¿Qué son los documentos de referencia en una factura electrónica?
Los documentos de referencia son documentos previos a la venta que respaldan o justifican la emisión de una factura. Algunos ejemplos comunes son:
Orden de compra
Despacho
Recepción
Orden de entrega (remisión)
Número de pedido
Incluir esta información en la factura electrónica permite una mejor trazabilidad del proceso comercial y facilita la validación de la operación por parte del cliente y de las entidades de control.
Importante: Solo podrás indicar documentos de referencia cuando la factura de venta esté en estado En Proceso.
Paso a paso: cómo agregar documentos de referencia en la factura de venta
Sigue estos pasos durante la elaboración de la factura electrónica:
Paso 1: Accede a la opción de Información Adicional
Mientras estás tramitando la factura de venta, haz clic en el botón desplegable de Información Adicional.
Paso 2: Selecciona Documentos de Referencia
Dentro de este menú, selecciona la opción Documentos de Referencia.
Paso 3: Diligencia la información del documento
Al seleccionar esta opción, se abrirá una nueva ventana donde deberás completar los campos del documento de referencia.
Descripción de los campos del documento de referencia
A continuación, te explicamos qué significa cada campo y cómo diligenciarlo correctamente:
Tipo de documento
Selecciona el tipo de documento que deseas asociar a la factura. Las opciones disponibles son:
Orden de compra
Despacho
Recepción
Orden de entrega (remisión)
Número
Ingresa el prefijo (si aplica) y el número del documento de referencia.
Campo alfanumérico
Máximo 20 caracteres
Fecha
Corresponde a la fecha de emisión del documento referenciado.
Comentario
Campo opcional para agregar una observación relacionada con el documento.
Máximo 150 caracteres
Aspectos importantes a tener en cuenta
Antes de finalizar, considera las siguientes recomendaciones clave:
Si la factura ya está finalizada, solo podrás consultar los documentos de referencia ingresados. No será posible modificarlos.
Solo se permite un registro por tipo de documento. Por ejemplo, no es posible asociar dos documentos del tipo Orden de compra.
Si utilizas facturación electrónica con validación previa, la información de los documentos de referencia se enviará en el archivo XML de la factura.
El comentario adicional ingresado no se incluye en el archivo XML.
Recomendación final
Agregar correctamente los documentos de referencia en tus facturas electrónicas mejora la organización de tus procesos, facilita auditorías y evita reprocesos con clientes. Asegúrate de diligenciar esta información antes de finalizar la factura.
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