Si realizas compras a proveedores que no están obligados a expedir factura de venta, debes enviar (transmitir) a la DIAN un Documento Soporte por cada una de esas compras. Esta obligación rige desde el 1 de agosto de 2022 y aplica para todos los facturadores electrónicos.
En esta guía te explicamos todo lo que necesitas configurar, tanto en la plataforma de la DIAN como en Loggro, para cumplir con este requisito sin inconvenientes.
¿Qué necesitas antes de empezar?
Antes de iniciar el proceso, asegúrate de tener lo siguiente:
Ser facturador electrónico activo. Si aún no estás habilitado, el primer paso de esta guía te explica cómo hacerlo con Loggro.
Una resolución de Documento Soporte vigente expedida por la DIAN.
Acceso a la plataforma de la DIAN con los datos del representante legal de tu empresa.
Acceso a tu cuenta en Loggro con permisos de administrador.
Resumen del proceso
El proceso completo se divide en 5 etapas:
Habilitarte como facturador electrónico con Loggro (si aún no lo estás)
Solicitar la resolución de Documento Soporte ante la DIAN
Configurar los modos de operación en la DIAN
Asociar los rangos de numeración en la DIAN
Activar la transmisión de Documento Soporte en Loggro
Video tutorial del proceso en la DIAN
(Si ya te encuentras habilitado con Loggro para Facturación Electrónica)
Etapa 1: Habilitarte como facturador electrónico con Loggro
Nota: Si ya estás habilitado con Loggro para Facturación Electrónica, puedes saltar directamente a la Etapa 2.
Para transmitir documentos soporte, primero debes estar registrado como facturador electrónico ante la DIAN con Loggro como proveedor tecnológico. A continuación te explicamos cómo hacerlo.
Paso 1.1 – Ingresa a la plataforma de la DIAN
Ve a www.dian.gov.co y haz clic en la opción Habilitación.
Selecciona si ingresas como Empresa o Persona, según corresponda.
Ingresa el número de documento del representante legal y el NIT de la empresa.
Haz clic en Entrar. La DIAN enviará un correo al representante legal con un enlace de acceso. Ábrelo para continuar.
Paso 1.2 – Registrarte como facturador electrónico
Nota: Realiza este paso solo si aún no estás registrado como facturador electrónico.
Dentro del sistema de la DIAN, despliega el menú lateral
y selecciona Registro y habilitación → Documentos Electrónicos.
Verifica que el estado muestra "Pendiente de registro" y haz clic en Registrar.
Confirma la acción.
La DIAN enviará otro correo al representante legal con un nuevo enlace de acceso.
Paso 1.3 – Verificar el estado del registro
Ingresa al sistema usando el nuevo enlace recibido por correo.
Ve a Registro y habilitación → Documentos Electrónicos.
Selecciona el tipo de documento Factura Electrónica.
Confirma que el Estado de aprobación dice "Registrado".
Paso 1.4 – Configurar el modo de operación con Loggro
Haz clic en Configurar modos de operación.
En el campo Modo de operación, selecciona "Software de un proveedor tecnológico".
En el campo Nombre empresa proveedora, selecciona LOGGRO S.A.S. El campo Nombre de Software se llenará automáticamente con Loggro FE.
Haz clic en Asociar. Verás que el modo de operación aparece en el listado confirmando la asociación.
Paso 1.5 – Obtener el código del Set de Pruebas
El Set de Pruebas es un código que la DIAN usa para verificar que tu software puede enviar documentos electrónicos correctamente.
En el listado de modos de operación, haz clic en el ícono de detalle
junto a Loggro FE.
En la ventana que se abre, localiza el código alfanumérico que aparece después de la palabra TestSetId.
Copia ese código (puedes usar Ctrl + C).
Paso 1.6 – Certificar el Set de Pruebas en Loggro
Ingresa a Loggro y ve a Configuración → Organización → Más Opciones → Gestión de Proveedor Tecnológico.
En el Paso 1, pega el código copiado (usa Ctrl + V) y haz clic en Certificar.
Loggro enviará automáticamente los 10 documentos de prueba a la DIAN.
Paso 1.7 – Verificar que quedaste habilitado
Espera unos minutos y luego:
Regresa a la plataforma de la DIAN y accede a Registro y habilitación → Documentos Electrónicos.
Selecciona Factura Electrónica
Da clic en Configurar modos de operación.
Confirma que el software Loggro FE aparece con estado "Aceptado". Esto significa que estás habilitado.
Activación final en Loggro
En Loggro, ve a Gestión Proveedor Tecnológico y marca la casilla "La organización maneja Facturación Electrónica".
Haz clic en Aceptar.
Verifica que en el campo Proveedor Tecnológico asociado aparece Loggro.
Etapa 2: Solicitar la resolución de Documento Soporte en la DIAN
La resolución de Documento Soporte es el permiso oficial de la DIAN para que puedas generar y transmitir este tipo de documentos.
Si ya tienes una resolución, puedes usarla directamente.
Si aún no la tienes, debes solicitarla ante la DIAN antes de continuar. Si requieres conocer el proceso da clic aquí.
Una vez que tengas la resolución, configúrala en Loggro siguiendo esta ruta:
Configuración → Organización → Parámetros → Sección Compras → "Para definir vigencias para el consecutivo usado para compras a no facturadores electrónicos, haga clic aquí"
Etapa 3: Configurar los modos de operación para Documento Soporte en la DIAN
Esta configuración le indica a la DIAN que usarás Loggro para transmitir tus documentos soporte.
Ingresa a www.dian.gov.co y haz clic en Habilitación (en la sección de Temas de Interés).
Accede como Empresa o Persona según corresponda. Recibirás un token en el correo del representante legal.
Despliega el menú lateral
Da clic en Registro y habilitación → Documentos Electrónicos.
Selecciona "Documento para no obligados a facturar".
Completa los campos así:
Modo de operación: Software de un proveedor tecnológico
Nombre empresa proveedora: LOGGRO S.A.S
Nombre de Software: Loggro FE
Haz clic en Asociar.
En el listado inferior, verifica que aparece "Habilitado" junto a Loggro FE.
Haz clic en Detalle de Set de Pruebas
(columna de acciones).
En la ventana que se abre, haz clic en Sincronizar a Producción.
Confirma haciendo clic en Aceptar.
Verifica el mensaje de confirmación exitosa en el sistema.
Etapa 4: Asociar los rangos de numeración de la resolución en la DIAN
Este paso vincula tu resolución de Documento Soporte con el software Loggro dentro del ambiente de producción de la DIAN.
Importante: Debes esperar al menos 2 horas después de haber obtenido tu resolución antes de realizar este paso.
Ingresa a www.dian.gov.co y en la sección de Temas de Interés, haz clic en Facturando Electrónicamente.
Accede como Empresa o Persona e ingresa con el token que llegará al correo del representante legal.
Despliega el menú lateral
.
Ve a Configuración → Asociar rangos de numeración.
En el campo Proveedor - Software, selecciona LOGGRO S.A.S – Loggro FE.
En el campo Prefijo, selecciona la resolución de Documento Soporte que tienes habilitada.
Haz clic en Agregar.
Verifica que el rango de numeración aparece en el listado inferior.
Con esto finalizas todos los procesos ante la DIAN y puedes continuar en Loggro.
Etapa 5: Activar la transmisión de Documento Soporte en Loggro
Este es el último paso. Aquí activas el envío automático de documentos soporte desde Loggro hacia la DIAN.
En Loggro, ve a Configuración → Organización → Parámetros → Sección de Compras.
Localiza el parámetro "Transmitir a la DIAN el Doc. Soporte por las compras a los no obligados a expedir Factura o Doc. Equivalente".
Despliega el menú y selecciona Sí.
Guarda los cambios.
¿Qué ocurre al finalizar un Documento Soporte?
Cuando ingreses un documento soporte por la ruta Compras → Documento Soporte (No facturadores) y hagas clic en Finalizar, el sistema te preguntará si deseas transmitirlo a la DIAN:
Sí: El documento se envía automáticamente a la DIAN. Su estado aparecerá como "En Validación". Debes actualizarlo
para conocer la respuesta de la DIAN.
No: El documento no será enviado y no podrás usarlo para soportar ese costo o gasto en la declaración de renta.
Atención: Esta decisión no puede cambiarse después de confirmarla. Verifica bien antes de hacer clic.
¿Cómo consultar el estado de tus documentos soporte transmitidos?
Para revisar todos los documentos soporte enviados a la DIAN y conocer su estado:
Ve a Compras → Relación Transacciones Compra.
Haz clic en la pestaña Documento Soporte Electrónico.
Aquí encontrarás la lista completa de documentos transmitidos con:
Información principal del documento
Estado actual ante la DIAN
Fecha de notificación
Respuesta de la DIAN (aprobado o con novedad)
Desde la columna de acciones también podrás:
Descargar el documento soporte con su detalle
Ver los acuses de recibo generados por la DIAN
Descargar los acuses de recibo
Nota: Si al finalizar un documento indicaste que no debía transmitirse, no aparecerá en esta pestaña. Puedes encontrarlo en la pestaña Facturas, filtrando por origen Documento Soporte.
Recomendaciones finales
Revisa periódicamente el estado de tus documentos transmitidos para detectar rechazos o documentos que quedaron en validación.
Actualiza los estados desde la columna de acciones para tener la información al día.
Si tienes documentos soporte de meses anteriores a agosto de 2022 que no se transmitieron, puedes generarlos en Loggro y luego activar el parámetro de transmisión para ponerte al día.