Esta guía te explica qué son los Pedidos/Remisiones, cómo configurarlos y cómo usarlos correctamente en el sistema, de forma clara, práctica y paso a paso.
¿Para quién aplica esta funcionalidad?
La opción de Pedidos/Remisiones está disponible en los siguientes planes:
Software Administrativo y Contable: Plan Estándar y Plan Premium
POS Electrónico: Plan POS Plus
Video tutorial
¿Qué aprenderás en esta guía?
Qué tener en cuenta antes de crear un Pedido o Remisión
Cómo habilitar permisos para usar esta opción
Cómo crear un Pedido/Remisión paso a paso
Qué significan los estados del documento
Cómo consultar pedidos creados
Cómo revisar cantidades comprometidas en inventario
Cómo generar una factura desde un Pedido/Remisión
Aspectos importantes antes de empezar
Antes de usar Pedidos/Remisiones, ten en cuenta lo siguiente:
No generan movimiento de inventario al finalizarse.
La mercancía no sale del inventario, pero las cantidades quedan comprometidas hasta que se facture o elimine el documento, según los parámetros de inventario.No generan contabilización contable al momento de crearse.
Al facturar el Pedido/Remisión, puedes modificar las cantidades, siempre que los parámetros de inventario lo permitan.
Solo se pueden usar ítems inventariables.
Solo aplican en moneda base (COP – Peso colombiano).
En la factura generada se mostrará el Pedido/Remisión como documento de referencia.
Solo se puede generar una factura por cada Pedido/Remisión (no es posible unificar varios).
Paso 1: Habilitar permisos para Pedidos/Remisiones
Si no ves esta opción en el menú de Ventas, revisa los permisos del rol.
Cómo habilitar el permiso
Ingresa a Configuración → Roles.
Selecciona el rol que deseas validar.
Despliega la sección Ventas.
Activa el permiso Pedidos/Remisiones.
Haz clic en Guardar.
Este proceso debe hacerlo un usuario administrador.
Paso 2: Cómo crear un Pedido o Remisión
Ingresa a Ventas → Pedidos/Remisiones.
Diligencia el encabezado y el detalle de los ítems.
Encabezado del Pedido/Remisión
En esta sección defines la información general del documento.
Campos principales
Cliente: Selecciona el cliente por identificación o nombre.
Puedes buscarlo con la lupa.
Si no existe, puedes crearlo directamente, conoce el proceso dando clic aquí.
También puedes usar el cliente genérico Consumidor Final.
Consecutivo: Selecciona el consecutivo que se usará posteriormente al generar la factura.
Fecha: Se asigna automáticamente y no se puede modificar.
Orden de compra: Opcional, si el cliente la suministra.
Vendedor: Por defecto es el usuario logueado, pero puedes cambiarlo desde la lupa. El vendedor debe estar creado como Otro Tercero.
% Dcto. Pie P: Descuento aplicado al total del documento.
Puedes dejarlo en 0.00 si no aplica.Moneda: No editable. Solo COP – Peso colombiano.
Precios con: Los precios se ingresan sin impuestos incluidos.
Detalle del Pedido/Remisión
Aquí registras los productos o servicios.
Pasos
Ingresa el código del ítem o búscalo con la lupa.
Define la cantidad y el precio ofrecido al cliente.
Verifica que haya disponibilidad en inventario.
Repite el proceso para cada ítem.
Cuando finalices, haz clic en Finalizar.
Paso 3: Registrar datos de entrega en un Pedido o Remisión
Además de la información comercial del documento, el sistema permite registrar datos de entrega para facilitar el control logístico y el seguimiento de la mercancía enviada al cliente.
Para ingresar esta información, haz clic en Datos de entrega dentro del Pedido/Remisión.
Información que puedes registrar
En esta sección podrás diligenciar los siguientes campos:
Establecimiento: sede o punto de entrega asociado al cliente.
Dirección de entrega: dirección donde será entregada la mercancía.
Persona que recibe: nombre de la persona responsable de recibir el pedido.
Transportador: empresa o persona encargada del transporte y entrega de los productos.
Observaciones: comentarios adicionales relacionados con la entrega, instrucciones especiales o información relevante para el despacho.
Importante: El registro de estos datos es opcional, pero se recomienda diligenciarlos para mantener una trazabilidad más completa del proceso de entrega.
¿Dónde se visualizan los datos de entrega?
La información registrada en Datos de entrega estará disponible en diferentes consultas y salidas de información del sistema:
Relación de Transacciones de Venta, permitiendo consultar fácilmente los detalles de entrega asociados al documento.
Impresión o representación gráfica del Pedido/Remisión.
Envío por correo electrónico del documento.
Exportación de información, para análisis, seguimiento o generación de reportes externos.
Beneficios de utilizar los datos de entrega
Registrar esta información te permite:
Mantener un mayor control sobre las entregas realizadas.
Identificar fácilmente quién recibe la mercancía y dónde debe entregarse.
Facilitar el seguimiento de despachos y transportadores.
Mejorar la comunicación entre las áreas comercial, logística y servicio al cliente.
Contar con información adicional disponible en consultas, impresiones y reportes del sistema.
Recomendación: Antes de finalizar el Pedido/Remisión, verifica que los datos de entrega sean correctos para evitar inconvenientes durante el despacho de la mercancía.
Paso 4: Opciones disponibles antes de finalizar el documento
En la parte superior derecha encontrarás varias acciones:
Finalizar: Termina el proceso y deja el documento listo para facturar.
Eliminar: Elimina el Pedido/Remisión si está en estado En Proceso, sin consumir consecutivo.
Más opciones:
Imprimir: incluso si el documento está en proceso.
Visualizar impresión.
Editar título y pie de página del formato de impresión.
Estados del Pedido/Remisión y qué puedes hacer en cada uno
En Proceso
Puedes:
Editar
Imprimir
Eliminar
Finalizar
Finalizada
Puedes:
Modificar
Eliminar
Imprimir
Enviar por correo
Generar factura
Facturada
Puedes:
Recibir pago
Imprimir
Acceder a opciones de Facturación Electrónica desde Más opciones
Cómo consultar un Pedido o Remisión creado
Ingresa a Ventas → Relación Transacciones Ventas.
Ve a la pestaña Pedidos/Remisiones.
Aplica los filtros necesarios para encontrar el documento.
Cómo verificar las cantidades comprometidas en inventario
Para ver los ítems comprometidos por Pedidos/Remisiones:
Ingresa a Reportes → Exploradores → Saldos al día por bodega.
Revisa la columna de cantidades comprometidas.
Haz clic sobre la cantidad para ver en qué documento está asociada.
Esta opción aplica siempre que no se manejen inventarios negativos.
Cómo generar una factura desde un Pedido/Remisión
Ubica el Pedido/Remisión y ábrelo.
Haz clic en Generar factura.
El sistema abrirá la Factura de Venta.
Revisa cuidadosamente la información.
Finaliza la factura cuando todo esté correcto.
Recomendación final
Usar Pedidos/Remisiones te permite reservar inventario, organizar mejor tus ventas y facturar de forma controlada, evitando errores y mejorando la gestión comercial.
Si sigues este paso a paso, podrás manejar esta funcionalidad de forma segura, clara y eficiente.