La Gestión de Proveedores es una herramienta diseñada para ayudarte a administrar, analizar y tomar decisiones sobre tus cuentas por pagar de forma clara y ordenada. Desde un solo lugar puedes consultar saldos, revisar facturas por vencer o vencidas, identificar créditos a favor y realizar acciones directas sobre tus documentos.
Esta guía te explica, paso a paso, cómo usar esta opción para mantener el control financiero de tu empresa.
Video tutorial
¿Para qué sirve la Gestión de Proveedores?
Con esta funcionalidad puedes:
Conocer el estado de cuenta de cada proveedor.
Identificar facturas por vencer y vencidas para priorizar pagos.
Consultar créditos o saldos a favor de tu empresa.
Analizar el comportamiento de tus compras y obligaciones.
Crear nuevas transacciones sin salir de la consulta.
¿Cómo ingresar a la Gestión de Proveedores?
Sigue esta ruta en el sistema: Compras → Gestión de Proveedores.
Al ingresar, el sistema muestra de forma predeterminada las facturas vencidas, para que puedas tomar decisiones rápidas sobre pagos pendientes.
Resumen de saldos: visión general de tus cuentas por pagar
En la parte superior de la ventana encontrarás un resumen acumulado con:
Facturas por Vencer: documentos aún dentro del plazo de pago.
Facturas Vencidas: obligaciones con fecha de pago superada.
Créditos a Favor: saldos que tu empresa tiene a favor con proveedores.
Al hacer clic sobre cualquiera de estos valores, en la parte inferior se despliega el detalle completo de los documentos relacionados, con opciones de filtrado.
Pestañas disponibles en la consulta
La información se organiza en diferentes pestañas según el tipo de consulta:
Proveedores
Transacciones
Por Vencer
Vencidas
Créditos a Favor
Cada pestaña te permite analizar los datos desde una perspectiva específica y aplicar filtros según tus necesidades.
Documentos Por Vencer y Vencidos
¿Qué información muestra cada sección?
Por Vencer: documentos registrados que aún no han llegado a su fecha límite de pago.
Vencidas: documentos cuya fecha de vencimiento ya se cumplió.
Ambas secciones cuentan con los mismos filtros de búsqueda, lo que facilita la consulta.
Filtros disponibles
Puedes combinar uno o varios de los siguientes filtros:
Proveedor: escribe el nombre tal como está registrado en el sistema.
Fecha: selecciona la fecha de generación del documento desde el calendario.
Tipo de movimiento: elige el tipo de transacción que deseas consultar.
Número: digita el número del documento para una búsqueda más rápida.
Vencimiento: filtra por la fecha de vencimiento (aplica para facturas de compra).
Días Vcto.: indica cuántos días faltan para el vencimiento del documento.
Mn (Moneda): consulta documentos por moneda (COP, USD, EUR, GBP, MXN).
Saldo COP: muestra el valor pendiente del documento.
Si el valor aparece entre paréntesis, es un saldo a favor.
Si aparece sin paréntesis, es un saldo por pagar.
Dscto. PP: valor del descuento por pronto pago, si aplica.
Antes de: fecha límite para realizar el pago y aplicar el descuento por pronto pago.
Acciones: opciones adicionales disponibles según el documento.
Ejecutar la búsqueda
Después de definir los filtros:
Haz clic en Buscar (parte superior derecha).
El sistema mostrará los documentos que cumplen con los criterios seleccionados.
Créditos a Favor
En esta pestaña puedes consultar los saldos o créditos que tu empresa tiene con los proveedores.
Filtros disponibles
Proveedor: consulta un proveedor específico.
Fecha: filtra por la fecha de generación del documento.
Tipo de movimiento: selecciona una transacción específica o deja el campo vacío para ver todas.
Número: busca por número de documento.
Mn (Moneda): COP, USD, EUR, GBP o MXN.
Saldo COP: saldo pendiente del crédito.
Estado:
Por aplicar
Aplicado parcialmente
Acciones: opciones adicionales según el documento.
Una vez definidos los filtros, haz clic en Buscar para visualizar los resultados.
Opciones adicionales disponible
En la parte superior derecha de la ventana encontrarás dos botones con funcionalidades clave:
Nueva Transacción
Desde aquí puedes crear directamente:
Factura de compra
Devolución de compra
Nota crédito de compra
Egreso de dinero
Más Opciones
Exportar la información que estás visualizando en pantalla para su análisis o respaldo.
Recomendación final
Usar la Gestión de Proveedores de forma periódica te permitirá anticiparte a vencimientos, aprovechar descuentos por pronto pago y mantener un control claro y actualizado de tus obligaciones financieras. Es una herramienta clave para una gestión eficiente de las cuentas por pagar de tu empresa.