¿Qué son los estados de los documentos electrónicos?
Cuando utilizas Facturación Electrónica con Validación Previa, todos los documentos (facturas y notas) deben ser validados primero por la DIAN antes de entregarse al cliente.
Como resultado de este proceso, cada documento pasa por diferentes estados, los cuales indican en qué punto se encuentra y qué acciones puedes realizar.
Esta guía te explica cada estado, qué significa y qué debes hacer en cada caso, de forma clara y práctica.
Flujo general de una factura electrónica en Loggro
A continuación, te explicamos el proceso paso a paso desde la creación hasta la validación final.
Estado 1: En Proceso
Es el estado inicial de una factura de venta.
Indica que el documento aún está en elaboración.
Todavía puedes editar la información.
Qué hacer: Completa todos los datos de la factura y haz clic en Finalizar.
Estado 2: En Validación
Al hacer clic en Finalizar, la factura cambia automáticamente a este estado.
El documento es enviado a la DIAN para validación en tiempo real.
La DIAN evalúa más de 600 criterios legales y técnicos.
Mientras el documento esté En Validación:
No se genera la contabilización
No se actualiza el estado de cuenta del cliente
No se afecta el inventario (si manejas inventarios)
¿Cómo verificar la respuesta de la DIAN?
Para conocer si la DIAN aceptó o rechazó el documento:
Abre la factura o nota electrónica.
Haz clic en el botón Refrescar
.Este botón se encuentra en la parte superior izquierda del documento.
Es importante refrescar manualmente, ya que la validación no cambia de estado automáticamente.
Estado 3: Por Cobrar (Validación exitosa)
Si la DIAN valida correctamente el documento:
La factura cambia a estado Por Cobrar.
Se genera la contabilización.
Se actualiza el estado de cuenta del cliente.
Se procesa la salida de inventario (si aplica).
Envío al cliente: La factura se envía automáticamente si:
Activaste la opción para recibir documentos electrónicos.
Configuraste correctamente el correo del cliente.
El correo se envía desde: [email protected]
¿Qué pasa si la DIAN rechaza el documento?
Si ocurre un error durante la validación:
La factura vuelve al estado En Proceso.
Loggro mostrará los errores específicos reportados por la DIAN.
Qué hacer:
Revisa los errores indicados.
Corrige la información.
Haz clic nuevamente en Finalizar para reenviar a validación.
¿Dónde consultar todos tus documentos y estados?
Puedes revisar todos los documentos generados y su estado en: Ventas → Relación de Transacciones Ventas, pestaña Facturación Electrónica.
Allí encontrarás:
Facturas
Notas
Estados actuales de cada documento
Recomendaciones importantes (Tips)
Antes y durante el uso de Facturación Electrónica con Validación Previa, ten en cuenta:
Verifica el calendario de implementación antes de empezar.
Solicita una nueva Resolución de Facturación Electrónica si es necesario.
Consulta y completa el Set de Pruebas de la DIAN desde Loggro.
Verifica la habilitación y asociación de prefijos en la DIAN.
Finaliza correctamente la configuración en Loggro.
Siempre utiliza el botón Refrescar
para validar documentos en estado En Validación.El botón Refrescar está disponible en:
Facturas de venta
Notas electrónicas
Recursos adicionales
Consulta el video paso a paso donde se explica esta sección con ejemplos prácticos.
Visita la sección Vídeos Facturación Electrónica para ampliar la información.