La importación de facturas de compra en Loggro te permite registrar varias facturas de forma rápida utilizando una plantilla de Excel. En esta plantilla debes ingresar los valores antes de impuestos y retenciones, ya que el sistema se encarga de calcularlos automáticamente según la configuración contable y tributaria de tu empresa.
Requisitos antes de iniciar
Antes de importar facturas de compra, asegúrate de que:
El periodo contable donde se cargarán las facturas esté en estado Abierto.
Los proveedores y ítems ya estén creados en el sistema.
Las facturas correspondan a ítems no inventariables o servicios si tienen fechas anteriores (Loggro permite esta excepción).
Paso a paso: Cómo importar facturas de compra
Paso 1: Descargar la plantilla de importación
Ingresa al menú Compras → Relación de Transacciones Compra.
Dirígete a la pestaña Facturas.
Haz clic en Más opciones → Importar facturas.
En la ventana de importación, selecciona Descargar archivo.
El sistema descargará una plantilla de Excel que usarás para cargar tus facturas.
Nota importante: Loggro permite cargar facturas con fechas anteriores únicamente si corresponden a servicios o ítems no inventariables.
Paso 2: Cómo diligenciar la plantilla de Excel
La plantilla contiene tres hojas:
Encabezado
Detalles
Cargos (opcional)
Los campos obligatorios están identificados con el título en color azul.
Además, la plantilla incluye una fila de ejemplo que debes eliminar antes de importar para evitar errores.
Hoja 1: Encabezado (información general de la factura)
En esta hoja registras los datos principales de cada factura de compra.
Campos clave del Encabezado:
Código Encabezado: Número consecutivo que identifica cada factura dentro del archivo (1, 2, 3, 4…).
Cada factura debe tener un código único.Tipo ID. Proveedor: Selecciona el tipo de identificación con el que el proveedor fue creado en Loggro.
Proveedor: Ingresa el número de identificación sin puntos ni comas.
Para NIT, registra el número sin el dígito de verificación (Loggro lo asigna automáticamente).
Prefijo: Indica el prefijo de la factura, si aplica.
Nro. Factura: Número que aparece en la factura del proveedor.
Si el proveedor no es responsable de IVA, Loggro asignará automáticamente el número al cargarla.
Fecha: Fecha de la factura de compra. Debe ser igual o menor a la fecha actual y el periodo debe estar abierto.
Forma de pago: Ingresa el código de la forma de pago, según las configuradas en el sistema.
Cuenta (opcional): Define una cuenta por pagar diferente a la configurada por defecto para compras, si es necesario.
Tip: Puedes ubicar el cursor sobre cada campo en Excel para ver una breve ayuda sobre lo que debes ingresar.
Hoja 2: Detalles (ítems o servicios comprados)
Aquí se registran los productos o servicios incluidos en cada factura.
Campos principales de la hoja Detalles:
Código Encabezado: Debe coincidir con el código definido en la hoja Encabezado.
Este código puede repetirse si una factura tiene varios ítems.Ítem: Código del ítem tal como está creado en Loggro.
Descripción detallada (opcional): Información adicional del ítem o servicio comprado.
Cantidad: Número de unidades adquiridas.
Precio unitario: Valor del ítem sin impuestos. (Loggro calculará automáticamente impuestos y retenciones).
Cuenta (opcional): Cuenta contable del costo o gasto, si deseas usar una diferente a la predeterminada.
Hoja 3: Cargos (opcional)
Utiliza esta hoja si la factura incluye cargos adicionales, como fletes o transporte.
Campos de la hoja Cargos:Código Encabezado: Debe coincidir con el código de la factura en la hoja Encabezado.
Cargo: Código del ítem no inventariable creado previamente para el cargo.
Valor cargo: Valor del cargo adicional.
Distribución: Define cómo se reparte el cargo en el costo de los ítems:
Cantidad: Se distribuye según la cantidad de ítems.
Valor: Se distribuye según el valor de los ítems.
También encontrarás campos relacionados con impuestos y retenciones del cargo. Puedes revisarlos usando el ícono de ayuda de la plantilla.
Importante:
No elimines ninguna columna ni los títulos de la plantilla, incluso si no vas a usar todos los campos.
Paso 3: Subir el archivo al sistema
Regresa a la ventana Importar facturas en Loggro.
Haz clic en Explorar y selecciona el archivo de Excel diligenciado.
Presiona Importar.
Si todo está correcto, el sistema mostrará un mensaje de confirmación indicando que la carga fue exitosa.
Información importante y solución de errores
Si la plantilla tiene errores o información incompleta, Loggro te permitirá descargar un informe consolidado.
En este archivo encontrarás, en la última columna, el detalle del error presentado.
Corrige la información indicada y vuelve a importar el archivo.
Conclusión
La importación de facturas de compra en Loggro es una forma eficiente de ahorrar tiempo y reducir errores manuales. Siguiendo esta guía paso a paso y diligenciando correctamente la plantilla de Excel, podrás registrar tus facturas de manera rápida, segura y alineada con tu configuración contable.