El Explorador de Documentos del Proveedor es una herramienta clave para consultar y analizar todas las facturas de compra y notas crédito asociadas a tus proveedores. Este reporte te permite revisar el estado, saldo, detalles de los ítems y otros datos importantes de cada documento, de forma clara y organizada.
Esta guía está diseñada para ayudarte a entender qué información muestra el reporte y cómo usarlo paso a paso, incluso si no tienes conocimientos técnicos.
¿Para qué sirve el Explorador de Documentos del Proveedor?
Este reporte te ayuda a:
Consultar facturas y notas crédito de compra por proveedor.
Hacer seguimiento al estado y saldo de cada documento.
Analizar el detalle de los ítems, cantidades y valores registrados.
Filtrar información para encontrar rápidamente un documento específico.
Exportar los resultados para análisis o control interno.
Paso a paso: Cómo consultar Explorador
Paso 1: Acceder al Explorador de Documentos del Proveedor
Para ingresar al reporte, sigue esta ruta en el sistema: Reportes → Exploradores → Explorador Documentos del Proveedor.
Al abrir la ventana, el sistema mostrará automáticamente los filtros de búsqueda. De forma predeterminada, el campo Periodo se establece con el año y mes actuales.
Si deseas consultar los documentos correspondientes a ese periodo, solo debes hacer clic en Buscar.
Paso 2: Configurar los filtros de la consulta
Puedes ajustar los filtros según la información que necesites consultar. A continuación, te explicamos cada uno de ellos:
Filtros principales
Periodo: Indica el año y mes que deseas consultar. Debes ingresarlos en formato AAAA/MM. Ejemplo: 2019/06
Nombre Proveedor: Permite consultar los documentos de un proveedor específico. Ingresa el nombre exactamente como está registrado en el sistema.
Documento: Selecciona el tipo de documento que deseas consultar (factura de compra o nota crédito).
Número: Si conoces el número del documento, puedes ingresarlo para un seguimiento puntual.
Ten en cuenta que si una factura tiene varios ítems, el reporte mostrará una línea por cada ítem.
Fecha: Permite consultar documentos generados en una fecha específica.
Estado: Filtra los documentos según su estado (por ejemplo, activos o anulados).
Filtros relacionados con ítems
Inv. / No Inv.: Define si deseas consultar ítems inventariables, no inventariables o ambos. Si dejas este campo en blanco, el sistema no aplicará este filtro.
Ítem: Ingresa el código del ítem para consultar documentos relacionados con ese producto o servicio.
Descripción: Útil si no conoces el código del ítem; puedes buscarlo por su descripción.
Categoría: Filtra los documentos según la categoría del ítem.
Debes ingresar el nombre tal como está registrado en el sistema.
UM: Indica la unidad de medida del ítem.
Si la factura se generó solo por descripción, este campo puede aparecer en blanco.
Información de valores y organización
Cantidad: Muestra la cantidad registrada para cada ítem.
Precio Un: Indica el valor unitario del ítem.
Valor Total: Muestra el valor total del ítem según la cantidad registrada.
Mon: Indica la moneda en la que se realizó la transacción.
Organización: Muestra el establecimiento donde se generó la transacción.
Por defecto, se consulta el establecimiento en el que estás logueado.
Una vez definidos los filtros, haz clic en Buscar para generar el reporte.
Paso 3: Navegar y usar los resultados del reporte
Puedes hacer clic en los valores en color azul para acceder directamente a:
El proveedor
El documento asociado
El ítem
La estructura de la organización
Debido a que el reporte es extenso, utiliza la barra horizontal para ver todos los campos disponibles.
Si deseas realizar una nueva consulta desde cero, haz clic en Limpiar filtros.
Paso 4: Redefinir los campos visibles del reporte
En la parte superior derecha de la ventana encontrarás el botón Redefinir Campos.
Desde allí puedes:
Seleccionar qué columnas deseas visualizar en el reporte.
Activar o desactivar campos mediante la casilla de verificación
.Configurar hasta un máximo de 24 campos.
Campo destacado: Razón de Anulación: Al activar el campo Razón Anulación, podrás ver el motivo ingresado al anular una factura o nota crédito. Esto es especialmente útil para:
Auditorías
Seguimiento de errores
Control administrativo
Después de seleccionar los campos deseados, haz clic en Aceptar para aplicar los cambios.
Paso 5: Exportar el reporte
Puedes ejecutar la consulta las veces que necesites y, cuando lo requieras, exportar la información.
Para hacerlo:
Haz clic en el botón Exportar.
El sistema generará un archivo con los resultados de la consulta.
En el nombre del archivo exportado se incluirá el nombre legal de la compañía, según la información definida en la Organización.
Recomendaciones finales
Usa los filtros de forma combinada para obtener resultados más precisos.
Redefine los campos visibles para enfocarte solo en la información que necesitas.
Exporta el reporte para respaldos, análisis contable o seguimiento interno.
Con el Explorador de Documentos del Proveedor, puedes mantener un control claro y ordenado de tus compras y documentos asociados, de forma rápida y confiable.