Enviar recordatorios de pago es una forma efectiva de mejorar la cartera y reducir la morosidad, sin necesidad de procesos manuales. Desde el módulo de Gestión de Clientes, puedes notificar a tus clientes sobre facturas vencidas o por vencer, ya sea de un documento específico o de todas las obligaciones pendientes.
En esta guía aprenderás paso a paso cómo enviar un recordatorio de pago y cómo verificar el historial de recordatorios enviados a cada cliente.
¿Qué puedes hacer con los recordatorios de pago?
Desde el sistema puedes:
Enviar recordatorios de facturas vencidas.
Enviar recordatorios de facturas por vencer.
Enviar el recordatorio de una sola factura o de todas las facturas pendientes de un cliente.
Consultar el historial de recordatorios enviados, incluyendo fechas, facturas y usuario que realizó el envío.
Requisito previo
Antes de enviar un recordatorio, asegúrate de que:
El cliente tenga un correo electrónico configurado en el sistema.
Nota: Si el cliente no tiene un correo registrado, el sistema no permitirá el envío del recordatorio.
Cómo enviar un recordatorio de pago a un cliente
Sigue estos pasos para enviar un recordatorio de pago de forma rápida:
Paso 1: Ingresa al módulo de clientes
Ve a la ruta Ventas → Gestión clientes.
Ingresa a la pestaña Clientes.
Paso 2: Busca el cliente
Ubica el cliente al cual deseas enviarle el recordatorio de pago.
En el extremo derecho de la fila del cliente, haz clic en el botón desplegable de Acciones.
Paso 3: Envía el recordatorio
Selecciona la opción Enviar recordatorio.
El sistema mostrará una vista previa del correo que se enviará al cliente.
Si lo deseas, puedes modificar el contenido del mensaje antes de enviarlo.
Haz clic en Aceptar para enviar el recordatorio.
Una vez realizado este proceso, el recordatorio será enviado al correo electrónico registrado del cliente.
Cómo verificar el historial de recordatorios enviados
Puedes consultar en cualquier momento los recordatorios que se han enviado a un cliente.
Desde la Gestión de Clientes
Ingresa a Ventas → Gestión de Clientes.
En la pestaña Clientes, ubica el cliente que deseas consultar.
Haz clic sobre el nombre del cliente (se muestra en color azul).
Ver el detalle del historial
Se abrirá una nueva ventana con el estado de cuenta del cliente.
Haz clic en el botón Ver detalles.
En el Historial de la consulta del cliente, podrás ver toda la información relacionada con recordatorios y anotaciones.
Información disponible en el historial de recordatorios
Dentro del historial podrás consultar:
Facturas para las cuales se envió el recordatorio (vencidas o por vencer).
Acceso directo a cada factura haciendo clic en su número (en color azul).
Fecha y hora en la que se envió el recordatorio.
Usuario del sistema que realizó el envío del recordatorio.
Ver recordatorios desde una factura específica
Si envías un recordatorio desde una factura en particular:
Ya sea desde la pestaña de Facturas Vencidas o Por Vencer.
Al ingresar a la Factura de Venta, también podrás revisar el historial del documento.
Allí se mostrará la misma información relacionada con el envío del recordatorio.
Información importante a tener en cuenta
El primer registro que aparece en los historiales corresponde a la última actividad o interacción realizada con el cliente o el documento.
La consulta del cliente puede abrirse desde cualquier transacción, siempre que hagas clic en el nombre del cliente cuando se muestra en color azul.
Con esta funcionalidad podrás llevar un mejor control de tus comunicaciones con los clientes y garantizar un seguimiento efectivo de los pagos pendientes.