En esta guía aprenderás paso a paso cómo preparar tu empresa para emitir facturas electrónicas con validación previa de la DIAN usando Loggro Pymes. Está pensada para administradores, personal de gestión humana y usuarios sin conocimientos técnicos, que necesitan una explicación clara y práctica.
Importante:
Una vez actives la Facturación Electrónica con Validación Previa en Loggro, el proceso no se puede revertir. Asegúrate de completar todos los pasos antes de iniciar.
Requisitos previos
Antes de facturar electrónicamente en Loggro, debes completar dos grandes etapas:
Procesos obligatorios ante la DIAN.
Validaciones y configuraciones dentro de Loggro.
A continuación, te explicamos cada una de forma sencilla.
Paso 1. Procesos obligatorios ante la DIAN
Para que tu empresa pueda emitir facturas electrónicas con validación previa, la DIAN exige cumplir estos procesos:
Solicitar la resolución de Facturación Electrónica
Debes solicitar una nueva resolución de facturación electrónica con validación previa directamente en la DIAN.
Consulta el instructivo completo para realizar la solicitud en la DIAN desde Loggro.
Realizar el Set de Pruebas y certificación
Antes de facturar en producción, la DIAN exige que realices un Set de Pruebas, el cual debe:
Consultarse en la página de la DIAN.
Certificarse correctamente desde Loggro.
Revisa el paso a paso para completar el Set de Pruebas y obtener la certificación.
Habilitar y asociar prefijos de facturación
Una vez aprobado el proceso de pruebas:
Debes consultar la habilitación en la DIAN.
Asociar los prefijos de facturación electrónica.
Finalizar la configuración correspondiente en Loggro.
Consulta la guía detallada para este proceso.
Paso 2. Validaciones necesarias en Loggro para generar documentos electrónicos
Después de completar los trámites ante la DIAN, es fundamental validar que tu información en Loggro esté correctamente configurada. Estas son las tres validaciones clave:
Estado de la organización.
Configuración del consecutivo de facturación electrónica.
Información de los clientes.
1. Verificar el estado de la organización
Ruta: Configuración → Organización.
Debes confirmar que:
El parámetro La Organización maneja Facturación Electrónica esté activo.
La versión seleccionada sea Con Validación Previa.
Esta configuración permite que todos los documentos electrónicos generados en Loggro se envíen automáticamente a la DIAN para su validación.
Recomendación: Una vez actives este parámetro, no realices modificaciones posteriores, ya que puede afectar el proceso de facturación.
2. Configurar el consecutivo de facturación electrónica
Para emitir facturas de venta electrónicas, debes contar con un consecutivo activo.
Ruta: Configuración → Consecutivos de Facturación.
Pasos para configurar el consecutivo:
Abre el consecutivo que vas a utilizar.
En la parte inferior, haz clic en Para definir o visualizar las vigencias y resolución del consecutivo..
Registra la nueva resolución de facturación electrónica con validación previa.
Incluye el prefijo, si aplica.
El sistema:
Recupera automáticamente la información de la resolución.
Asigna la clave técnica correspondiente.
Verifica que:El Estado de la vigencia esté en Activo.
Para finalizar:Revisa la información.
Haz clic en Aceptar.
No olvides Guardar los cambios.
3. Verificar la información de los clientes
Antes de facturar, revisa los datos de tus clientes:
Código postal: El Código Postal se genera automáticamente según la ubicación registrada del cliente.
Envío de documentos electrónicos por correo:
Activa la opción Recibir e-mail con documentación electrónica en formato XML.
Indicar el correo electrónico del cliente.
Cuando esta opción está activa, el cliente recibirá automáticamente:
El archivo XML.
La representación gráfica de la factura.
La respuesta de validación de la DIAN.
Registrar varios correos electrónicos
Si el cliente requiere recibir la información en más de un correo:
Haz clic en el ícono de la lupa
.Registra todos los correos necesarios.
Cada vez que se genere un documento electrónico, la notificación se enviará a todas las direcciones registradas.
Reenviar notificaciones de documentos electrónicos
Si necesitas reenviar la notificación de una factura electrónica a un cliente:
Ruta: Ventas → Relación de Transacciones de Venta → Pestaña Facturación Electrónica.
Desde el menú de acciones:
Haz clic en Reenviar Notificación.
Selecciona el correo electrónico al que deseas enviar la información (en caso de tener varios registrados).
¡Listo! Ya puedes facturar electrónicamente en Loggro
Después de completar todos estos pasos, tu empresa queda habilitada para emitir facturación electrónica con validación previa en Loggro Pymes de forma correcta y segura.