El cierre de saldos contables es una herramienta que te permite cerrar o reclasificar cuentas al finalizar un periodo fiscal, asegurando que los saldos queden correctamente acumulados para el nuevo año.
Este proceso es clave, por ejemplo, para cerrar cuentas de IVA, Retención en la Fuente o ICA y trasladar los saldos pendientes al NIT de la DIAN o la entidad municipal correspondiente.
En esta guía aprenderás:
Qué es el cierre de saldos contables
Cuándo utilizarlo
Cómo realizarlo paso a paso
Cómo validar que el proceso quedó correcto
¿Qué es el cierre de saldos contables?
Es un proceso contable que permite:
Reclasificar movimientos contables
Cerrar saldos por terceros
Llevar los valores pendientes al año fiscal siguiente
Generar automáticamente un comprobante contable
El sistema realiza este cierre en el periodo 13 (periodo contable utilizado para cierres fiscales).
Importante: El cierre se realiza a nivel de compañía, no por establecimiento. Es decir, verás y afectarás la información de toda la empresa.
¿Cuándo debes realizar el cierre?
Generalmente se realiza al finalizar el año fiscal para:
Cerrar cuentas de impuestos y retenciones
Consolidar saldos pendientes
Trasladar valores a cuentas por pagar del nuevo año
Ejemplo común:
Cerrar la cuenta de IVA (2408) para que los saldos por terceros queden en cero y el valor total pase al NIT de la DIAN.
Paso a paso: Cómo hacer el cierre de saldos contables
Paso 1. Ingresar a la opción de cierre
Sigue esta ruta en el sistema: Opciones avanzadas → Cierre de saldos contables.
Al ingresar, verás filtros generales.
Paso 2. Configurar los filtros obligatorios
Debes completar los siguientes campos:
Año
Periodo
Cuenta
Luego:
Busca la cuenta que deseas reclasificar.
Haz clic en Reclasificar o Cerrar.
Si la consulta muestra varios registros, el sistema reclasificará todos los movimientos que estén visibles en pantalla.
Paso 3. Diligenciar la información del cierre
El sistema solicitará los siguientes datos:
Fecha: Último día del mes de diciembre.
Fuente contable: Se asigna automáticamente.
Comprobante: Se genera automáticamente.
Comentario: Describe el proceso (ejemplo: Cierre anual IVA 2025).
Cuenta: Cuenta contable donde se trasladará el saldo (ejemplo: cuenta por pagar del IVA).
Tercero: NIT de la DIAN o entidad municipal.
Documento: Número de documento para identificar el cierre.
Después de completar la información, confirma el proceso.
El sistema generará automáticamente un comprobante contable que reclasifica los saldos.
¿Qué sucede después del cierre?
Una vez realizado el proceso:
Los saldos por terceros quedan en cero.
El valor acumulado se traslada al NIT de la DIAN.
El saldo pendiente queda registrado como valor a pagar en el siguiente año fiscal.
Cómo validar que el cierre se realizó correctamente
Para comprobar que todo quedó bien:
Ve a Reportes → Libro Mayor.
Consulta la cuenta que cerraste (ejemplo: 2408 - IVA).
Verifica que:
El saldo actual esté en cero.
No existan saldos pendientes por terceros.
Confirma que el valor se haya trasladado a la cuenta destino (por ejemplo, 249510).
Si el saldo está en cero y el valor aparece en la nueva cuenta, el proceso fue exitoso.
Recomendaciones importantes
Realiza el cierre únicamente cuando el periodo esté correctamente conciliado.
Verifica los terceros antes de ejecutar la reclasificación.
Asegúrate de estar trabajando en el periodo 13 para el cierre anual.
Conserva el número de comprobante generado como soporte del proceso.
En resumen
El cierre de saldos contables permite:
Consolidar impuestos al final del año
Cerrar saldos por terceros
Trasladar valores al nuevo año fiscal
Generar automáticamente el comprobante contable
Si sigues este paso a paso y validas en el Libro Mayor, tendrás la seguridad de que tu cierre contable quedó correctamente aplicado.