En esta guía aprenderás cómo encontrar un documento de facturación electrónica, entender sus estados, y qué acciones puedes realizar sobre cada documento desde el sistema, de forma clara y paso a paso.
¿Dónde consultar tus documentos de Facturación Electrónica?
Para ver los documentos electrónicos generados y su estado, sigue esta ruta:
Ventas → Relación de Transacciones de Venta → pestaña Facturación Electrónica.
Desde allí podrás:
Consultar facturas, notas crédito y otros documentos electrónicos.
Ver el estado ante la DIAN y el estado de notificación al cliente.
Ejecutar acciones como descargar, reenviar o validar información.
¿Qué puedes hacer desde la Relación de Transacciones de Venta?
En la pestaña Facturación Electrónica encontrarás cuatro grandes funcionalidades:
Notificación de los Documentos Electrónicos
Eventos de Título Valor
Acciones sobre los Documentos Electrónicos
Opciones adicionales
A continuación, te explicamos cada una de ellas.
1. Notificación de los Documentos Electrónicos
En esta sección puedes hacer seguimiento al estado del documento tanto ante la DIAN como frente al cliente.
Estados de Notificación ante la DIAN
Confirmado: El documento fue validado y aceptado correctamente por la DIAN.
Confirmado con Notificación: La DIAN aceptó el documento, pero emitió observaciones o validaciones adicionales.
Puedes consultarlas haciendo clic en Ver Acuse de Recibo DIAN.
Rechazado: La DIAN rechazó el documento.
Revisa el Acuse de Recibo DIAN para conocer los errores y corregirlos.Sin Notificar: El documento aún no ha sido enviado a la DIAN.
Estados de Notificación al Cliente
Confirmado: El cliente confirmó que recibió el documento.
Pendiente Confirmación: El cliente aún no ha confirmado la recepción.
Correo incorrecto: El sistema intentó enviar la notificación, pero el correo del cliente es inválido.
Recibido Automáticamente: Si pasan más de tres días sin respuesta del cliente, el sistema confirma el recibido de forma automática.
Sin Notificar: El cliente aún no ha recibido la notificación del documento.
Importante:
El estado de Notificación Cliente se actualiza automáticamente cuando el cliente genera eventos sobre el documento.
2. Eventos de Título Valor
Esta sección aplica principalmente a facturas a crédito, ya que permite validar si el documento adquiere la condición de título valor.
Estados de Evento Título Valor
Pdte Acuse: El cliente aún no ha generado eventos sobre la factura.
Con Acuse: El cliente generó el acuse de recibo de la factura.
Con Recibo B/S: El cliente confirmó la recepción del bien o servicio.
Con Reclamación: El cliente presentó una reclamación sobre la factura.
Es importante revisar y gestionar el proceso directamente con el cliente.Con Aceptación Expresa: El cliente aceptó expresamente la factura a crédito, convirtiéndola en título valor.
3. Acciones sobre los Documentos Electrónicos
Cada documento electrónico cuenta con una sección de Acciones, que se habilitan según su estado.
Acciones principales disponibles
Actualizar Estado
Permite refrescar el estado de notificación ante la DIAN y el cliente.
Para documentos con validación previa, debes ingresar al documento y hacer clic en Refrescar
.
Ver Errores
Disponible cuando el documento presenta fallos en la validación.
Muestra el detalle del error reportado por la DIAN.
Permite corregir la información y generar nuevamente el documento.
Acciones adicionales según el estado del documento
Descargar Documentos:
Descarga un archivo .zip que incluye:
XML del documento electrónico.
ApplicationResponse con la respuesta de la DIAN.
Este archivo sirve como soporte de aprobación ante la DIAN.
Ver Acuse de Recibo Cliente:
Permite visualizar:
El correo al que se envió la notificación.
La respuesta del cliente, si ya confirmó el documento.
Si el documento está Pendiente de Confirmación, no se mostrará acuse.
Ver Acuse de Recibo DIAN
Muestra el detalle de la respuesta de la DIAN sobre el documento generado.
Descargar Acuses de Recibo DIAN
Descarga un archivo .zip con la respuesta oficial de la DIAN en formato XML.
Reenviar Notificación
Permite enviar nuevamente al cliente:
Código QR
CUFE
PDF y XML del documento
Puedes seleccionar uno o varios correos electrónicos.
Ver Detalle Historial
Consulta la trazabilidad del documento:
Fechas
Estados
Correos a los que se envió la notificación
Para este ejemplo, el cliente tenia definido el correo [email protected] y a este se envió la notificación cuando se generó el documento electrónico; sin embargo, luego se reenvió la notificación al mismo correo y a [email protected] por lo cual también registra esta acción.
Es importante tener en cuenta lo siguiente:
El Detalle Historial por Documento solo registra trazabilidad por documento de los 2 últimos meses. Si deseas conocer el historial de un documento más antiguo debes utilizar la opción de "Enviar Detalle Historial".
Desde el Acuse de Recibo del Cliente, se permite consultar el correo al que se envió el último correo de notificación.
Enviar Detalle Historial
Envía por correo electrónico el historial completo del documento, sin importar la fecha de generación.
Al dar clic en Aceptar, se muestra un mensaje de confirmación y puedes verificar la información en el correo electrónico como se muestra en el siguiente ejemplo:
Esta opción aplica tanto para documentos recientes como antiguos.
4. Opciones adicionales en Facturación Electrónica
Desde la pestaña Facturación Electrónica encontrarás dos botones clave:
Nueva Transacción
Permite generar nuevos documentos electrónicos como:
Cotizaciones
Facturas de venta
Devoluciones
Notas crédito
Ingresos
Más Opciones
Desde aquí puedes:
Importar Facturas de Venta y Notas Crédito: Los documentos quedan en estado En Proceso para completar la validación ante la DIAN.
Generar Facturación Electrónica: Genera de forma masiva los documentos que estén pendientes.
Actualizar Estado Cliente: Refresca el estado de notificación al cliente para todos los documentos listados.
Para documentos con validación previa, recuerda ingresar al documento y usar la opción Refrescar
.
Conclusión
La Relación de Transacciones de Venta es el centro de control para tus documentos de Facturación Electrónica. Desde allí puedes:
Consultar estados ante la DIAN y el cliente.
Gestionar eventos de título valor.
Descargar soportes oficiales.
Reenviar notificaciones y consultar el historial completo.
Si sigues esta guía, podrás identificar rápidamente cualquier situación y tomar la acción correcta sin necesidad de conocimientos técnico.