¿Necesitas facturar contratos que incluyen Administración, Imprevistos y Utilidad (AIU)?.
En esta guía te explicamos, de forma clara y práctica, cómo configurar y manejar el AIU en Loggro Pymes para que tu facturación y contabilidad queden correctas.
Este proceso aplica para:
Software Administrativo y Contable – Plan Estándar y Plan Premium
POS Electrónico – Plan POS Plus
Facturación Electrónica – Plan FE Premium
¿Qué es el AIU y cuándo debes usarlo?
El AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad) corresponde a los costos adicionales asociados a la ejecución de un contrato, especialmente en actividades como:
Construcción de bienes inmuebles
Servicios de aseo
Cafetería
Vigilancia
Otros contratos de prestación de servicios
En estos casos, la factura debe discriminar claramente cada componente del AIU, además del costo directo del servicio.
Paso 1: Crear los ítems para cada componente del AIU
Para facturar correctamente el AIU, primero debes crear los ítems que representen cada componente.
Tipo de ítem recomendado
Crea los ítems como:
Ítems que debes crear
Administración (A): Representa los costos administrativos del contrato.
Imprevistos (I): Cubre posibles gastos no previstos durante la ejecución.
Utilidad (U): Representa la ganancia esperada del contrato.
Costo directo del servicio
Por ejemplo:Servicio de construcción
Servicio de aseo
Servicio de vigilancia
Servicio de cafetería
Recomendación: Usa descripciones claras en cada ítem para facilitar la lectura de la factura y evitar confusiones con tu cliente.
Paso 2: Asociar las cuentas contables a cada ítem
Este paso es fundamental para que los valores se registren correctamente en tu contabilidad.
¿Por qué es importante?
Si no defines las cuentas contables:
Los movimientos podrían registrarse en cuentas incorrectas.
Tu información financiera puede quedar descuadrada.
Cómo configurar la contabilización
Ingresa al ítem.
Haz clic en Información opcional.
Selecciona Definir contabilización (Opcional).
Asocia las cuentas contables correspondientes según tu plan contable.
Guarda los cambios.
Repite este proceso para cada uno de los ítems del AIU y para el ítem del costo directo.
Paso 3: Generar la factura de venta con AIU
Una vez creados y configurados los ítems, puedes proceder a facturar.
Importante: Esta opción solo aplica para facturas creadas desde la ruta: Ventas → Factura de venta.
No aplica para facturas por importación.
Agrega los ítems a la factura
Incluye en la factura:
Costo directo del servicio
Administración
Imprevistos
Utilidad
Verifica que:
Cada ítem tenga la descripción correcta.
Estén asociados a su cuenta contable correspondiente.
Configura el ítem de Administración como AIU
Este paso activa la configuración especial de AIU.
En la línea del ítem Administración, haz clic en los tres puntos.
En la ventana emergente:
Selecciona la retención correspondiente (por ejemplo, 2% para servicios AIU).
Haz clic en el enlace indicado en la sección: “Para información de AIU: Administración, Imprevistos y Utilidad”
En la opción Ítem por AIU, selecciona Sí.
Diligenciar el campo “Objeto contrato”
Al activar la opción anterior, se habilita el campo Objeto contrato.
Aquí debes ingresar la información relacionada con el contrato.
Ten en cuenta:
Mínimo: 20 caracteres
Máximo: 750 caracteres
Si manejas facturación electrónica, esta información se enviará en el archivo XML a la DIAN.
Cuando termines:
Haz clic en Aceptar para guardar la configuración.
Paso 4: Finalizar la factura
Completa los demás datos requeridos en la factura:
Cliente
Fecha
Forma de pago
Impuestos aplicables
Finalmente, haz clic en Guardar o Emitir, según corresponda.
Buenas prácticas para facturar AIU correctamente
Verifica siempre las cuentas contables antes de emitir la factura.
Asegúrate de aplicar la retención correcta según el tipo de contrato.
Redacta claramente el objeto del contrato, especialmente si usas facturación electrónica.
Evita crear facturas AIU por importación, ya que esta funcionalidad no aplica en ese caso.
Conclusión
El manejo de AIU en Loggro Pymes es sencillo si sigues estos pasos:
Crear los ítems correctos.
Asociar las cuentas contables.
Configurar el ítem como AIU en la factura.
Completar correctamente el objeto del contrato.
De esta forma, garantizarás una facturación correcta, organizada y alineada con los requisitos contables y de facturación electrónica.