En este artículo aprenderás qué es la base de la caja, cómo configurarla al abrir una caja y cuáles son las mejores prácticas para evitar descuadres de caja, incluso si manejas contabilidad.
¿Qué es la base de la caja?
La base de la caja es el dinero inicial con el que se abre una caja para poder realizar operaciones diarias (ventas, devoluciones, pagos, etc.).
El sistema permite definir este valor al momento de abrir la caja desde la ventana Gestión de Cajas.
¿Dónde se informa la base de la caja?
Cuando abres una caja desde Gestión de Cajas, el sistema muestra una ventana donde puedes ingresar el valor de la base.
Este campo es opcional.
Puedes dejarlo en 0.00 si no manejas base.
Puedes informar un valor si necesitas dinero inicial en caja.
¿Qué ocurre cuando informas una base?
Si ingresas un valor en la base de la caja:
El sistema realiza automáticamente un ingreso de dinero.
Si tu empresa maneja contabilidad, este movimiento:
Se contabiliza automáticamente.
Genera un débito y un crédito en la cuenta asociada a la caja.
Utiliza un concepto contable predefinido, que es importante tener configurado correctamente.
Recomendación: valida previamente cómo está configurada la contabilización para evitar registros incorrectos.
Opciones para manejar la base de la caja
Existen dos formas recomendadas de trabajar la base, dependiendo de tu operación diaria.
Opción 1: Informar la base todos los días
Si decides ingresar una base cada vez que abres la caja, debes tener en cuenta lo siguiente:
Paso obligatorio al finalizar el día
Al cerrar la jornada, debes registrar un egreso de dinero para retirar esa base:
Clasificación: Otros Egresos
Ruta del sistema: Compras → Egresos
¿Por qué es necesario este egreso?
El sistema no genera automáticamente la salida de la base.
Si no realizas el egreso:
La base se acumula día tras día.
Los cuadres de caja quedarán descuadrados.
El saldo de la caja será incorrecto.
Opción 2: Informar la base una sola vez
Esta opción es ideal si manejas una base fija que permanece en la caja.
Informas la base solo una vez.
Ese dinero queda como saldo permanente de la caja.
En los cuadres diarios:
No se refleja nuevamente la base.
Pero sí permanece en el saldo total de la caja.
Esta es la opción más sencilla y recomendada para evitar errores operativos.
Consideraciones importantes al hacer el egreso de la base
Si realizas el egreso de dinero para retirar la base, debes tener en cuenta:
Informar a nombre de quién se realiza el egreso.
Validar si el movimiento:
Contabiliza o no, según la configuración de tu empresa.
Usa una cuenta puente, o
Genera un débito y crédito en la misma cuenta de la caja.
Una mala configuración contable puede afectar tus reportes financieros.
Recomendaciones finales
Define claramente cómo manejarás la base antes de iniciar operaciones.
Evita informar la base todos los días si no realizarás el egreso correspondiente.
Si manejas contabilidad, revisa la configuración de cuentas y conceptos.
Ante dudas, consulta con tu asesor contable o soporte del sistema.