Los conceptos de Otras Entradas y Otras Salidas te permiten realizar movimientos de inventario que no están relacionados con ventas ni compras, como ajustes por inventario físico, donaciones, mermas, traslados internos o correcciones.
En esta guía aprenderás qué son, cuándo usarlos y cómo crearlos correctamente en el sistema.
¿Qué son las Otras Entradas y Otras Salidas?
Son movimientos manuales que te ayudan a:
Aumentar el inventario sin registrar una compra (Otras Entradas).
Disminuir el inventario sin registrar una venta (Otras Salidas).
Estos conceptos son clave para mantener tu inventario actualizado y coherente con la realidad física de tu empresa.
¿Cuándo deberías crear un concepto nuevo?
Te recomendamos crear un nuevo concepto cuando necesites:
Registrar ajustes por conteo físico.
Controlar mercancía dañada o vencida.
Registrar donaciones o muestras gratis.
Llevar un control separado de diferentes tipos de ajustes.
Usar conceptos bien definidos facilita la organización, trazabilidad y control contable del inventario.
Paso a paso: Cómo crear un concepto de Otras Entradas o Otras Salidas
Sigue estos pasos:
Paso 1: Ingresa a la configuración
Dirígete a: Configuración →Conceptos Otras Entradas y Otras Salidas.
Al ingresar, verás el formulario para crear el nuevo concepto.
Paso 2: Diligencia la información del concepto
Completa los siguientes campos:
Concepto: Escribe el nombre del concepto que deseas crear.
Recomendación: utiliza un nombre claro y específico, por ejemplo:
Ajuste por inventario físico
Mercancía dañada
Donación
Esto facilitará su identificación en el futuro.
Aplica a: Selecciona a qué tipo de movimiento corresponde:
Otras Entradas: aumenta el inventario.
Otras Salidas: disminuye el inventario.
Elige correctamente esta opción, ya que impactará directamente las cantidades disponibles en tu inventario.
¿Contabiliza?: Aquí defines si el movimiento afectará la contabilidad.
Sí: el sistema generará un comprobante contable automáticamente.
No: el movimiento solo afectará inventario, pero no generará registro contable.
Si eliges Sí, deberás seleccionar una cuenta contable.
Cuenta contable: Este campo solo se activa si seleccionas que el concepto contabiliza.
Debes elegir la cuenta contable donde se registrarán los movimientos realizados con este concepto.
Si no seleccionas contabilización, no podrás visualizar comprobantes contables asociados a estos movimientos.
Estado: Puedes definir el concepto como:
Activo: estará disponible para usar en transacciones.
Inactivo: no aparecerá en nuevas transacciones, pero conservará el historial anterior.
Esto es útil cuando ya no deseas utilizar un concepto, pero necesitas mantener su trazabilidad.
Paso 3: Guarda la información
Una vez completes los campos obligatorios (marcados con asterisco *), haz clic en el botón Guardar ubicado en la parte superior derecha.
Con esto, el concepto quedará creado y listo para utilizar.
Cómo consultar o modificar un concepto existente
Si necesitas editar un concepto ya creado, sigue estos pasos:
Ingresa a la Lista de Conceptos
Dirígete nuevamente a: Configuración → Conceptos Otras Entradas y Otras Salidas.
Allí encontrarás la opción Lista de Conceptos da clic.
Se podrá evidenciar los conceptos creados.
Selecciona el concepto a modificar
Ubica el concepto en la lista.
Haz clic sobre el nombre del Concepto (aparece en color azul).
Realiza los cambios necesarios.
Haz clic en Guardar para confirmar.
Buenas prácticas para gestionar conceptos de inventario
Usa nombres claros y específicos.
Evita crear conceptos duplicados.
Define correctamente si deben contabilizar o no.
Inactiva los conceptos que ya no utilices en lugar de eliminarlos.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si creo un concepto que no contabiliza?
El inventario se actualizará, pero no se generará ningún comprobante contable.
¿Puedo cambiar una cuenta contable después de crear el concepto?
Sí, puedes modificarla desde la Lista de Conceptos, siempre que el sistema lo permita según tu configuración.
Con una correcta configuración de los conceptos de Otras Entradas y Otras Salidas, podrás mantener un inventario organizado, preciso y alineado con tu contabilidad.