Cuando registras y finalizas un ingreso de dinero en el sistema y este queda en estado Por aplicar, se habilitan varias acciones que te permiten gestionar correctamente ese dinero según las políticas de tu empresa.
En esta guía aprenderás, paso a paso, qué opciones tienes disponibles, para qué sirve cada una y cómo usarlas de forma correcta.
¿Qué significa un ingreso de dinero en estado Por aplicar?
Un ingreso de dinero en estado Por aplicar indica que el valor recibido aún no ha sido aplicado a una factura, anticipo u otro documento. Esto te da flexibilidad para decidir cómo manejar ese dinero posteriormente.
Una vez finalizas el ingreso, el sistema activa en la parte superior derecha opciones adicionales de gestión.
Acciones disponibles después de finalizar el ingreso de dinero
Al finalizar el ingreso de dinero, puedes realizar las siguientes acciones:
Imprimir el ingreso o recibo de caja
Generar un anticipo a favor del cliente
Saldar o aprovechar el ingreso
Devolver el saldo en dinero
Anular el ingreso de dinero
A continuación, te explicamos cada opción de forma clara y sencilla.
Imprimir el ingreso de dinero
La opción Imprimir te permite generar el ingreso de dinero o recibo de caja como comprobante.
¿Para qué sirve?
Guardarlo como soporte contable.
Entregarlo al cliente como comprobante de pago.
El uso de esta opción depende del manejo administrativo de tu negocio.
Más opciones disponibles
Desde el botón Más opciones, podrás acceder a funciones adicionales para gestionar el saldo del ingreso.
Generar anticipo
Esta opción permite convertir el saldo del ingreso en un anticipo a favor del cliente.
¿Cuándo usarla?
Cuando el cliente entrega dinero que se utilizará en futuras facturas o servicios.
Para conocer más detalles sobre el manejo de anticipos, consulta el artículo específico en la base de conocimientos.
Saldar ingreso (Aprovechamiento)
La opción Saldar ingreso o Aprovechamiento te permite reconocer el valor restante del ingreso a favor de la empresa.
¿Cuándo se utiliza?
Cuando el cliente no hace efectivo el saldo después de un tiempo determinado.
Este manejo depende de las políticas internas de tu negocio.
Pasos para saldar un ingreso:
Selecciona el Concepto del ingreso.
Elige el Centro correspondiente.
Ingresa el Valor a aprovechar.
Define la Fecha del aprovechamiento.
(Opcional) Agrega Comentarios en la parte inferior.
Haz clic en Aceptar para finalizar.
Devolver saldo en dinero
Con esta opción puedes devolver al cliente el saldo en efectivo de un ingreso de dinero.
El sistema permite realizar devoluciones en:
Ingresos de dinero
Anticipos
Notas crédito de clientes
Esto te ayuda a mantener un mejor control de los movimientos y fechas asociadas.
Condiciones importantes sobre la fecha de devolución:
Al registrar la fecha de devolución, ten en cuenta lo siguiente:
El periodo contable correspondiente debe estar abierto.
La fecha debe ser mayor o igual a la fecha del ingreso.
La fecha debe ser menor a la fecha actual del sistema.
La fecha debe ser mayor o igual al último movimiento registrado para ese ingreso.
Anular el ingreso de dinero
La opción Anular te permite cancelar un ingreso de dinero que fue registrado por error.
¿Qué ocurre al anularlo?
El ingreso queda guardado en el sistema con estado Anulado.
Si el ingreso estaba aplicado a algún documento, esa aplicación también se anula.
Pasos para anular un ingreso:
Selecciona la Razón de anulación.
Define la Fecha de anulación.
Haz clic en Aceptar.
Notificación de anulación de ingresos
Cuando un usuario realiza la anulación de un ingreso de dinero, el sistema envía automáticamente una notificación por correo electrónico al usuario principal o administrador.
El correo se envía a:
El correo con el cual se realizó la compra de Loggro, o
El correo configurado como administrador del sistema.
Esta notificación permite mantener el control y la trazabilidad de los movimientos financieros dentro de la empresa.
Recomendaciones finales
Define claramente las políticas internas para el manejo de saldos y aprovechamientos.
Verifica siempre las fechas y periodos contables antes de realizar devoluciones o anulaciones.
Usa los comentarios para dejar trazabilidad de cada movimiento.
Con estas opciones podrás gestionar de forma correcta y segura los ingresos de dinero en estado Por aplicar.