Esta guía paso a paso te explica qué es el Documento Soporte, cómo solicitar la resolución ante la DIAN y cómo configurarla correctamente en Loggro Pymes, para que puedas registrar compras a proveedores no obligados a facturar sin errores.
¿Qué es el Documento Soporte?
El Documento Soporte en Adquisiciones Efectuadas a No Obligados a Facturar es un documento de compra que debe elaborar una empresa cuando adquiere bienes o servicios de proveedores que no están obligados a expedir factura de venta ni documento equivalente.
Este documento es fundamental porque sirve como soporte legal y contable para:
Justificar costos y gastos
Respaldar impuestos descontables
Cumplir con los requisitos exigidos por la DIAN
Características de un Documento Soporte
Cuando realizas compras a proveedores no obligados a facturar, el Documento Soporte debe cumplir con las siguientes condiciones:
Se denomina expresamente Documento Soporte en Adquisiciones Efectuadas a No Obligados a Facturar.
Debe contar con un consecutivo autorizado por la DIAN, correspondiente al tipo Documento Soporte.
Inicialmente puede elaborarse de forma física, mientras la DIAN define las especificaciones técnicas para su transmisión electrónica.
La empresa decide cuándo utilizar factura de compra o Documento Soporte, según el tipo de proveedor.
Requisitos previos para registrar Documento Soporte en Loggro
Antes de registrar Documentos Soporte en Loggro Pymes, es indispensable cumplir con estos dos pasos:
Solicitar y expedir la resolución de Documento Soporte ante la DIAN.
Configurar dicha resolución en Loggro Pymes.
A continuación, te explicamos cada uno en detalle.
Paso 1: Solicitar la resolución de Documento Soporte en la DIAN
La resolución se solicita a través del sistema MUISCA de la DIAN, ingresando con tu usuario registrado.
1. Ingresar al portal de la DIAN
Accede al sistema MUISCA con tu usuario y contraseña.
Dirígete a la opción Numeración de Facturación.
2. Solicitar numeración de facturación
En el menú lateral izquierdo, haz clic nuevamente en Numeración de Facturación.
Selecciona la opción Solicitar Numeración de Facturación.
Acepta el mensaje informativo relacionado con la actualización del RUT.
Verifica la información del contribuyente y haz clic en Ingresar.
3. Autorizar rangos de numeración
En la ventana Consultar Numeración de Facturación, haz clic en Autorizar Rangos.
Define la información de la solicitud:
Campos importantes:
Prefijo: Opcional. Puedes usar uno como DS para identificar fácilmente el Documento Soporte.
Tipo de Facturación: Selecciona Documento Soporte.
Rango Desde y Rango Hasta: Indica el rango de numeración que deseas solicitar.
Haz clic en Agregar.
4. Enviar la solicitud y firmar
Revisa la información y selecciona el estado Borrador.
Confirma el mensaje haciendo clic en Aceptar.
Haz clic en Definitivo para generar la Clave Dinámica.
5. Firmar la autorización
Para completar la autorización deberás realizar dos firmas electrónicas:
Haz clic en Solicítala aquí para recibir la clave dinámica en tu correo.
Ingresa:
La Clave Dinámica recibida
La clave de la Firma Electrónica (diferente a la contraseña de ingreso a la DIAN)
Haz clic en Firmar Documento(s).
Repite el proceso para la segunda firma, generando una nueva clave dinámica.
6. Descargar el documento autorizado
Una vez firmada la autorización:
Haz clic en Ver Documento.
Se descargará el Documento 1876, donde se detallan los rangos de numeración autorizados por la DIAN.
Con este documento se finaliza el proceso ante la DIAN y puedes continuar con la configuración en Loggro.
Paso 2: Configurar la resolución de Documento Soporte en Loggro Pymes
Si ya cuentas con la resolución autorizada, sigue estos pasos para configurarla en Loggro.
1. Ingresar a la configuración
Ve a Configuración → Organización.
Despliega la pestaña Parámetros.
En la sección Compras, haz clic en: “Para definir vigencias para el consecutivo usado para compras a no facturadores electrónicos haga clic aquí”.
2. Registrar la información de la resolución
Se abrirá una ventana donde deberás ingresar los datos de la resolución. Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
Campos a diligenciar:
Resolución*: Ingresa el número de la resolución autorizada por la DIAN. Puedes copiar el Número de Formulario del Documento 1876.
Prefijo: Indícalo si la resolución tiene prefijo.
Nro. Desde*: Número inicial autorizado.
Nro. Hasta*: Número final autorizado.
Estos datos se encuentran en el Documento 1876.
Fecha Inicial*: Registra la fecha de formalización que aparece en la primera página del documento.
Meses Vigencia*: Indica el número de meses autorizados por la DIAN.
Fecha Final: Se calcula automáticamente según la vigencia.
Últ. Nro. Asignado: Si ya has usado esta resolución, indica el último número utilizado para que el sistema continúe con el siguiente consecutivo.
Estado*: Selecciona Activo para habilitar la resolución.
3. Guardar la configuración
Verifica que la información sea correcta.
Haz clic en Aceptar.
Confirma el mensaje seleccionando Sí.
A partir de este momento, Loggro utilizará esta resolución para el registro de Documentos Soporte.
¿Qué sigue?
Una vez configurada la resolución, ya puedes registrar Documentos Soporte en Loggro Pymes para tus compras a proveedores no obligados a facturar.
Consulta la guía completa para generar Documentos Soporte en Loggro desde el sistema.