Esta guía te explica paso a paso cómo generar y tramitar una factura de compra a partir de una entrada por remisión ya registrada en el sistema.
¿Cuándo debes tramitar una factura desde una entrada por remisión?
Debes realizar este proceso cuando ya recibiste la factura física del proveedor, pero previamente registraste la mercancía mediante una entrada por remisión. El sistema te permite convertir esa entrada en una factura de compra, evitando reprocesos y errores de digitación.
Requisitos antes de iniciar
Antes de comenzar, asegúrate de cumplir con lo siguiente:
Tener registrada la entrada por remisión en el sistema.
Contar con la factura física del proveedor.
Tener definidos el número de factura y la forma de pago.
Paso a paso: Cómo tramitar entrada por remisión
Paso 1: Ubica la entrada por remisión
Ingresa a la ventana Relación de Transacciones de Inventario.
Haz clic en la pestaña Entradas.
Utiliza los filtros de búsqueda para localizar el documento correspondiente.
Identifica la entrada por remisión y haz clic en el número del documento (aparece en color azul) para abrirlo.
Paso 2: Tramita la factura de compra
Dentro del documento de la entrada por remisión, haz clic en Tramitar Factura.
El sistema abrirá automáticamente una nueva ventana con la Factura de Compra, cargando los ítems registrados en la remisión.
Paso 3: Completa el encabezado de la factura
En la parte superior de la factura debes diligenciar:
Número de la factura del proveedor.
Forma de pago.
Ajuste de fechas
Puedes modificar la fecha de la factura si es necesario.
Según la forma de pago seleccionada, el sistema ajustará automáticamente la fecha de vencimiento.
Paso 4: Revisa y ajusta el detalle de la factura
En la sección Detalles puedes:
Modificar el porcentaje o valor de descuento, si aplica.
Revisar los productos incluidos en la factura.
Además, encontrarás dos pestañas adicionales:
Cargos: para visualizar o aplicar cargos adicionales.
Impuestos: donde puedes revisar los impuestos asociados a la factura.
Información adicional por ítem
Al final de cada línea de producto verás un ícono de tres puntos. Al hacer clic allí, podrás:
Consultar información detallada del ítem.
Ver los impuestos aplicados.
Paso 5: Finaliza la factura
Verifica que toda la información esté correcta.
Haz clic en Guardar para finalizar la factura.
Al completar este paso:
La factura cambia automáticamente al estado Por Pagar.
Se habilita el botón Pagar en la parte superior del documento.
Paso 6: Realiza el pago de la factura (opcional)
Puedes pagar la factura en el momento que lo necesites:
Haz clic en Pagar.
Selecciona el medio de pago.
Diligencia los campos requeridos.
Finaliza el proceso para registrar el pago.
Recomendaciones finales
Verifica siempre los datos del proveedor y los valores antes de guardar la factura.
Confirma que los impuestos y descuentos sean correctos.
Si no realizarás el pago de inmediato, la factura quedará disponible en estado Por Pagar para gestionarla más adelante.
Con este proceso aseguras un control adecuado de compras, inventario y cuentas por pagar, manteniendo tu información contable organizada y actualizada.