En esta guía aprenderás cómo generar una nota crédito por devolución de mercancía en compras, de forma clara y sencilla. Este proceso te permite dejar un soporte formal frente al proveedor cuando devuelves productos que ya habías comprado.
¿Qué es una nota crédito por devolución en compras?
La nota crédito por devolución es un documento que se genera exclusivamente a partir de una devolución de mercancía. Sirve como respaldo contable y administrativo frente al proveedor cuando, por cualquier motivo, debes devolver productos previamente facturados.
Requisitos antes de empezar
Antes de generar la nota crédito, asegúrate de cumplir con lo siguiente:
Tener una factura de compra registrada en el sistema.
Identificar claramente:
La cantidad a devolver.
La razón de la devolución.
Saber si la factura está Por Pagar, Pagada Parcialmente o Pagada.
Paso a paso: cómo generar la nota crédito por devolución
Paso 1: Crear la devolución de mercancía
Puedes generar la devolución de dos formas:
Desde la factura de compra: Haz clic en Más Opciones → Devolución.
Desde el menú principal: Ingresa por la ruta: Compras → Devolución en Compras.
Paso 2: Buscar la factura de compra
Digita el número de la factura o búscala usando la lupa 🔍.
El sistema cargará automáticamente la información de la factura.
Ahora solo debes diligenciar:
Cant. a Dev. (cantidad a devolver).
Razón de la devolución.
Paso 3: Finalizar la devolución
Haz clic en Finalizar.
El sistema mostrará el resumen de la devolución.
Si aplica, se realizará la salida del inventario.
Haz clic en Aceptar.
La devolución quedará en estado Pendiente Nota.
Paso 4: Generar la Nota Crédito
Haz clic en el botón Nota Crédito.
El sistema mostrará el formato de la Nota Crédito por Devolución de Mercancía.
Ingresa el número del documento.
Verifica los saldos y la información registrada.
Si todo es correcto, haz clic en Finalizar.
¡Listo! La nota crédito quedará generada.
¿Cómo se aplica la nota crédito según el estado de la factura?
Ten en cuenta estas reglas importantes:
Si la factura está Por Pagar o Pagada Parcialmente, la nota crédito se aplica automáticamente según el saldo.
Si la factura está Pagada, el saldo de la nota crédito quedará a favor de la compañía, asociado al proveedor.
La nota crédito puede aplicarse de forma parcial o total.
Estados y opciones disponibles en la devolución y la nota crédito
Dependiendo del estado del documento, encontrarás diferentes acciones disponibles en la parte superior derecha.
Devolución en Compra: En Proceso
Finalizar: Termina la devolución para continuar con la nota crédito.
Editar: Permite modificar la devolución.
Al editar, aparece el botón Guardar para conservar cambios.
Eliminar: Elimina la devolución en proceso.
Devolución en Compra: Pendiente Nota
Nota Crédito: Genera la nota crédito por devolución.
Más Opciones:
Enviar por Correo: Envía la devolución al proveedor.
Anular: Permite anular la devolución.
Debes indicar razón y fecha de anulación (importante para reportes).
Nota Crédito por Devolución: En Proceso
Finalizar: Termina la generación de la nota crédito.
Editar: Modifica la nota antes de finalizarla.
Usa Guardar para conservar cambios sin finalizar.
Nota Crédito por Devolución: Por Aplicar / Aplicada Parcialmente
Aplicar a Factura: Usa el saldo a favor en una nueva factura del proveedor.
Anular: Permite anular la nota crédito si aún no ha sido aplicada.
Debes indicar razón y fecha de anulación.
Nota Crédito por Devolución: Aplicada
Anular: Permite anular la nota crédito incluso si ya fue aplicada.
El sistema solicitará razón y fecha de anulación.
Nota Crédito por Devolución: Anulada
No se permiten acciones adicionales.
Solo puedes consultar cómo fue aplicada, haciendo clic en el saldo en color azul.
Recomendaciones finales
Verifica siempre la fecha de anulación, ya que afecta los reportes.
Confirma los saldos y cantidades antes de finalizar.
Usa la nota crédito como respaldo formal frente a tu proveedor.
Con esta guía podrás gestionar devoluciones en compras y generar notas crédito correctamente, manteniendo tu información contable clara y organizada.