Esta guía te explica qué es un Documento Soporte, cuándo debes usarlo y cómo registrarlo y transmitirlo a la DIAN paso a paso desde Loggro, de forma clara y práctica.
¿Qué es un Documento Soporte y cuándo se utiliza?
El Documento Soporte en Adquisiciones Efectuadas a no Obligados a Facturar es el comprobante que debe elaborar una empresa cuando compra bienes y/o servicios a proveedores que no están obligados a expedir factura de venta ni documento equivalente.
Su función principal es servir como soporte legal y contable para justificar:
Costos y gastos
Impuestos descontables
La empresa es quien decide si utiliza factura de compra o Documento Soporte, según el tipo de proveedor.
Características clave del Documento Soporte
Un Documento Soporte debe cumplir con las siguientes condiciones:
Se denomina oficialmente Documento Soporte en Adquisiciones Efectuadas a no Obligados a Facturar.
Cuenta con un consecutivo autorizado por la DIAN, correspondiente a una resolución de Documento Soporte.
Debe transmitirse electrónicamente a la DIAN (obligatorio desde el 1 de agosto de 2022).
Incluye el detalle de los productos o servicios adquiridos, impuestos y valores.
Requisitos antes de generar un Documento Soporte en Loggro
Antes de iniciar el registro, verifica que tu empresa tenga la siguiente configuración:
1. Resolución de Documento Soporte
2. Habilitación de transmisión a la DIAN (si aplica)
Si tu empresa es facturador electrónico y deseas transmitir el Documento Soporte a la DIAN, debes tener habilitada la opción de transmisión electrónica en los parámetros de la organización.
Si necesitas validar otros requisitos técnicos o de configuración, revisa previamente la sección de configuración de transmisión en Loggro dando clic aquí.
Paso a paso: cómo registrar un Documento Soporte en Loggro
Paso 1: Ingresa al módulo correspondiente
En el menú principal de Loggro, dirígete a: Compras → Documento Soporte (No Facturadores).
Esto abrirá la ventana de registro del Documento Soporte.
Paso 2: Diligencia la información general
Completa los siguientes campos:
Proveedor: selecciona el nombre del proveedor no obligado a facturar.
Fecha del documento.
Prefijo y número: se mostrarán como provisionales mientras el documento esté En Proceso.
Al finalizar el documento, Loggro asignará automáticamente el consecutivo definitivo según la resolución configurada.
Importante: si tu empresa maneja centros de costo, debes seleccionarlos desde Información adicional – Opcional.
Paso 3: Registra el detalle de los productos o servicios
En la parte inferior del documento, registra:
Ítem o producto/servicio
Cantidad
Precio unitario
El proceso es similar al registro de una factura de compra.
Paso 4: Ajusta impuestos (opcional)
Desde el ícono
, puedes:
Modificar impuestos existentes
Adicionar nuevos impuestos si aplica
Por ejemplo, puedes agregar el cálculo de ICA cuando sea necesario.
Paso 5: Finaliza el Documento Soporte
Para completar el proceso:
Haz clic en el menú Guardar.
Selecciona la opción Finalizar.
Al finalizar:
El documento cambia automáticamente a estado Por Pagar.
Se asigna el consecutivo definitivo del Documento Soporte.
Transmisión del Documento Soporte a la DIAN
Si tu empresa tiene habilitada la transmisión electrónica:
Al finalizar el documento, Loggro mostrará un mensaje preguntando si deseas transmitirlo a la DIAN.
Haz clic en Sí para enviarlo automáticamente.
Estados del documento
En Validación: el documento fue enviado y está siendo validado por la DIAN.
Puedes actualizar el estado usando el botón Actualizar estado
para consultar la respuesta de la DIAN.
Imprimir y verificar el Documento Soporte
Al hacer clic en Imprimir, podrás visualizar el formato del Documento Soporte.
En la impresión encontrarás:
El encabezado con la leyenda “Documento Soporte en Adquisiciones Efectuadas a no Obligados a Facturar”.
Prefijo y número asignados según la resolución.
Datos de la organización (incluyendo logo, si aplica).
Fecha de generación.
Información del proveedor.
Detalle de los productos o servicios, valores e impuestos.
En la parte inferior, los datos de la resolución del Documento Soporte.
Información adicional cuando se transmite a la DIAN
Si el documento fue transmitido exitosamente, la impresión también incluirá:
Código QR
CUDS (Código Único de Documento Soporte)
Estos elementos confirman que el Documento Soporte fue validado por la DIAN.
Recomendaciones finales
Verifica siempre que el proveedor no esté obligado a facturar antes de generar un Documento Soporte.
Asegúrate de tener correctamente configurada la resolución y transmisión electrónica.
Actualiza el estado del documento después de enviarlo para confirmar la validación por parte de la DIAN.
Con estos pasos podrás generar, registrar y transmitir correctamente tus Documentos Soporte en Loggro, cumpliendo con la normativa vigente y manteniendo tu información contable en orden.