Esta guía te explica paso a paso todo lo que debes configurar directamente en Loggro Pymes para poder generar facturas de venta electrónicas válidas ante la DIAN. Sigue cada sección en orden para asegurarte de que tu empresa esté lista.
Antes de comenzar: Este proceso asume que ya completaste los trámites ante la DIAN (solicitud de habilitación, registro y asociación de prefijo). Si aún no lo has hecho, realiza primero esos pasos y luego regresa aquí.
¿Qué necesitas configurar?
Para emitir facturas electrónicas desde Loggro, debes tener listas las siguientes secciones:
Consecutivo de facturación electrónica
Formas de pago
Cuentas bancarias
Ítems (productos o servicios)
Clientes (Contactos)
Validaciones finales del sistema
Paso 1: Configura el consecutivo de facturación electrónica
El consecutivo es el número que lleva cada factura que emites. Para que Loggro genere el número correcto según la resolución que registraste ante la DIAN, debes hacer lo siguiente:
1.1 Activa la facturación electrónica en tu organización
Ve a Gestión de Proveedor Tecnológico.
Activa la casilla "La Organización Maneja Facturación Electrónica".
Confirma la acción en el mensaje de confirmación que aparece.
1.2 Ingresa la resolución de la DIAN
Dirígete a Configuración → Consecutivos de Facturación.
Abre el consecutivo que vas a utilizar. Asegúrate de seleccionar el de tipo Venta (NO POS).
En la parte inferior de la ventana, haz clic en "Para definir o visualizar las vigencias y resolución del consecutivo".
En la subventana que aparece, ingresa el número de resolución y el prefijo (si aplica).
El sistema completará automáticamente los demás datos, incluyendo la Clave Técnica asignada por la DIAN.
Verifica que el estado de la resolución esté en Activo (si aparece como "Inactiva", haz clic en el campo Estado y cámbialo).
1.3 (Opcional) Configura un recordatorio de vencimiento
Para que Loggro te avise antes de que venza tu resolución:
Haz clic en el campo de recordatorio
.Selecciona si quieres el aviso por Fecha o por Número de consecutivo.
Ingresa el correo electrónico al que debe llegar la alerta.
1.4 Guarda los cambios
Verifica toda la información y haz clic en Aceptar. Luego haz clic en Guardar.
Resultado esperado: A partir de este momento, cada factura de venta que generes en Loggro incluirá el número de consecutivo correcto, un código QR y el CUFE (Código Único de Factura Electrónica).
Paso 2: Crea las formas de pago
Loggro incluye por defecto la forma de pago Contado. Si necesitas otras opciones (como crédito a 30 o 60 días), créalas así:
Ve a Configuración → Formas de Pago.
Haz clic en Nueva Forma de Pago.
Completa los campos:
Código: Un identificador corto y claro. Ejemplo:
FP30Dpara crédito a 30 días.Descripción: El nombre que verá el usuario. Ejemplo:
Crédito 30 días.Aplica para: Selecciona si esta forma de pago aplica para Compra, Venta, o ambas.
Plazo (días): Indica cuántos días tiene el cliente para pagar. Loggro calculará automáticamente la fecha de vencimiento de cada factura con base en este número.
Verifica que el Estado esté en Activo.
Haz clic en Guardar.
Consejo: Si recibes pagos en efectivo y quieres diferenciarlos, puedes asociar un Medio de Pago específico a cada forma de pago. Esta información viajará a la DIAN al momento de facturar.
Paso 3: Registra tus cuentas bancarias
Si recibes pagos por transferencia, consignación o tarjeta, debes tener registrada la cuenta bancaria correspondiente en Loggro.
Ve a Configuración → Cuentas Bancarias y Tarjetas.
Haz clic en Nueva → Cuenta Bancaria.
Completa los campos obligatorios (marcados con asterisco *):
Tipo: Ahorro o Corriente.
Entidad Financiera: Haz clic en la lupa para buscar y seleccionar tu banco.
Número de Cuenta: Ingresa el número exacto de la cuenta.
Descripción: (Opcional) Un nombre que te ayude a identificarla fácilmente.
Estado: Por defecto aparece como "Suspendida", pero al guardar cambia automáticamente a Activa.
Haz clic en Guardar.
Paso 4: Crea tus ítems (productos y/o servicios)
En Loggro, los productos y servicios que ofreces se llaman Ítems. Existen tres tipos:
Tipo | ¿Cuándo usarlo? |
Inventariable | Cuando llevas control de existencias (cantidades en stock). |
No inventariable | Cuando es un producto físico pero no necesitas controlar el inventario. |
Servicio | Para servicios que no tienen inventario. |
Para crear un ítem:
Ve a Configuración → Ítems.
Completa los campos requeridos (marcados con asterisco *).
Haz clic en Guardar.
Para consultar todos los ítems creados, ve a Configuración → Lista de Ítems.
Nota: Si tu plan actual no incluye control de inventario, igualmente te recomendamos clasificar tus ítems correctamente. Esto te facilitará la transición si en el futuro decides cambiar a un plan con inventario.
Paso 5: Crea tus clientes
En Loggro, los clientes se gestionan desde la sección de Contactos. Es importante que cada cliente esté correctamente registrado para que la información viaje bien a la DIAN.
En el menú principal, haz clic en Contactos → Clientes.
Completa el formulario con la información del cliente.
Haz clic en Guardar.
Para consultar los clientes ya creados, ve a Contactos → Relación de Contactos.
Paso 6: Valida que todo esté listo para facturar electrónicamente
Antes de generar tu primera factura electrónica, revisa estos tres puntos clave:
Estado de la organización
Ve a Configuración → Organización.
Confirma que el parámetro "Maneja Facturación Electrónica con Loggro Proveedor Tecnológico" esté activo.
Verifica que la versión indicada sea "Con Validación Previa". Esto garantiza que todas tus facturas se envíen directamente a la DIAN para su validación antes de ser válidas.
Importante: Una vez activado este parámetro, no lo modifiques.
Consecutivo de facturación activo
Ve a Configuración → Consecutivos de Facturación.
Abre el consecutivo de ventas (NO POS) y verifica que su vigencia esté activa y correctamente configurada.
Información del cliente completa
Al revisar cada cliente, asegúrate de que:
El Código Postal esté registrado (Loggro lo genera automáticamente según la ubicación).
El check "Recibir e-mail con documentación electrónica en formato XML" esté activado.
Haya al menos un correo electrónico registrado. A esta dirección le llegarán el XML de la factura, la representación gráfica y la respuesta de la DIAN.
¿Necesitas agregar más de un correo para un cliente? Haz clic en el botón de la lupa junto al campo de correo y agrega todas las direcciones necesarias. Cada vez que le generes un documento electrónico a ese cliente, todos los correos registrados recibirán la información.
¿Cómo reenviar la notificación de una factura?
Si necesitas volver a enviarle a un cliente el correo de una factura ya generada:
Ve a Ventas → Relación de Transacciones de Venta → pestaña Facturación Electrónica.
En el menú de acciones, haz clic en Reenviar Notificación.
Selecciona el correo electrónico específico al que deseas enviar la notificación.
¡Listo para facturar!
Una vez completados todos estos pasos, tu empresa está configurada para emitir facturas de venta electrónicas con validación previa desde Loggro. El siguiente paso es aprender a generar tus primeros documentos electrónicos.
¿Tienes dudas sobre alguno de estos pasos? Consulta los videos tutoriales disponibles en cada sección o comunícate con el equipo de soporte de Loggro.