Agregar documentos de referencia a una factura de venta te permite dejar trazabilidad clara de los soportes asociados a una operación comercial, como órdenes de compra o remisiones.
En esta guía aprenderás cuándo, cómo y qué tener en cuenta para incluirlos correctamente en tu factura.
¿Qué son los documentos de referencia en una factura de venta?
Los documentos de referencia son soportes creados antes de la venta que puedes asociar a la factura para complementar la información comercial.
Algunos ejemplos comunes son:
Orden de compra
Despacho
Recepción
Orden de entrega (remisión)
Número del pedido
Estos documentos ayudan a validar la operación, facilitar auditorías y mejorar la claridad para clientes y equipos internos.
Requisitos para agregar documentos de referencia
Antes de iniciar, ten en cuenta lo siguiente:
La factura de venta debe estar en estado En Proceso.
Si la factura ya está finalizada, solo podrás consultar los documentos de referencia, no editarlos.
Paso a paso: cómo adicionar documentos de referencia a una factura
Paso 1: Ingresa a la factura de venta
Accede a la factura de venta que estás tramitando y verifica que esté en estado En Proceso.
Paso 2: Abre la sección de Información Adicional
Durante la creación o edición de la factura:
haz clic en el botón desplegable Información adicional.
Selecciona la opción Documentos de referencia.
Paso 3: Diligencia los datos del documento de referencia
Al seleccionar esta opción, se abrirá una ventana donde deberás completar los siguientes campos:
Tipo de documento: Selecciona el tipo de documento que deseas asociar a la factura. Las opciones disponibles son:
Orden de compra
Despacho
Recepción
Orden de entrega (remisión)
Número del pedido
Número:
Ingresa el prefijo (si aplica) y el número del documento.
Este campo es alfanumérico.
Longitud máxima:
20 caracteres para la mayoría de documentos.
Hasta 100 caracteres si el documento es una Orden de compra.
Fecha: Selecciona la fecha correspondiente al documento referenciado.
Comentario (opcional)
Puedes agregar una nota aclaratoria sobre el documento.
Longitud máxima: 150 caracteres.
Paso 4: Guarda la información
Una vez completados los campos, guarda los cambios para que el documento de referencia quede asociado a la factura.
Consideraciones importantes
Ten en cuenta estas reglas al trabajar con documentos de referencia:
No se pueden modificar los documentos de referencia si la factura ya está finalizada.
Solo se permite un documento por tipo.
Ejemplo: no es posible registrar dos Órdenes de compra en la misma factura.
Si utilizas facturación electrónica con validación previa, la información de los documentos de referencia se enviará en el archivo XML al finalizar la factura.
El comentario adicional no se incluye en el XML enviado a la DIAN.
Recomendación final
Antes de finalizar la factura, revisa cuidadosamente que los documentos de referencia estén completos y correctos, ya que estos aportan claridad, respaldo legal y mejor organización a tu proceso de facturación.
Si necesitas consultar la información más adelante, podrás hacerlo desde la factura, incluso después de finalizada.