La Relación de Contactos es el espacio donde puedes consultar, filtrar y gestionar todos los clientes, proveedores y otros contactos creados en el sistema.
En este artículo aprenderás paso a paso cómo:
Consultar información de un contacto.
Editar o realizar acciones rápidas (facturar, pagar, enviar recordatorios).
Agrupar contactos.
Importar o exportar listados en Excel.
¿Para qué sirve la Relación de Contactos?
Desde esta sección puedes:
Consultar el estado de cuenta de un cliente o proveedor.
Crear facturas, pagos, devoluciones o cotizaciones.
Editar información.
Suspender contactos.
Agrupar contactos para configuraciones contables.
Exportar listados en Excel.
Es una herramienta clave para la gestión administrativa y contable de tu empresa.
¿Cómo ingresar a la Relación de Contactos?
Sigue estos pasos:
Ve al menú Contactos.
Haz clic en Relación Contactos.
Selecciona la pestaña correspondiente:
Clientes
Proveedores
Otros Contactos
Cada pestaña muestra únicamente los contactos según su tipo de relación con tu empresa.
Consulta de Clientes
Paso 1: Seleccionar la pestaña Clientes
Haz clic en la pestaña Clientes para visualizar el listado completo.
Paso 2: Utilizar los filtros
En la parte superior encontrarás la sección de Filtros, donde puedes:
Buscar por nombre o identificación.
Aplicar criterios específicos según tu necesidad.
Esto te permite encontrar rápidamente un cliente sin revisar todo el listado.
Agrupar Clientes
La opción Agrupar Clientes permite organizar contactos con características similares, por ejemplo, para aplicar configuraciones contables especiales.
¿Cómo agrupar clientes?
Marca la casilla de verificación de los clientes que deseas agrupar.
Haz clic en Agrupar Clientes.
Asigna o selecciona el grupo correspondiente.
En la columna de grupo podrás ver a cuál pertenece cada cliente.
Acciones disponibles para Clientes
En la última columna encontrarás el botón Acciones, donde puedes realizar operaciones rápidas:
Recibir Pago: Registrar el pago de facturas pendientes.
Nueva Factura: Crear una factura de venta.
Nueva Devolución: Generar una devolución.
Nueva Nota Crédito Mayor Valor: Registrar una nota crédito por facturación superior.
Nueva Cotización: Crear una cotización.
Editar: Modificar la información del cliente.
Suspender o Activar: Inhabilitar o habilitar el cliente para nuevas ventas.
Consultas por Cliente: Ver estado de cuenta, ventas y transacciones.
Enviar recordatorio: Enviar por correo un aviso de pago pendiente.
Estas opciones te permiten gestionar todo desde un solo lugar, sin necesidad de salir del listado.
Consulta de Proveedores
Paso 1: Seleccionar la pestaña Proveedores
Haz clic en la pestaña Proveedores para visualizar el listado correspondiente.
Paso 2: Aplicar filtros
Usa los Filtros en la parte superior para buscar rápidamente el proveedor que necesitas.
Agrupar Proveedores
También puedes agrupar proveedores para configuraciones especiales.
¿Cómo hacerlo?
Selecciona los proveedores marcando su casilla.
Haz clic en Agrupar Proveedores.
Define el grupo correspondiente.
El sistema mostrará el grupo asignado en la columna respectiva.
Acciones disponibles para Proveedores
Desde la columna Acciones puedes:
Nueva Factura: Crear una factura de compra.
Pagar: Registrar el pago de facturas pendientes.
Nueva Nota Crédito por Devolución: Generar una devolución.
Nueva Nota Crédito Mayor Valor: Registrar una nota crédito por mayor valor facturado.
Editar: Modificar la información del proveedor.
Consulta por Proveedor: Ver estado de cuenta, compras y transacciones realizadas.
Consulta de Otros Contactos
En la pestaña Otros Contactos puedes consultar contactos que no son clientes ni proveedores (por ejemplo, empleados, terceros u otros registros informativos).
Desde aquí también puedes:
Editar información.
Aplicar filtros.
Exportar listados.
Opciones adicionales
En la parte superior derecha encontrarás dos botones importantes:
Botón Nuevo Contacto
Te permite crear:
Un Nuevo Cliente
Un Nuevo Proveedor
Un Otro Contacto
Solo debes hacer clic en Nuevo Contacto y seleccionar el tipo que deseas crear.
⋯ Botón Más Opciones
Desde aquí puedes:
Importar Contactos desde un archivo.
Exportar Clientes (incluye vendedor predeterminado si aplica).
Exportar Proveedores.
Exportar Otros Contactos.
Los archivos se descargan en formato Excel, lo que facilita su análisis o respaldo.
Recomendaciones finales
Usa los Filtros para ahorrar tiempo en búsquedas.
Consulta el estado de cuenta antes de realizar cobros o pagos.
Aprovecha la opción de Agrupar si manejas condiciones contables especiales.
Exporta listados periódicamente como respaldo o para análisis.
Si necesitas gestionar información de clientes o proveedores, la Relación de Contactos es tu herramienta principal para consultar, editar y ejecutar acciones rápidamente desde un solo lugar.