Si necesitas llevar el control de la caja menor en Loggro Pymes, es importante saber que actualmente el sistema no cuenta con un módulo específico para esta función.
Sin embargo, puedes gestionarla fácilmente utilizando dos métodos prácticos dentro del sistema. En esta guía te explicamos paso a paso cómo hacerlo.
¿Qué es la caja menor y cómo gestionarla en Loggro?
La caja menor es un fondo destinado a cubrir gastos pequeños y urgentes de la empresa (papelería, transporte, elementos de aseo, entre otros).
En Loggro Pymes, puedes controlarla mediante:
Método 1: Egreso de dinero informando las deducciones.
Método 2: Egreso de dinero + comprobante contable manual.
Método 1: Egreso de dinero informando las deducciones
Este método permite entregar el dinero al responsable de la caja menor y, al mismo tiempo, registrar las deducciones relacionadas con la legalización de los gastos.
Paso 1: Crear el egreso
Ingresa a Compras → Egresos.
Diligencia la información del egreso
En el campo Concepto, selecciona Otros Egresos.
En Contacto principal, selecciona la persona encargada de la caja menor.
Diligencia los demás campos:
Fecha
Nro. de referencia (si aplica)
Medio de pago
Paso 2: Configurar el concepto contable
En la parte inferior del egreso:
Puedes crear previamente el concepto desde:
Configuración → Conceptos de Ingresos y Egresos
Debes asociarlo a la cuenta contable que maneja la caja menor.
Importante: La cuenta contable debe estar configurada con exigencia de tercero.
Si no creaste el concepto previamente:
Escríbelo manualmente.
Selecciona la cuenta contable correspondiente.
Ingresa el valor del egreso.
Paso 3: Registrar las deducciones
En el campo Deducciones:
Haz clic en el ícono del lápiz
.
Se abrirá una ventana donde debes:
Seleccionar la deducción.
Ingresar el valor correspondiente.
Indicar el contacto (opcional).
Si no indicas un contacto, el sistema tomará el contacto principal del egreso.
Importante sobre las deducciones
Las deducciones deben estar creadas previamente en:
Configuración → Conceptos de Ingresos y Egresos
Deben tener la clasificación:
Retenciones y Deducciones
Puedes registrar tantas deducciones como necesites, siempre que estén previamente creadas.
Haz clic en Aceptar para guardar la información.
Paso 4: Verificar el comprobante contable
Antes de finalizar:
Revisa el comprobante contable que se generará.
Verifica valores, cuentas contables y terceros asociados.
Si todo está correcto, haz clic en Finalizar.
Con esto, el sistema generará el registro contable correspondiente.
Método 2: Egreso de dinero + Comprobante contable manual
Este método es ideal cuando prefieres registrar primero la entrega del dinero y luego legalizar los gastos por separado.
Paso 1: Crear el concepto de otros egresos
Ve a Configuración → Conceptos de Ingresos y Egresos.
Crea un concepto de tipo Otros Egresos.
Asocia la cuenta contable de caja menor.
Asegúrate de que la cuenta tenga exigencia de tercero.
Paso 2: Realizar el egreso
Ingresa a Compras → Egresos.
Registra el egreso a nombre del responsable de la caja menor.
Verifica la información.
Haz clic en Finalizar.
Paso 3: Legalizar los gastos
Cuando tengas los soportes (facturas o recibos):
Registra un Comprobante Contable Manual.
Asocia cada gasto a la cuenta contable correspondiente.
Imputa los valores según los soportes entregados.
Este proceso permite dejar el fondo correctamente legalizado y reflejado en contabilidad.
¿Cómo consultar los movimientos de la caja menor?
Para revisar todos los movimientos realizados sobre la cuenta contable de caja menor:
Ingresa al reporte Explorador de Movimientos por Cuenta.
Selecciona la cuenta contable correspondiente.
Filtra por fechas si lo necesitas.
Allí podrás visualizar:
Egresos realizados.
Deducciones aplicadas.
Movimientos contables asociados.
¿Qué método elegir?
Método | Recomendado cuando… |
Método 1 | Quieres registrar entrega y deducciones en un solo proceso. |
Método 2 | Prefieres legalizar los gastos posteriormente con mayor detalle. |
Recomendaciones finales
Verifica que las cuentas contables tengan exigencia de tercero.
Crea previamente los conceptos para evitar errores.
Revisa el comprobante contable antes de finalizar el egreso.
Conserva los soportes físicos o digitales para la legalización.
Si sigues estos pasos, podrás llevar un control claro, ordenado y contablemente correcto de la caja menor en Loggro Pymes, incluso sin contar con un módulo específico.