quedarán asociados a la nota crédito y se enviarán a la DIAN al finalizar el proceso.
Paso 5: Diligencia el detalle de los productos
En la sección Detalles debes registrar los productos relacionados con la devolución:
Busca los productos por código, descripción o usando la lupa
.Indica la cantidad a devolver.
Registra el precio unitario.
Ten en cuenta que en este tipo de devolución no se manejan descuentos, por lo que debes indicar el precio exacto al que se realizó la venta original.
Impuestos y retencionesVerifica si aplica algún impuesto o retención.
Para ajustarlos, haz clic en los tres puntos azules al final de la línea del producto.
Continúa agregando los productos necesarios y revisa cuidadosamente los totales del documento.
Paso 6: Finaliza la nota crédito
Haz clic en Finalizar.
Si el documento incluye productos inventariables, el sistema mostrará un mensaje indicando que se realizará la entrada al inventario.
Selecciona la bodega donde ingresará la mercancía y haz clic en Aceptar.
La nota crédito quedará inicialmente en estado En Validación.
Paso 7: Actualiza el estado del documento
Actualiza el estado de la nota crédito para que el proceso finalice correctamente desde la opción
.
Una vez validada, el documento quedará en estado Por Aplicar.
Esto indica que la nota crédito fue generada y enviada correctamente a la DIAN.
Opciones disponibles en una nota crédito finalizada
Una vez la nota crédito por devolución sin factura asociada ha sido validada por la DIAN, podrás:
Imprimir el documento desde el botón superior.
La vista previa incluirá el código QR y el CUDE, al tratarse de un documento electrónico.
Acceder a Más opciones, donde puedes:
Devolver el saldo en dinero.
Anular la nota crédito.
Aplicar la nota crédito a una factura.
Saldar la nota crédito (aprovechamiento).
Información importante a tener en cuenta
Este tipo de nota crédito se utiliza para facturas electrónicas generadas con otros proveedores tecnológicos.
Asociar correctamente la factura origen permite mantener la trazabilidad de los documentos electrónicos ante la DIAN.
Si los productos son inventariables, se realizará la entrada automática al inventario en la bodega seleccionada.
La nota crédito quedará en estado Por Aplicar, permitiendo cruzarla con facturas futuras o devolver el saldo al cliente.
Recuerda que, al ser un documento electrónico, es obligatorio actualizar el estado para que sea enviado correctamente a la DIAN.
Puedes consultar el documento posteriormente en Ventas → Relación Transacciones de Venta, pestaña Facturación Electrónica.