Loggro te permite crear, enviar y gestionar tus documentos electrónicos de ventas de forma ágil, cumpliendo con los requisitos de la DIAN. En esta guía aprenderás a generar facturas electrónicas, registrar pagos, hacer devoluciones, emitir notas crédito y anular facturas paso a paso.
¿Qué puedes hacer con documentos electrónicos en Loggro?
Generar facturas de venta electrónicas y enviarlas a la DIAN para validación
Registrar pagos de una factura electrónica total o parcialmente
Realizar devoluciones de mercancía
Emitir notas crédito por mayor valor facturado
Anular facturas electrónicas
Consultar el estado de tus documentos y reportes de ventas
1. Cómo generar una factura de venta electrónica
Paso 1: Ingresa al módulo de ventas
Ve a Ventas → Factura de Venta en el menú principal.
Paso 2: Completa el encabezado del documento
Diligencia los siguientes campos obligatorios:
Cliente: Debe estar creado previamente en el sistema.
Consecutivo: Verifica que corresponda al configurado para Facturación Electrónica. El número definitivo se asignará al finalizar la factura.
Fecha: Se registra automáticamente con la fecha del día. En Loggro, la facturación siempre es al día.
Forma de pago: Por defecto está disponible "Contado". Puedes crear otras formas de pago si lo necesitas.
Fecha de vencimiento: El sistema la calcula automáticamente según la forma de pago y los días de plazo configurados.
Importante: El Plan de Facturación Electrónica solo permite facturar en Pesos Colombianos (moneda local).
Paso 3: Agrega los productos o servicios
En la sección de detalles, ingresa los productos o servicios a facturar con sus cantidades. El precio de venta se muestra por unidad (1.00) y el sistema ajusta el valor automáticamente.
Paso 4: Revisa y finaliza la factura
Mientras diligencias el formulario, la factura aparece en estado En Proceso. Antes de finalizar:
Verifica todos los datos.
Agrega retenciones o impuestos si aplica, usando el botón correspondiente
.
Cuando todo esté correcto, haz clic en Finalizar. La factura cambiará a estado En Validación.
Paso 5: Verifica la validación de la DIAN
La DIAN valida los documentos electrónicos en tiempo real, evaluando más de 600 criterios. Para ver el resultado de la validación, haz clic en el botón Refrescar 
en la parte superior izquierda del documento.
¿Qué puede pasar?
Resultado | Estado de la factura | ¿Qué hacer? |
Validación exitosa | Por Cobrar | La factura es enviada al cliente si configuraste su correo electrónico. |
Validación rechazada | En Proceso | El sistema muestra los errores. Corrígelos y finaliza nuevamente. |
Por cobrar:
En proceso:
2. Cómo registrar el pago de una factura de venta
Paso 1: Accede a la opción de pago
Desde la factura de venta, haz clic en el botón Recibir Pago.
Paso 2: Completa la información del pago
En la ventana que se abre, indica:
Fecha en que se realizó el pago.
Caja con la que se relacionará el ingreso.
Paso 3: Elige cómo aplicar el pago
Tienes dos opciones que puedes combinar:
Notas crédito y anticipos Si el cliente tiene saldos a favor (notas crédito o anticipos), puedes aplicarlos para pagar parcial o totalmente la factura. Despliega esta sección, selecciona el documento a favor del cliente y verifica el valor a aplicar. Si necesitas un monto diferente, puedes digitarlo manualmente.
Medios de pago Registra el pago con uno o varios medios:
Efectivo o cheque: El valor se registra en el saldo de la caja.
Tarjeta, transferencia o consignación: El valor se refleja en la cuenta bancaria que selecciones (debe estar creada previamente en el sistema).
Si no recibiste efectivo, deja esa línea en $0.00 y selecciona el medio de pago correcto en la línea inferior.
Paso 4: Confirma el pago
Haz clic en Aceptar. La factura cambiará a estado Pagada o Pagada Parcialmente según corresponda.
3. Cómo realizar una devolución de mercancía
Las devoluciones generan automáticamente una nota crédito en Loggro.
Paso 1: Inicia la devolución
Desde la factura de venta, ve a Más Opciones → Generar Devolución.
Paso 2: Diligencia la información
Completa los datos de la devolución de mercancía y haz clic en Nota Crédito.
Paso 3: Verifica el estado de la nota crédito
El sistema te mostrará el número de la nota crédito generada. Haz clic en ese número para abrirla.
Inicialmente estará en estado En Validación. Usa el botón Refrescar 
para actualizar el estado.
Resultados posibles:
Validación exitosa: La nota crédito pasa a estado Aplicada (si la factura no tenía saldo pendiente) o Por Aplicar.
Aplicación:
Validación rechazada: La devolución vuelve a estado En Proceso. Corrígela y genera nuevamente la nota crédito.
4. Cómo generar una nota crédito por mayor valor
Este tipo de nota crédito se usa cuando necesitas reducir el valor a pagar de una factura ya emitida.
Paso 1: Accede desde la factura
Ve a Más Opciones → Generar Nota Crédito.
Paso 2: Completa la nota crédito
Ingresa el ítem al que se le disminuirá el valor y el monto del crédito.
Paso 3: Finaliza y verifica
Haz clic en Finalizar. La nota quedará en estado En Validación.
Usa el botón Refrescar 
para confirmar si fue aceptada o rechazada por la DIAN.
Si todo es correcto, pasará a estado Aplicada.
5. Cómo anular una factura de venta electrónica
Paso 1: Solicita la anulación
Desde la factura, ve a Más Opciones → Anular.
Paso 2: Ingresa los datos de anulación
Completa la fecha y la razón de anulación, luego haz clic en Aceptar.
Paso 3: Verifica la nota crédito por anulación
La factura pasará a estado Pendiente Anulación y se abrirá automáticamente la Nota Crédito por Anulación. Esta estará en estado Por Validación.
Haz clic en Refrescar 
para confirmar el resultado.
Si la validación es exitosa, la nota crédito quedará en estado Aplicada.
La factura cambiará a Anulada.
Nota: Si la factura ya tenía un pago registrado antes de la anulación, el sistema te avisará que también se anulará el pago. La nota crédito quedará directamente aplicada a la factura.
6. Consultar el estado de tus documentos electrónicos
Para revisar todos tus documentos electrónicos y su estado ante la DIAN y el cliente:
Ve a Ventas → Relación Transacciones Ventas.
Selecciona la pestaña Facturación Electrónica.
Desde aquí puedes usar filtros para buscar documentos específicos y ver el estado de notificación de cada uno. Para más información.
7. Consultar reportes de ventas
Informe diario de ventas (DIAN)
Ve a Reportes → DIAN – Informe Diario de Ventas. Al abrir la ventana, encontrarás una pestaña de parámetros donde puedes filtrar por fecha, cliente y otras condiciones según tus necesidades.
Lista de aplicaciones de cuentas por cobrar
Ve a Reportes → Lista de Aplicaciones de Cuentas por Cobrar.
Este reporte muestra todas las aplicaciones internas generadas al registrar pagos: notas crédito, ingresos y anticipos aplicados a facturas de clientes.
De forma predeterminada, la consulta muestra el año y período en curso, y filtra los documentos en estado Aplicado.
Resumen rápido
Proceso | Ruta en Loggro |
Crear factura electrónica | Ventas → Factura de Venta |
Registrar pago | Desde la factura → Recibir Pago |
Generar devolución | Desde la factura → Más Opciones → Generar Devolución |
Emitir nota crédito por mayor valor | Desde la factura → Más Opciones → Generar Nota Crédito |
Anular factura | Desde la factura → Más Opciones → Anular |
Ver estado de documentos | Ventas → Relación Transacciones Ventas |
Reporte de ventas diarias | Reportes → DIAN – Informe Diario de Ventas |