En esta guía aprenderás qué procesos se pueden generar a partir de una factura de venta electrónica, cómo realizarlos paso a paso y qué estados puede tener cada documento cuando trabajas con Facturación Electrónica con Validación Previa (DIAN).
Sigue los pasos y sabrás exactamente qué hacer en cada caso.
¿Qué procesos se pueden generar desde una factura de venta electrónica?
A partir de una factura de venta electrónica, el sistema te permite generar los siguientes procesos:
Anulación de la factura de venta
Nota crédito por devolución de mercancía
Nota crédito por mayor valor facturado
A continuación, te explicamos cada proceso, cuándo usarlo y cómo identificar sus estados.
1. Anulación de una factura de venta electrónica
La anulación se utiliza cuando la factura no debe tener efecto contable ni fiscal.
Paso a paso para anular una factura
Ubica la factura de venta electrónica.
Haz clic en Más opciones → Anular.
Ingresa:
Fecha de anulación
Razón de la anulación
Haz clic en Aceptar para continuar.
Estados del proceso de anulación
La factura pasa a estado Pendiente Anulación.
El sistema genera automáticamente una Nota Crédito por Anulación de Factura, la cual se abre en una nueva ventana con estado Por Validación.
Para actualizar el estado:
Haz clic en el botón Refrescar
y verifica el resultado de la validación.Si la validación es exitosa:
La nota crédito cambia a estado Aplicada.
La factura de venta queda en estado Anulada.
Importante sobre pagos asociados
Si la factura tenía un pago registrado, el sistema te informará que:
El pago también será anulado.
La nota crédito por anulación quedará aplicada automáticamente a la factura.
2. Nota crédito por devolución de mercancía
La nota crédito por devolución de mercancía se genera cuando el cliente devuelve productos facturados.
Paso a paso para generar la devolución
Ubica la factura de venta.
Haz clic en Más opciones → Generar Devolución.
Diligencia la información de la devolución de mercancía.
Haz clic en el botón Nota Crédito.
El sistema mostrará:
Número de la nota crédito generada
Valor de la nota crédito por devolución
Haz clic sobre el número del documento para ingresar a la nota crédito.
Estados de la nota crédito por devolución
Inicialmente, la nota crédito se muestra en estado En Validación.
Haz clic en Refrescar
para verificar el resultado del proceso ante la DIAN.
Si la validación es exitosa:
La nota crédito puede quedar en estado:
Aplicada: si la factura no tenía saldo pendiente.
Por Aplicar: si la factura tenía saldo pendiente por pagar.
En la factura de venta podrás ver la aplicación de la nota crédito, disminuyendo su saldo.
¿Qué hacer si la validación es rechazada?
Si la DIAN rechaza la validación:
La devolución de mercancía pasa a estado En Proceso.
Debes:
Revisar la información ingresada.
Realizar las correcciones necesarias.
Generar nuevamente la nota crédito por devolución de mercancía.
3. Nota crédito por mayor valor facturado
Este tipo de nota crédito se utiliza cuando la factura se emitió por un valor mayor al correcto y necesitas disminuir el saldo a pagar.
Paso a paso
Genera la nota crédito por mayor valor facturado.
Haz clic en Finalizar.
Estados del documento
La nota crédito pasa de estado En Proceso a En Validación.
Haz clic en Refrescar
para confirmar si el documento fue:Aceptado por la DIAN.
Rechazado, en cuyo caso deberás revisar y corregir la información.
Resumen rápido de estados más comunes
En Proceso: documento en edición o pendiente de completar.
En Validación / Por Validación: enviado a la DIAN para revisión.
Aplicada: nota crédito validada y aplicada correctamente.
Por Aplicar: nota crédito validada, pendiente de aplicación.
Pendiente Anulación: factura en proceso de anulación.
Anulada: factura sin efecto contable ni fiscal.
Con esta guía podrás identificar fácilmente qué proceso usar, cómo ejecutarlo y qué significa cada estado dentro de la facturación electrónica con validación previa.