Las fuentes contables te permiten clasificar los comprobantes según su origen (ventas, compras, ajustes, ingresos, entre otros). Configurarlas correctamente es clave para mantener tu información organizada y facilitar reportes contables claros y precisos.
En esta guía aprenderás:
Qué es un comprobante contable.
Para qué sirven las fuentes contables.
Cómo acceder a la configuración.
Cómo crear una nueva fuente contable paso a paso.
¿Qué es un comprobante contable?
Un comprobante contable es un documento interno donde se registran operaciones económicas de la empresa. Incluye información como:
Fecha
Origen de la transacción
Descripción
Valor
Cuentas contables afectadas
Todo comprobante debe estar respaldado por un documento soporte.
Ejemplos de transacciones y sus soportes
Algunos criterios comunes para definir fuentes contables son:
Ventas: soportadas por facturas de venta.
Compras: soportadas por facturas de compra.
Devoluciones en compras: respaldadas por notas crédito del proveedor.
Ingresos de dinero: soportados por medios de pago (efectivo, cheque, tarjeta).
Consignaciones: respaldadas por comprobantes de consignación.
Notas de contabilidad: utilizadas para ajustes, reclasificaciones o cierres contables (sin documento externo).
Importante:
Las transacciones realizadas desde los módulos de Ventas, Compras, Finanzas e Inventario ya tienen una fuente definida automáticamente.
Si vas a crear comprobantes manuales o importarlos, debes configurar previamente una fuente contable manual.
Para más información sobre comprobantes contables, da clic aquí.
¿Cómo acceder a la configuración de fuentes contables?
Sigue estos pasos:
Ve al menú Configuración.
Haz clic en Fuentes.
El sistema mostrará la lista de fuentes contables creadas anteriormente.
Filtros disponibles en la lista de fuentes
En la parte superior encontrarás filtros para facilitar tu búsqueda:
Tipo de Fuente: Permite filtrar por clasificación.
Haz clic en el campo.
Presiona la flecha ↓ del teclado para ver las opciones.
Selecciona la que necesites.
Fuente: Código asignado a la fuente contable.
Desde aquí puedes ingresar a editarla.
Descripción: Muestra el detalle de cada fuente.
Tipo de Imputación:
Manual: Para comprobantes creados manualmente o importados.
Automático: Generadas por el sistema (no visibles en esta ventana).
Consecutivo: Indica si la numeración es manual o automática.
Estado:
Activo: Disponible para usar.
Inactivo: No aparecerá al crear transacciones.
Cómo crear una nueva fuente contable
Si necesitas asociar una fuente a comprobantes manuales o importados, sigue este procedimiento:
Paso 1: Crear nueva fuente
Ve a Configuración → Fuentes.
Haz clic en Nueva Fuente.
Paso 2: Completa los campos obligatorios
En la ventana de creación deberás diligenciar:
Fuente*: Código que identificará la fuente.
Puede ser alfanumérico (ejemplo: NC01, AJ2026).
Descripción*: Escribe una explicación clara de la fuente.
Ejemplo: Notas contables para ajustes de cierre mensual.
Tipo de fuente*: Agrupa fuentes similares.
Empieza a escribir.
Selecciona una opción de la lista desplegable.
Tipo de imputación*: Por defecto el sistema asigna Manual, lo que significa que se usará en:
Comprobantes creados manualmente.
Comprobantes importados.
Consecutivo*: Define cómo se asignará el número del comprobante:
Manual: Tú escribes el número.
Automático: El sistema lo genera automáticamente.
Recomendación: Usa Automático para evitar errores de numeración duplicada.
Estado*
Activo: Disponible para usar.
Inactivo: No se podrá seleccionar en transacciones.
Paso 3: Guardar la información
Una vez completes todos los campos:
Haz clic en Guardar para conservar la configuración.
Si deseas volver al listado general, haz clic en Lista de Fuentes.
Buenas prácticas al crear fuentes contables
✔ Usa códigos cortos y fáciles de identificar.
✔ Mantén una descripción clara y específica.
✔ Evita duplicar fuentes con la misma finalidad.
✔ Activa únicamente las fuentes que realmente utilizarás.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar una fuente ya creada?
Sí. Desde el listado de fuentes puedes hacer clic sobre el código y realizar los cambios necesarios (si el sistema lo permite).
¿Qué pasa si una fuente está inactiva?
No aparecerá al momento de crear o importar comprobantes.
¿Las fuentes automáticas se pueden editar?
No. Las fuentes automáticas son generadas por el sistema y no se visualizan en esta ventana.
Conclusión
Crear correctamente tus fuentes contables te permitirá:
Organizar mejor tus comprobantes.
Mantener claridad en el origen de las transacciones.
Facilitar auditorías y reportes financieros.
Evitar errores en la numeración de comprobantes manuales.
Configura tus fuentes antes de registrar comprobantes manuales y mantén tu contabilidad estructurada y confiable.