Aprende a importar ingresos de dinero (pagos de clientes) de forma masiva usando una plantilla de Excel. Esta guía paso a paso te explica cómo hacerlo correctamente y cómo aplicar esos ingresos al pago de facturas de venta.
¿Para qué sirve la importación de ingresos?
La importación de ingresos te permite:
Registrar pagos de clientes de manera rápida y masiva.
Ahorrar tiempo evitando registros manuales uno a uno.
Aplicar pagos a facturas de venta, ya sea total o parcialmente.
Requisitos antes de comenzar
Antes de iniciar, ten en cuenta lo siguiente:
Debes usar únicamente la plantilla de Excel proporcionada por el sistema.
No elimines columnas ni modifiques la estructura del archivo.
Los campos marcados en color azul son obligatorios.
El archivo permite importar hasta 500 ingresos por plantilla.
Paso 1: Descargar la plantilla de importación
Ingresa al menú Ventas → Relación Transacciones Ventas.
Haz clic en Más opciones.
Selecciona Importar Ingresos.
En la ventana emergente, haz clic en Descargar archivo.
Este archivo será la plantilla que debes diligenciar.
Paso 2: Diligenciar la plantilla de Excel
Al abrir el archivo encontrarás varias columnas. A continuación, te explicamos cada una de ellas.
Campos obligatorios
Concepto*: Selecciona desde el menú desplegable el código del concepto por el cual se registra el ingreso.
Estos códigos corresponden a los conceptos configurados en el sistema como ingreso de clientes.
Tipo ID Cliente*: Selecciona el tipo de identificación con el que el cliente está registrado en el sistema.
Cliente*: Ingresa el número de identificación del cliente que realiza el pago.
Fecha*: Indica la fecha del ingreso en formato día/mes/año.
La fecha debe ser menor o igual a la fecha actual.
Centro*: Si tu empresa maneja centros, selecciona el que corresponda desde la lista desplegable.
Moneda*: Selecciona la moneda del ingreso. Para moneda local, selecciona COP (peso colombiano).
Total Ingreso en Moneda Local*: Indica el valor total del ingreso en la moneda base de la compañía.
Si el ingreso es en moneda extranjera, este valor también debe ser diligenciado.
Total Ingreso en Moneda Extranjera: Diligencia este campo solo si seleccionaste una moneda diferente a COP. Si el ingreso es en pesos colombianos, puede quedar en blanco.
Caja: Este campo aplica únicamente para los medios de pago Efectivo o Cheque.
Selecciona la caja desde la lista desplegable.
El sistema mostrará solo las cajas activas de la compañía.
Medio de Pago*: Selecciona el medio por el cual se recibió el dinero:
Nro. Cheque / Nro. Aprobación / Nro. Transferencia / Nro. Consignación: Este campo es obligatorio según el medio de pago:
Cheque: número del cheque
Tarjeta: número de aprobación
Transferencia: número de la transferencia
Consignación: número de la consignación
Tarjetas: Si el medio de pago es tarjeta, selecciona la franquicia (Visa, Mastercard, etc.) desde la lista desplegable.
Cuenta Bancaria: Aplica cuando el medio de pago es Tarjeta, Transferencia o Consignación.
Selecciona la cuenta bancaria correspondiente.
Solo se mostrarán las cuentas activas de la compañía.
Campos opcionales
Comentario: Puedes registrar una observación relacionada con el ingreso. Longitud máxima: 350 caracteres.
Número de Factura: Si deseas aplicar el ingreso al pago de una factura, ingresa:
El prefijo (si aplica) y el número de la factura.
Importante:
No incluyas espacios, guiones u otros caracteres entre el prefijo y el número.
El valor del ingreso se aplicará al saldo disponible de la factura.
Paso 3: Importar el archivo al sistema
Regresa a Ventas → Relación Transacciones Ventas.
Haz clic en Más opciones → Importar Ingresos.
En el paso 3, selecciona el archivo desde tu equipo usando Explorar.
Haz clic en Importar.
El sistema procesará la información y mostrará un mensaje de confirmación.
Validaciones y corrección de errores
Si el archivo tiene inconsistencias, el sistema no realizará la importación.
Podrás descargar un informe consolidado de errores.
Corrige la información en la plantilla original y cárgala nuevamente.
La importación es total, no parcial: si uno de los ingresos tiene error, no se importará ninguno.
Verificación posterior a la importación
Los ingresos quedarán registrados en el sistema.
Si se informó una factura, podrás verificar que su saldo se actualizó automáticamente.
Información importante a tener en cuenta
Cada ingreso puede incluir una factura para pago total o parcial.
Si la factura informada:
No existe
Está anulada
Ya está pagada
El ingreso no será importado.
Si deseas importar solo el ingreso, deja el campo Número de Factura en blanco.
El valor aplicado será el menor entre:
El valor del ingreso
El saldo pendiente de la factura
Un ingreso puede quedar con saldo por aplicar.
Máximo 500 ingresos por archivo.
Con esta guía podrás importar ingresos de dinero de forma segura, rápida y sin errores, manteniendo tu información financiera siempre actualizada.