Con la nueva funcionalidad de Facturación por WhatsApp de Loggro, tú, como dueño o administrador del negocio, puedes generar facturas electrónicas de venta escribiendo directamente al WhatsApp de Loggro desde tu propio celular, sin necesidad de ingresar a la plataforma ni usar un computador.
En esta guía te explicamos qué es esta funcionalidad, qué necesitas para activarla en tu negocio y cómo generar tu factura paso a paso, mensaje por mensaje.
¿Qué es la Facturación por WhatsApp?
Es una nueva funcionalidad de Loggro que te permite generar una factura electrónica de venta escribiéndole a un asistente automático (bot) desde el número oficial de WhatsApp de Loggro, usando tu cuenta normal de WhatsApp (no necesitas WhatsApp Business ni registrar el número de tu negocio).
El asistente te guía con un menú de opciones: te pregunta a quién le estás facturando, el código del producto o servicio que vendiste, la cantidad, el IVA y el medio de pago; arma el resumen de la factura y, cuando lo confirmas, la envía automáticamente a Loggro para su generación. Todo esto ocurre dentro de la misma conversación de WhatsApp, sin que tengas que abrir la plataforma ni usar un computador.
La funcionalidad opera para un establecimiento específico de tu compañía: el establecimiento desde el cual se realice la configuración de dicha integración.
Importante: Esta funcionalidad solo aplica para ítems creados como tipo Servicio o No Inventariables, no aplica para productos Inventariables.
Beneficios para tu negocio
Factura desde cualquier lugar: puedes generar una venta en el punto de entrega, una feria o la calle, sin necesitar un computador ni conexión a la plataforma web.
Es rápido: el proceso se hace por mensajes guiados, sin formularios largos ni menús complejos.
Menos errores: el asistente valida la información antes de continuar (por ejemplo, exige nombre y apellido del cliente).
Trazabilidad total: cada factura generada por WhatsApp queda registrada en Loggro igual que cualquier otra factura de venta.
Sin instalar nada nuevo: usas la misma aplicación de WhatsApp que ya tienes en tu celular, con tu cuenta normal.
Requisitos previos
Antes de empezar a facturar por WhatsApp, verifica lo siguiente:
Plan activo de Loggro Pymes: tu compañía debe contar con un plan activo de Loggro Pymes para poder hacer uso de la Facturación por WhatsApp.
Tu cuenta normal de WhatsApp: No necesitas WhatsApp Business ni registrar el número de tu negocio. Solo debes tener WhatsApp instalado en tu celular y escribir al número oficial de WhatsApp de Loggro.
Catálogo de productos con código: Cada producto o servicio que quieras facturar por este medio debe existir en tu Lista de Ítems con un código asignado, ya que el asistente te pedirá ese código para identificar lo que vas a facturar — ese código se digita manualmente en la conversación de WhatsApp. Esta funcionalidad permite facturar ítems de tipo Servicio o No Inventariable; no está disponible todavía para productos de inventario.
Integración activada: Un usuario administrador debe activar la integración de Ventas por WhatsApp desde la configuración de la Organización, en el establecimiento donde se va a usar (te mostramos cómo hacerlo en el siguiente apartado).
Token de vinculación (solo la primera vez): la primera vez que cada usuario escriba al WhatsApp de Loggro, deberá aceptar la política de privacidad e ingresar un token de vinculación. Este token es el que le indica al asistente con qué compañía está asociada la venta, así que debes establecerlo al iniciar la conversación antes de generar tu primera factura.
Nota: No es obligatorio tener la facturación electrónica activa ante la DIAN para usar esta funcionalidad. Si tu negocio ya la tiene habilitada, la factura generada por WhatsApp pasará automáticamente por el proceso de validación electrónica, como verás más adelante.
El número de WhatsApp de Loggro
Para usar esta funcionalidad, guarda en tus contactos el número oficial de WhatsApp de Loggro y escríbele desde tu cuenta normal de WhatsApp:
Número de WhatsApp: 323 2885871
Cómo activar la Facturación por WhatsApp en tu negocio
Sigue estos pasos desde tu sistema Loggro para dejar la funcionalidad lista antes de empezar a facturar por WhatsApp. Esta configuración la realiza un usuario administrador, una única vez, en el establecimiento donde se va a usar la funcionalidad.
Paso 1: Ingresa a la configuración de Integraciones
Ve al menú a Configuración ➞ Organización.
Luego da clic en la pestaña Integraciones. Allí encontrarás la sección Ventas por WhatsApp, con dos configuraciones disponibles.
Paso 2: Define el consecutivo de facturación
Haz clic en el enlace "Para definir el consecutivo de facturación por establecimientos para ventas NO POS haga clic aquí".
Se abrirá la ventana Consecutivo de ventas NO POS por WhatsApp, donde debes indicar, para el establecimiento, el consecutivo de facturación que se usará en las facturas generadas por este medio. Haz clic en Aceptar para guardar los cambios.
Paso 3: Define la información requerida para crear facturas desde WhatsApp
Haz clic en el segundo enlace, "Para definir la información adicional asociada a la factura haga clic aquí".
En la ventana Información Requerida para crear Facturas desde WhatsApp, configura:
Forma de Pago: la forma de pago que se asignará por defecto a estas facturas.
Vendedor: el vendedor al que se le atribuirán las ventas generadas por este medio.
Cuenta Bancaria: la cuenta en la que se registrará el recaudo.
Centro: el centro de responsabilidad contable asociado.
Unidad: la unidad de negocio asociada.
Haz clic en Aceptar para guardar la configuración.
Paso 4: Verifica que tus productos tengan código
Ingresa a Inventario ➞ Lista de Items
Confirma que los productos o servicios que quieras facturar por WhatsApp tengan un código asignado.
Ese código es justamente el dato que el asistente te pedirá para identificar el producto durante la conversación.
Con estos cuatro pasos completados, la Facturación por WhatsApp queda lista para que empieces a usarla.
Configuración Inicial de acceso a WhatsApp
Al iniciar por primera vez una conversación con WhatsApp y aceptar las políticas de privacidad, WhatsApp solicitara un token acceso.
Paso 1: Generar token en Loggro
Para genera token debes ingresar al sistema de Loggro, allí da clic en Configuración ➞ Organización.
Ve a la pestaña Integraciones y ubica la sección Pymes, con el parámetro "La organización integrará algunos procesos mediante APIs". Si este parámetro está en No, es necesario cambiarlo a Sí; mientras esté en No, el enlace para generar el token no aparece.
Al cambiar el parámetro a Sí, se habilita el enlace Generar Token de Conexión junto al campo.
Da clic en Generar Token de Conexión (una vez generado, el mismo enlace pasa a llamarse Mostrar Token de Conexión).
Se abrirá la ventana "Información del Token"; una vez generado, da clic en Copiar para copiarlo.
Este token es lo que identifica con qué compañía debe quedar asociada cada venta que generes, así que es indispensable establecerlo antes de tu primera factura.
Paso 2: Ingresa token en WhatsApp
Una vez copies el token desde Loggro, abre el WhatsApp.
Te recomendamos hacer este paso desde WhatsApp Web, para copiar y pegar el token más fácilmente.
Una vez copiado el token se puede evidenciar que la configuración fue guardada exitosamente.
Importante: Este proceso solo se realiza una única vez, teniendo en cuenta que el token no sea regenerado.
En caso de dar clic en regenerar Token, WhatsApp quedara desvinculado y se debe realizar nuevamente este proceso.
Ya esta listo WhatsApp para iniciar la generación de facturas.
Cómo generar tu factura por WhatsApp, paso a paso
A continuación te mostramos, paso a paso, todo el proceso para generar una factura de venta escribiéndole al WhatsApp de Loggro desde tu celular. Guarda el número de WhatsApp de Loggro en tus contactos y sigue esta guía la primera vez que factures; verás que después el proceso se vuelve muy rápido.
Paso 1: Escribe al WhatsApp de Loggro y elige "Generar factura"
Escríbele al número oficial de WhatsApp de Loggro desde tu cuenta normal de WhatsApp. El asistente te saluda con un mensaje de bienvenida y te muestra dos opciones: Generar factura o Salir.
Al elegir Generar factura, te pregunta ¿A quién le estás facturando?, con las opciones Consumidor Final u Otro cliente (el cliente al que le estás vendiendo). Usa Consumidor Final cuando tu cliente no necesita que la factura quede a su nombre.
Paso 2: Ingresa los datos de tu cliente
Si eliges Otro cliente, el asistente te pide el número de identificación y el nombre y apellidos de tu cliente; si falta algún dato (por ejemplo, el apellido), te lo vuelve a pedir antes de continuar. También te pregunta si deseas indicar el correo electrónico del cliente (para notificarle la factura si tu negocio es facturador electrónico).
Si el cliente que indicas por WhatsApp aún no está creado en Loggro Pymes, el sistema lo crea automáticamente con la información que ingresaste en la conversación.
Te muestra un resumen de Datos del cliente con las opciones Confirmar o Editar.
Paso 3: Registra el producto a facturar
Ingresa el código del producto o servicio a facturar digitándolo directamente en WhatsApp y, al recibirlo, te confirma el producto encontrado junto con su descripción y precio unitario.
Después de confirmar el producto encontrado, el asistente te pregunta si deseas modificar el precio de venta unitario (Sí/No).
Si eliges Sí, te pide ingresar el nuevo precio unitario. Debes usar punto para los decimales y sin separadores de miles (por ejemplo: 150000.50). Si eliges No, se mantiene el precio registrado en el catálogo.
Indica las cantidades a facturar del ítem.
Paso 4: Define el IVA
El asistente te pregunta qué tarifa de IVA aplica (por ejemplo, 19 %, 5 % o Exento) y te muestra el resumen del ítem agregado: producto, cantidad, precio unitario, IVA y total.
Te muestra el resumen del ítem agregado: producto, cantidad, precio unitario, IVA y total.
Paso 5: Confirma o ajusta el ítem
Una vez agregado el producto, el asistente te muestra un menú para Confirmar, Editar cantidad, Cambiar IVA, Modificar el precio de venta unitario o Eliminar ítem, para que dejes cada producto exactamente como debe quedar antes de continuar.
Paso 6: Agrega más productos si lo necesitas (Opcional)
Después te pregunta ¿Deseas agregar más productos?, lo que te permite repetir el proceso para facturar varios ítems en una sola factura. Ten en cuenta que puedes agregar hasta un máximo de 10 ítems (líneas de detalle) por factura.
Si requieres ingresar más ítems a la factura, da clic en Si y realiza de nuevo el proceso desde el Paso 3.
Paso 7: Indica si ya recibiste el pago
El asistente te pregunta ¿Recibiste el pago de esta factura? (Sí/No), para que la factura quede registrada correctamente según su estado de pago.
SI
Al dar clic en Si, debes continuar con el proceso, selecciona el medio de pago.
Confirma el medio de pago o da clic en Modificar en caso de ser necesario.
Una vez confirmado, puedes visualizar un resumen.
NO
Al indicar que No, puedes visualizar un resumen de factura.
Paso 8: Revisa y confirma el resumen de la factura
El asistente te presenta el Resumen de Factura completo: cliente, documento de identidad, ítems con cantidad, precio e IVA, subtotal, medio de pago y total.
Solo debes hacer clic en Confirmar para generarla, o en Cancelar para descartarla.
Paso 9: Recibe la confirmación de que tu factura está en proceso
Al confirmar, el asistente te responde que la factura fue recibida y que se encuentra en proceso, indicando que te informará por el mismo medio en cuanto el proceso finalice.
Paso 10: Recibe tu factura electrónica aprobada
Cuando el proceso de validación finaliza (por ejemplo, la aprobación ante la DIAN, si tu negocio tiene la facturación electrónica activa), el asistente te envía un mensaje con el enlace para consultar o descargar la factura, que puedes compartir con tu cliente.
Si manejas facturación electrónica y el cliente seleccionado tiene un correo electrónico registrado, la factura se le enviará automáticamente por correo apenas se genere por WhatsApp — no necesitas reenviarla tú.
Si, por el contrario, la factura electrónica queda rechazada por la DIAN, el asistente también te lo informará por este mismo medio. En ese caso, la corrección no se puede hacer desde WhatsApp: debes ingresar a Loggro Pymes para revisar el motivo del rechazo y corregir la factura.
¿Qué pasa si la conversación queda inactiva?
Si dejas de responder, la sesión del asistente expira por inactividad y te lo indica con un mensaje.
Para retomar el proceso, solo debes escribir cualquier mensaje y el asistente reiniciará la conversación desde el menú principal.
¿Dónde puedo consultar las facturas generadas por WhatsApp?
Todas las facturas generadas por este medio quedan registradas en tu sistema Loggro igual que cualquier otra factura de venta.
Puedes consultarlas desde Ventas ➞ Relación Transacciones Ventas.
Allí puedes consultar desde la pestaña de Facturas o Facturación Electrónica, donde verás su estado y, si aplica, su estado de validación ante la DIAN.
Preguntas frecuentes
¿Necesito registrar el número de WhatsApp de mi negocio para usar esta funcionalidad?
No. No tienes que registrar ni vincular ningún número de WhatsApp de tu negocio. Solo debes escribir al número oficial de WhatsApp de Loggro usando tu cuenta normal de WhatsApp.
¿La Facturación por WhatsApp aplica para todos los establecimientos de mi compañía?
No, la funcionalidad opera para el establecimiento desde el cual se hizo la configuración.
¿Qué pasa si el cliente que indico por WhatsApp no existe todavía en Loggro Pymes?
El sistema lo crea automáticamente con la información que ingresaste durante la conversación (identificación, nombre y apellidos, y correo si lo indicaste), así que no necesitas crearlo antes desde la plataforma.
¿Qué pasa si el código del producto no existe en el catálogo?
El asistente no podrá encontrar el producto y te pedirá ingresar un código válido. Por eso es importante verificar que los productos que quieres facturar por este medio tengan sus códigos correctamente cargados en la Lista de Items.
¿Puedo facturar varios productos en una sola factura por WhatsApp?
Sí, puedes incluir máximo 10 ítems en una misma factura. Después de agregar un producto, el asistente te pregunta si deseas agregar más, y puedes repetir el proceso las veces que necesites antes de confirmar la factura.
¿Es obligatorio tener activa la facturación electrónica para usar esta funcionalidad?
No. Solo necesitas tener tu cuenta normal de WhatsApp y escribir al número indicado. Del lado de la configuración, basta con tener los productos cargados en el sistema y la integración de Ventas por WhatsApp activada.
¿Quién puede activar esta funcionalidad en mi negocio?
La activación inicial (consecutivo de facturación e información requerida) la realiza un usuario con rol de administrador, con acceso al menú Organización ➞ Integraciones, en el establecimiento y con el plan activo de Loggro Pymes correspondiente. Una vez activada, cualquier usuario autorizado del negocio puede usar el WhatsApp de Loggro para generar facturas, siempre que establezca el token de vinculación.
En resumen
La Facturación por WhatsApp te permite generar tu factura electrónica de venta en minutos, directamente desde una conversación de WhatsApp con tu cuenta normal, sin necesidad de ingresar a la plataforma ni usar un computador.
Recuerda que la funcionalidad requiere un plan activo de Loggro Pymes, opera por establecimiento, solo admite ítems de tipo Servicio o No Inventariable, y que el token de vinculación es lo que identifica a tu compañía en cada venta.
Como administrador, solo necesitas activar la integración una vez, definir el consecutivo de facturación y la información requerida, y asegurarte de que tus productos tengan código.
A partir de ahí, podrás generar tus facturas siguiendo el flujo guiado que te mostramos en esta guía.