En Loggro puedes importar facturas de venta de forma masiva utilizando una plantilla en opción es ideal si vienes de otro sistema, si necesitas cargar información histórica o si manejas grandes volúmenes de facturación.
En esta guía aprenderás qué necesitas antes de importar, cómo diligenciar correctamente la plantilla y cómo revisar el resultado del proceso, incluso si utilizas facturación electrónica.
Antes de comenzar: puntos clave que debes tener en cuenta
Antes de realizar la importación, revisa estas recomendaciones importantes:
Si importas facturas electrónicas, puedes usar el mismo consecutivo que utilizas normalmente en el sistema.
Si NO deseas que las facturas importadas sean electrónicas, debes tener configurado un consecutivo exclusivo para importación.
El periodo contable donde se cargarán las facturas debe estar en estado Abierto.
No elimines ni modifiques columnas o títulos de la plantilla, aunque no las uses.
Paso 1: Descargar la plantilla de importación
Sigue esta ruta en el sistema:
Ingresa a Ventas → Relación de Transacciones Ventas.
Haz clic en Más Opciones → Importar Facturas.
En la pestaña Facturas a Importar, selecciona Descargar archivo.
El sistema descargará una plantilla en Excel, que será el archivo que debes diligenciar.
Paso 2: Cómo diligenciar la plantilla de importación
La plantilla contiene dos hojas de cálculo:
Encabezado: información general de cada factura.
Detalles: productos o servicios incluidos en cada factura.
Los campos obligatorios están identificados con el título sombreado en color azul.
La primera fila es solo un ejemplo. Debes eliminarla antes de importar el archivo.
Además, puedes ubicar el cursor sobre cada campo para ver una breve explicación.
Hoja 1: Encabezado de la factura
En esta hoja registras los datos principales de cada factura.
Campos principales del Encabezado
Código Encabezado: Número consecutivo que identifica cada factura dentro del archivo (1, 2, 3, etc.). Cada factura debe tener un código único.
Tipo ID Cliente: Selecciona el tipo de identificación del cliente (según esté creado en Loggro).
Cliente: Ingresa el número de identificación sin puntos ni comas.
Para NIT, no incluyas el dígito de verificación; Loggro lo asigna automáticamente.
Consecutivo: Selecciona el consecutivo configurado en el sistema.
Es obligatorio, excepto para facturas del periodo de saldos iniciales.
Nro. Factura: Este campo es obligatorio cuando:
Usas un consecutivo exclusivo para importación.
No informas consecutivo (saldos iniciales).
El consecutivo es de contingencia.
Si usas un consecutivo normal (no exclusivo), NO diligencies este campo; el sistema asignará el número automáticamente.
Fecha: Fecha en la que se generó la factura.
Forma de pago: Ingresa el código de la forma de pago, tal como está configurada en Loggro.
Cuenta: Cuenta por cobrar asociada a la factura (solo si es diferente a la configurada por defecto en la contabilización).
Valor Pago: Indica el valor pagado si la factura ya fue cancelada.
Puede ser total o parcial.
El sistema lo registra como un pago en efectivo.
Documentos de referencia (opcionales): Puedes diligenciar los siguientes datos si aplican:
Nro. y fecha de Despacho
Nro. y fecha de Remisión
Nro. y fecha de Orden de Compra
Nro. y fecha de Recepción
Si diligencias el número, la fecha correspondiente es obligatoria.
Hoja 2: Detalles de la factura
Aquí registras los productos o servicios vendidos en cada factura.
Campos principales del Detalle
Código Encabezado: Debe coincidir con el código usado en la hoja de Encabezado.
Puede repetirse si una factura tiene varios ítems.
Ítem: Código del producto o servicio, tal como está creado en Loggro.
Cantidad: Cantidad vendida del ítem.
Precio Unitario: Valor unitario sin impuestos.
Loggro calcula automáticamente los impuestos según la configuración.
Cuenta: Cuenta contable del ingreso, solo si es diferente a la configurada por defecto.
No elimines columnas ni encabezados de esta hoja, aunque no los uses.
Paso 3: Subir el archivo de importación
Una vez diligenciada la plantilla:
Ingresa a Ventas → Relación de Transacciones Ventas.
Haz clic en Más Opciones → Importar Facturas.
Selecciona Explorar y carga el archivo de Excel.
Haz clic en Importar.
Si estás i facturas electrónicas, algunos pasos del proceso no serán visibles.
Al finalizar, el sistema mostrará un mensaje confirmando que el archivo fue cargado.
Paso 4: Consultar y gestionar las facturas importadas
Puedes revisar el estado del proceso desde la pestaña Gestión de Facturas Importadas.
Filtros y visualización
Consulta por rango de fechas (por defecto, últimos 31 días).
Puedes ver importaciones realizadas hasta por 1 año.
La información se ordena por fecha de importación (de la más reciente a la más antigua).
Columnas disponibles
Archivo importado: nombre del archivo cargado.
F. Importación: fecha y hora de carga.
F. Inicio Proceso: inicio del procesamiento.
F. Fin Proceso: finalización del proceso.
Estado: estado actual del archivo.
Cant. Docs.: número de facturas procesadas.
Docs. Exitosos: facturas importadas correctamente.
Acciones: opciones disponibles según el estado.
Estados posibles del archivo
Recibido: el archivo fue cargado, pero aún no procesado.
En Proceso: el sistema está procesando la información.
Procesado: el proceso terminó (con o sin errores).
Fallido: el archivo no cumple la estructura requerida.
Acciones disponibles según el estado
Ver resultados de importación: muestra el detalle del proceso.
Descargar errores: permite descargar un archivo con los errores encontrados.
Disponible cuando hay fallos parciales.
El archivo de errores se conserva por 31 días.
Estado | Acción Principal | Acción Secundaria |
Recibido | No se muestra ninguna acción. |
No Aplica
|
En Proceso | No se muestra ninguna acción. |
No Aplica
|
Fallido | Ver Resultados Importación
Al seleccionar esta acción se muestra la siguiente ventana:
 |
No Aplica
|
Procesados
Todos los documentos sean exitosos. | Ver Resultados Importación.
Al seleccionar esta acción se muestra la siguiente ventana:  |
No Aplica
|
Procesados
Cantidad de documentos exitosos sea menor a la cantidad de documentos Importados | Ver Resultados Importación.
Al seleccionar esta acción se muestra la siguiente ventana:
 | Descargar Errores
Permite descargar el archivo consolidado de errores, que presentó la importación.
El archivo de errores se conservará por 31 días. |
Si eres facturador electrónico, las facturas exitosas quedarán en estado En validación.
Información importante sobre la finalización de facturas
Antes de importar, revisa la opción Finalizar de manera inmediata las facturas de venta cargadas:
Si la marcas:
Facturas sin ítems inventariables quedarán Por cobrar, Pagadas parcialmente o Pagadas.
Facturas con ítems inventariables quedarán En proceso.
Si NO la marcas:
Todas las facturas quedarán En proceso, excepto las de saldos iniciales.
Las facturas con ítems inventariables deben finalizarse manualmente; la fecha será la del momento de la finalización.
¿Qué hacer si hay errores en la importación?
Si el archivo presenta errores:
Ve a Gestión de Facturas Importadas.
En la columna Acciones, selecciona Descargar errores.
Corrige la información indicada en la plantilla.
Vuelve a cargar el archivo corregido.
Los errores se detallan en la última columna del archivo descargado.
Facturación electrónica: información adicional
Si estás importando facturas electrónicas, ten en cuenta que existen validaciones adicionales propias de este proceso.
Te recomendamos consultar la guía específica de facturación electrónica en Loggro para conocer todos los requisitos.