La Gestión de Clientes es una herramienta clave para administrar de forma clara y ordenada la cartera de tu empresa. Desde esta opción puedes consultar saldos, revisar facturas, gestionar cobros, aplicar créditos a favor y hacer seguimiento a cotizaciones, todo en un solo lugar.
Esta guía te explica paso a paso cómo usar esta funcionalidad para tomar decisiones rápidas y acertadas sobre el cobro de tu cartera.
Video tutorial
¿Para qué sirve la Gestión de Clientes?
La Gestión de Clientes te permite:
Ver el estado de cuenta de cada cliente.
Identificar facturas por vencer y vencidas.
Consultar y aplicar créditos a favor.
Revisar cotizaciones realizadas.
Facilitar el seguimiento y recaudo de cartera.
¿Cómo ingresar a la Gestión de Clientes?
Sigue esta ruta en el sistema:
Ve al menú Ventas.
Haz clic en Gestión de Clientes.
Al ingresar, el sistema te mostrará automáticamente la información más relevante para el control de cartera.
Información general de saldos (parte superior)
En la parte superior de la ventana encontrarás un resumen acumulado con los principales indicadores de tu cartera:
Facturas por Vencer
Facturas Vencidas
Créditos a Favor de Clientes
Saldo Neto
Este resumen te permite conocer rápidamente el estado financiero de tus clientes.
Al hacer clic en cualquiera de estos valores, en la parte inferior se desplegará el detalle completo, el cual puedes filtrar según tus necesidades.
Pestañas disponibles en la Gestión de Clientes
El informe está organizado en diferentes pestañas para facilitar la consulta:
Clientes
Transacciones
Documentos por Vencer
Documentos Vencidos
Créditos a Favor
Cotizaciones
Nota importante: Al abrir la Gestión de Clientes, el sistema muestra por defecto las facturas vencidas, para que puedas actuar de inmediato sobre la cartera atrasada.
Facturas por vencer
¿Cómo acceder?
Puedes ingresar de dos formas:
Haciendo clic en el botón azul Facturas por Vencer.
Seleccionando la pestaña Por Vencer.
¿Qué puedes hacer en esta sección?
Aquí encuentras todas las facturas próximas a su fecha de vencimiento. Desde esta vista puedes:
Recibir pagos.
Aplicar saldos a favor para cerrar la factura.
Enviar recordatorios de pago a tus clientes.
Esta opción te ayuda a anticiparte a la mora y mejorar el recaudo oportuno.
Facturas vencidas
¿Cómo acceder?
Puedes ingresar:
Haciendo clic en el botón rojo Facturas Vencidas.
Seleccionando la pestaña Vencidas.
Información clave
Esta es la pestaña predeterminada al ingresar a la Gestión de Clientes, ya que concentra la cartera atrasada.
Desde aquí puedes:
Enviar correos electrónicos recordando el pago.
Aplicar créditos a favor del cliente.
Registrar pagos recibidos.
Imprimir el documento para soporte o gestión de cobro.
Esta sección es fundamental para tomar decisiones rápidas y reducir la cartera vencida.
Créditos a favor del cliente
¿Cómo acceder?
Puedes ingresar:
Haciendo clic en el botón verde Créditos a Favor del Cliente.
Seleccionando la pestaña Créditos a Favor.
¿Qué puedes hacer?
En esta sección puedes:
Aplicar saldos a favor a facturas pendientes.
Devolver el dinero en efectivo, siempre que esta opción esté habilitada en los parámetros de tu organización.
Esto te permite gestionar correctamente los excedentes y mantener saldos actualizados.
Recomendación final
Usar regularmente la Gestión de Clientes te ayudará a mantener un control claro y actualizado de tu cartera, mejorar el flujo de caja y fortalecer la relación con tus clientes mediante una gestión de cobros oportuna y organizada.