En esta guía aprenderás cómo crear una nota crédito por otros conceptos en compras, ideal cuando necesitas registrar un saldo a favor con un proveedor sin contar con una factura de compra y sin afectar el inventario.
¿Qué es una nota crédito por otros conceptos?
Una nota crédito por otros conceptos se utiliza cuando:
No tienes una factura de compra asociada.
No necesitas afectar el inventario.
El ajuste corresponde a servicios, descuentos, devoluciones administrativas u otros conceptos no inventariables.
Quieres dejar un saldo a favor de tu empresa frente a un proveedor.
Importante: Este tipo de nota crédito solo permite ítems no inventariables o servicios.
Ruta para crear la nota crédito por otros conceptos
Sigue estos pasos desde el sistema:
Ingresa al menú Compras.
Ve a Relación Transacciones Compras.
En la parte superior derecha, haz clic en Más Opciones.
Selecciona Nueva Nota Crédito.
Opción alternativa
También puedes crearla directamente desde una factura de compra:
Abre la factura de compra.
Haz clic en Más Opciones.
Selecciona Nota Crédito por Mayor Valor.
Paso a paso: crear la nota crédito por otros conceptos
Al ingresar a la ventana Nota Crédito de Compra, haz clic en Nueva Nota Crédito.
Selecciona la opción Otros Conceptos.
Completa los campos obligatorios (ver detalle a continuación).
Ingresa el detalle del concepto y el valor.
Haz clic en Finalizar para completar el proceso.
Campos que debes diligenciar en la nota crédito
Información general del documento
Proveedor: Selecciona el proveedor con el cual se generará el saldo a favor.
Nro. Nota Crédito: Ingresa el número de la nota crédito emitida por el proveedor (si aplica).
Fecha: Elige la fecha del documento. Puede ser una fecha anterior, siempre que el período esté abierto en el calendario contable.
Moneda:
Por defecto el sistema utiliza COP (pesos colombianos).
Si trabajas con moneda extranjera, selecciona la correspondiente.
Ten en cuenta: Para aplicar esta nota crédito a una factura futura, ambos documentos deben estar en la misma moneda.
Información adicional (opcional): Aplica si tu empresa maneja Centros de Responsabilidad y/o Unidades de Negocio.
Detalle del concepto
En la parte inferior del documento debes:
Asociar ítems no inventariables o servicios.
Ingresar el valor en el campo Valor Neto.
Hacer clic en los tres puntos (⋯) al final de la línea para:
Seleccionar la cuenta contable correspondiente.
Indicar el impuesto, si aplica.
Finalizar la nota crédito
Una vez verificada la información:
Haz clic en Finalizar para generar la nota crédito por otros conceptos.
Opciones disponibles según el estado de la nota crédito
Las acciones disponibles dependen del estado del documento. Estas opciones se encuentran en la parte superior derecha.
Estado: En proceso
Puedes realizar las siguientes acciones:
Finalizar: Completa la creación de la nota crédito.
Editar: Modifica la información del documento. Mientras editas, aparecerá el botón Guardar para conservar cambios sin finalizar.
Eliminar: Borra la nota crédito si aún no es necesaria.
Estado: Por aplicar
Aplicar a factura: Usa el saldo a favor para cruzarlo con una nueva factura del proveedor.
Anular: Puedes anular la nota crédito si aún no ha sido aplicada.
El sistema solicitará:Motivo de anulación
Fecha de anulación: Asegúrate de ingresar correctamente la fecha para evitar inconsistencias en reportes.
Estado: Aplicada parcialmente
Aplicar a factura: Permite seguir aplicando el saldo restante.
Anular: Disponible solo si el saldo aún no ha sido aplicado completamente.
Estado: Aplicada o anulada
No se permiten acciones adicionales.
Solo puedes consultar el detalle, haciendo clic en el saldo que aparece en color azul dentro del documento.
Recomendaciones finales
Verifica siempre la moneda antes de aplicar la nota crédito.
Usa correctamente ítems no inventariables para evitar errores contables.
Revisa la fecha del documento para mantener consistencia en informes y cierres contables.
Si sigues estos pasos, podrás generar correctamente una nota crédito por otros conceptos en compras, manteniendo tu información contable organizada y clara.