En esta guía aprenderás cómo registrar correctamente una devolución de mercancía en compras a partir de un Documento Soporte, ya sea desde el módulo de devoluciones o directamente desde el documento. El proceso es sencillo y te permite mantener actualizado tu inventario y saldos con proveedores.
¿Qué es una devolución de mercancía desde un Documento Soporte?
La devolución en compras se utiliza cuando necesitas retornar productos a un proveedor que ya fueron registrados mediante un Documento Soporte. Este proceso genera una Nota Crédito por devolución, la cual ajusta el inventario y el saldo pendiente con el proveedor.
Rutas disponibles para generar la devolución
Puedes registrar la devolución de mercancía de dos maneras dentro del sistema. A continuación, te explicamos cada una paso a paso.
Ruta 1: Generar la devolución desde el módulo de Devoluciones en Compras
Paso 1: Ingresa al módulo
Dirígete a: Compras → Devolución en Compras
Paso 2: Selecciona el Documento Soporte
En la nueva ventana, ubica el campo Nro. Factura. Selecciona el Documento Soporte al cual deseas generar la devolución. Diligencia los campos solicitados según corresponda.
Ruta 2: Generar la devolución directamente desde el Documento Soporte
Esta opción es ideal si ya tienes ubicado el documento y deseas realizar el proceso desde allí.
Paso 1: Ubica el Documento Soporte
Ingresa a: Compras → Relación Transacciones Compra.
Luego: Si el documento fue transmitido a la DIAN, búscalo en la pestaña Documento Soporte Electrónico.
Si no fue transmitido a la DIAN, encuéntralo en la pestaña Facturas.
Paso 2: Usa los filtros de búsqueda
Filtra por Todos los documentos.
Una vez encuentres el documento, haz clic en su número (se muestra en color azul) para abrirlo.
Paso 3: Genera la devolución
Dentro del Documento Soporte, despliega el botón Más opciones.
Haz clic en Devolución.
Registro de la devolución de productos
Paso 4: Indica cantidades y razones
En la nueva ventana:
Visualiza la información general de la devolución.
Para cada producto, indica:
Cantidad a devolver
Razón de la devolución
Si algún producto no será devuelto, deja su cantidad en cero (0.00).
Paso 5: Verifica y finaliza
Revisa cuidadosamente el total a devolver.
Si la información es correcta, haz clic en Finalizar.
El sistema mostrará un mensaje de confirmación y el documento quedará en estado Pendiente de Nota.
Generación de la Nota Crédito por devolución
Paso 6: Registra la Nota Crédito
Haz clic en el botón Nota Crédito.
Ingresa el número de la Nota Crédito por devolución ①entregado por el proveedor.
Verifica los datos y haz clic en Finalizar ②.
Con esto, el proceso queda confirmado y el estado de la nota cambia automáticamente en el sistema.
¿Qué sucede después de la devolución? (Puntos clave)
Ten en cuenta lo siguiente según el estado del Documento Soporte original:
Si el Documento Soporte estaba pagado:
La nota por devolución quedará en estado Por aplicar.
Podrás cruzarla con otro documento del proveedor.
Si el Documento Soporte estaba por pagar:
La devolución se cruzará automáticamente con el saldo pendiente.
La nota quedará Aplicada.
Si el documento incluía productos inventariables:
Estos productos se retiran del inventario.
Se registra una salida de inventario por devolución en compras.
Recomendación final
Antes de finalizar cualquier devolución, verifica siempre:
Cantidades devueltas
Totales
Número correcto de la Nota Crédito del proveedor
Esto garantiza que tu información contable, de inventario y cuentas por pagar quede correctamente actualizada.