Si tu resolución de Documento Soporte se venció por fecha o agotaste el número de consecutivos autorizados, es obligatorio gestionar una nueva autorización ante la DIAN y actualizar la configuración en Loggro para seguir generando documentos correctamente.
En esta guía te explicamos qué hacer según el tipo de vencimiento y cómo completar el proceso sin errores.
¿Por qué puede vencerse una resolución de Documento Soporte?
La resolución puede vencerse por dos razones:
Vencimiento por número de consecutivos (agotaste el rango autorizado).
Vencimiento por fecha (la resolución expiró, aunque aún tengas números disponibles).
Cada caso requiere un procedimiento diferente en la plataforma MUISCA de la DIAN.
Caso 1: Se agotaron los consecutivos autorizados
Si utilizaste todos los números autorizados en tu resolución, debes solicitar una nueva resolución de numeración electrónica.
Paso 1: Solicitar nueva resolución en la DIAN
Ingresa a la plataforma MUISCA de la DIAN.
Accede como usuario registrado.
Solicita una Nueva numeración de facturación.
Da clic nuevamente en Numeración de Facturación - Solicitar Numeración de Facturación.
En la nueva ventana da clic en Autorizar rangos.
Allí selecciona Documento Soporte.
Genera el documento en estado Borrador.
Haz clic en Definitivo para generar el código electrónico.
Selecciona Solicitar Clave Dinámica.
Consulta la opción Ver mi bandeja de comunicaciones y copia la clave.
Ingresa:
Clave Dinámica
Clave de Firma Electrónica (es diferente a la clave de ingreso a la DIAN)
Haz clic en Firmar Documento(s).
Al finalizar, podrás visualizar el Documento 1876, donde aparecen los rangos de numeración autorizados.
Continúa únicamente cuando la resolución esté en estado AUTORIZADO.
Una vez autorizada la resolución, continua con el Paso 2: Asociar el prefijo en la DIAN
Caso 2: La resolución venció por fecha, pero aún tienes números disponibles
Si la resolución expiró por fecha y aún cuentas con consecutivos sin usar, debes habilitar los rangos previamente autorizados.
Paso 1: Habilitar rangos en la DIAN
Ingresa a la plataforma MUISCA de la DIAN.
Accede como usuario registrado.
Selecciona el tipo de facturación: Documento Soporte.
Consulta las resoluciones autorizadas y da clic en Editar.
Diligencia el campo Rango desde
Luego de establecer el Rango desde confirma la modificación de la resolución.
Selecciona la resolución y da clic en Borrador.
Verifica los rangos disponibles.
Haz clic en Aceptar.
Posteriormente Acepta el documento generado como Borrador.
Luego haz clic en Definitivo.
Solicita la Clave Dinámica.
Firma el documento con:
Clave Dinámica
Clave de Firma Electrónica
Acepta y firma la autorización.
Nuevamente podrás visualizar el Documento 1876 con los rangos habilitados.
Importante: Si no confirmas el proceso correctamente, el sistema puede conservar los rangos anteriores.
Una vez autorizada la resolución, continua con el Paso 2: Asociar el prefijo en la DIAN
Paso 2: Asociar el prefijo en la DIAN
Una vez tengas la resolución AUTORIZADA, debes asociar el prefijo.
Este proceso debe realizarse aproximadamente 2 horas después de expedida la resolución.
¿Cómo asociar el prefijo?
Ingresa a la opción Facturando Electrónicamente en la página de la DIAN.
Inicia sesión como Empresa o Persona.
Ve a Configuración → Rangos de numeración.
Selecciona:
Proveedor tecnológico
Prefijo correspondiente
Haz clic en Agregar.
Confirma la asociación.
Paso 3: Configurar el nuevo consecutivo en Loggro
Después de realizar el proceso en la DIAN, debes actualizar la configuración en Loggro.
Ruta en Loggro:
Ingresa a Configuración → Organización.
Posteriormente da clic en la pestaña Parámetros.
En la sección de compras encontrarás la opción: “Para definir vigencias para el consecutivo usado para compras a no facturadores electrónicos haga clic aquí”
Información que debes diligenciar:
Número de resolución
Prefijo
Rango inicial
Rango final
Fecha de vigencia
Estado
Configuración del campo “Último número asignado” (Muy importante)
Si:
Cambiaste de proveedor tecnológico, o
La DIAN amplió el rango incluyendo números ya utilizados,
Debes revisar el campo Último número asignado.
Este campo debe contener el número del último Documento Soporte ya generado, para evitar duplicidades.
Ejemplo práctico
Resolución anterior: 1 al 300
Último documento generado: 103
Nueva resolución incluye nuevamente desde el 103
En el campo Último número asignado debes ingresar: 103
Así, el siguiente documento se generará correctamente desde el número siguiente.
Paso final: Activar la nueva resolución en Loggro
Cambia el estado de la resolución anterior a Inactiva.
Marca la nueva resolución como Activa.
Haz clic en Aceptar.
Guarda los cambios.
Con esto quedará configurada correctamente la nueva resolución para generar Documentos Soporte electrónicos.
Recomendaciones finales
Verifica siempre que la resolución esté en estado AUTORIZADO antes de configurarla.
Confirma que el prefijo esté correctamente asociado.
Revisa el último número asignado para evitar errores en numeración.
Conserva el Documento 1876 como soporte de la autorización.
Si sigues estos pasos podrás continuar emitiendo tus Documentos Soporte electrónicos sin interrupciones y cumpliendo con la normativa vigente en Colombia.