Aprende a importar notas crédito de venta en Loggro usando una plantilla de Excel. Esta guía paso a paso está diseñada para realizar un proceso claro, rápido y sin errores.
¿Qué necesitas saber antes de comenzar?
Antes de iniciar la importación, ten en cuenta lo siguiente:
La importación se realiza exclusivamente mediante una plantilla de Excel.
Solo es posible importar notas crédito de venta con ítems no inventariables o servicios.
El período contable en el que se cargarán las notas debe estar en estado Abierto.
Paso 1: Descargar la plantilla de Excel
Para descargar la plantilla oficial de importación, sigue estos pasos:
Ingresa al menú Ventas.
Selecciona Relación de Transacciones de Venta.
Haz clic en la pestaña Notas Crédito.
Presiona Más opciones → Importar Notas Crédito.
En la ventana de importación, haz clic en Descargar archivo.
Al hacerlo, se descargará un archivo en formato Excel que usarás para cargar la información.
Paso 2: Conocer la estructura de la plantilla
La plantilla de Excel contiene dos hojas:
Encabezado
Detalles
En ambas hojas encontrarás campos:
Obligatorios, identificados con el título sombreado en color azul.
Opcionales, que puedes diligenciar según tu necesidad.
Importante: La primera fila del archivo es solo un ejemplo. Debes eliminarla antes de importar para evitar errores.
Además, al ubicar el cursor sobre cada campo, podrás ver una breve explicación de la información requerida.
Paso 3: Diligenciar la hoja Encabezado
En esta hoja se registra la información general de cada nota crédito de venta.
Campos clave del Encabezado
Código Encabezado: Identifica cada nota crédito que vas a importar.
Usa números consecutivos: 1, 2, 3, 4… (un código por cada nota crédito).Tipo ID Cliente: Selecciona el tipo de identificación del cliente tal como fue registrado en Loggro.
Cliente: Ingresa el número de identificación del cliente sin puntos ni comas.
Si es NIT, no incluyas el dígito de verificación (Loggro lo asigna automáticamente).
Fecha: Corresponde a la fecha de la nota crédito. Debe ser igual o anterior a la fecha actual.
Centro de Responsabilidad / Unidad de Negocio (opcional): Diligéncialos solo si tu empresa los maneja.
Cuenta: Define la cuenta por cobrar para la nota crédito, únicamente si es diferente a la configurada por defecto en la ventana de Contabilización.
Paso 4: Diligenciar la hoja Detalles
En esta hoja se registran los ítems no inventariables o servicios asociados a cada nota crédito.
Campos clave del Detalle
Código Encabezado: Debe coincidir con el código definido en la hoja Encabezado.
Este código puede repetirse, ya que una nota crédito puede tener varios ítems.Ejemplo: Si una nota crédito tiene un solo ítem, todos los registros llevarán el mismo código (por ejemplo, 1).
Ítem: Selecciona el ítem no inventariable o servicio que se va a acreditar.
Valor: Ingresa el valor de la nota crédito sin incluir impuestos.
Loggro calculará automáticamente los impuestos según la configuración del sistema.Cuenta: Define la cuenta de ingreso o venta, solo si es diferente a la cuenta configurada por defecto en Contabilización.
No elimines ninguna columna ni los títulos de la plantilla, aunque no todos los campos tengan información.
Paso 5: Subir el archivo y realizar la importación
Una vez diligenciada la plantilla:
Regresa a la ventana Importar Notas Crédito.
Haz clic en Explorar y selecciona el archivo de Excel.
Presiona Importar para cargar la información en Loggro.
Validación del proceso y solución de errores
Si la importación es exitosa, el sistema mostrará un mensaje de confirmación.
Si se presentan errores:
Haz clic en Descargar archivo para obtener el informe consolidado.
Revisa la última columna del archivo, donde se detallan los errores encontrados.
Corrige la información y vuelve a importar la plantilla.
Información importante
Las notas crédito importadas se registran en el sistema como Otros Conceptos.
Con esta guía podrás importar tus notas crédito de venta de forma correcta, evitando reprocesos y asegurando que la información quede registrada adecuadamente en Loggro.