Esta guía te explica cómo importar notas crédito de compras de forma masiva en Loggro, usando una plantilla de Excel. Está pensada para administradores de empresas y personal de gestión administrativa que necesitan ahorrar tiempo y evitar errores al cargar información.
¿Para qué sirve la importación de notas crédito de compra?
La importación de notas crédito de compras se utiliza principalmente para:
Cargar saldos iniciales al comenzar a usar Loggro.
Registrar múltiples notas crédito de compra de manera rápida y ordenada.
Importar notas crédito asociadas a ítems no inventariables o servicios.
Esta opción es ideal cuando tienes muchas notas crédito y deseas evitar cargarlas una por una.
Requisitos antes de iniciar
Antes de realizar la importación, verifica que:
Los proveedores de las notas crédito ya estén creados en Loggro.
Los ítems no inventariables o servicios estén previamente configurados.
El período contable donde se registrarán las notas esté en estado Abierto.
Cumplir estos requisitos evita errores durante la importación.
Paso a paso: Cómo importar notas crédito
Paso 1: Acceder a la opción de importación
Sigue esta ruta dentro de Loggro:
Ingresa a Compras
Ve a Relación de Transacciones Compra
Haz clic en Más opciones
Selecciona Importar notas crédito
Desde esta ventana podrás descargar la plantilla y subir el archivo diligenciado.
Paso 2: Descargar la plantilla de Excel
En la ventana Importación de Notas Crédito de Compra, haz clic en Descargar archivo.
La plantilla se descarga en formato Excel y contiene dos hojas:Encabezado
Detalles
Los campos obligatorios están identificados con el título sombreado en azul.
La plantilla incluye una fila de ejemplo. Puedes usarla como referencia, pero debes eliminarla antes de importar para evitar errores.
Paso 3: Diligenciar la hoja "Encabezado"
En esta hoja se registra la información general de cada nota crédito.
Campos del encabezadoCódigo Encabezado: Número consecutivo que identifica cada nota crédito dentro del archivo (1, 2, 3, 4…). Cada nota debe tener un código único.
Tipo ID. Proveedor: Selecciona el tipo de identificación con el que fue registrado el proveedor (menú desplegable).
Proveedor: Ingresa el número de identificación sin puntos ni comas.
Si es NIT, no incluyas el dígito de verificación (Loggro lo asigna automáticamente).
Nro. Nota Créd.: Número de la nota crédito asignado por el proveedor (si aplica).
Fecha: Fecha de la nota crédito. Debe ser igual o anterior a la fecha actual.
Organización: Si manejas varios establecimientos, selecciona a cuál pertenece la nota.
Si no informas este campo, Loggro asignará el establecimiento donde estés logueado.
Cuenta: Define la cuenta por cobrar de la nota crédito, solo si es diferente a la configurada por defecto en Contabilización.
Centro de Responsabilidad / Unidad de Negocio (si aplica): Selecciona según la estructura contable de tu empresa.
Moneda: Indica la moneda en la que fue generada la nota crédito.
Tasa de cambio: Obligatoria si seleccionas una moneda extranjera.
Paso 4: Diligenciar la hoja "Detalles"
En esta hoja se registra el detalle de los ítems o servicios asociados a cada nota crédito.
Campos del detalleCódigo Encabezado: Debe coincidir con el código definido en la hoja Encabezado.
Este código puede repetirse si una nota crédito tiene varios ítems.
Ítem: Selecciona el ítem no inventariable o servicio relacionado con la nota crédito.
Valor: Ingresa el valor sin impuestos.
Loggro calculará automáticamente los impuestos según la configuración del sistema.
Impuestos (si aplican):
% IVA
IVA mayor valor del gasto
% ICO
% Retefuente
% ICA (si tu empresa es retenedora)
Cuenta: Define la cuenta contable del gasto o compra, solo si es diferente a la configurada por defecto.
No elimines ninguna columna ni cambies los títulos de la plantilla, aunque no uses todos los campos.
Paso 5: Importar el archivo a Loggro
Una vez diligenciada la plantilla:
Regresa a la ventana Importación de notas crédito de compra
Haz clic en Explorar y selecciona el archivo de Excel
Pulsa Importar
Resultado de la importación
Al finalizar el proceso, Loggro mostrará un resumen con:
Cantidad de notas crédito importadas exitosamente
Cantidad de notas con errores
Si existen errores:
El sistema permitirá descargar un archivo con el detalle de los errores.
Corrige la información indicada y vuelve a importar los registros faltantes.
¿Dónde consultar las notas crédito importadas?
Puedes ver las notas crédito cargadas correctamente desde: Compras → Relación de Transacciones Compra → Notas Crédito
Recomendación final
Antes de importar, revisa cuidadosamente la información del archivo. Una plantilla bien diligenciada garantiza una importación rápida, sin reprocesos y con información contable correcta.