En esta guía aprenderás cómo recibir, gestionar y generar los eventos DIAN de las facturas electrónicas de compra en Loggro, paso a paso. Al finalizar, sabrás cómo convertir una factura a crédito en título valor, cumpliendo la normativa vigente y accediendo a sus beneficios tributarios.
Video tutorial
¿Qué son los eventos de una factura electrónica y por qué son importantes?
Si eres facturador electrónico, los eventos permiten confirmar ante la DIAN el ciclo de una factura de compra a crédito:
Acuse de recibo
Recibo del bien o servicio
Aceptación expresa
Cuando estos eventos se completan correctamente, la factura se convierte en un título valor, lo que habilita beneficios legales y tributarios para tu empresa.
Requisitos previos antes de generar eventos
Antes de iniciar, asegúrate de cumplir con lo siguiente:
Ser facturador electrónico.
Tener configurado correctamente el correo electrónico de recepción de documentos electrónicos.
Que tus proveedores tengan registrado tu correo para el envío de facturas electrónicas.
Contar con acceso al módulo de Compras en Loggro.
Paso a paso: Para genera eventos en documentos electrónicos
Paso 1: Configurar el correo para recepción automática de documentos electrónicos
Verifica el correo registrado en la DIAN
Revisa que el correo electrónico registrado ante la DIAN para recibir documentos electrónicos sea correcto.
Recomendación: Usa un correo exclusivo para este fin.
Registra el correo en Loggro
Sigue esta ruta en el sistema: Configuración → Organización → Parámetros → Facturación Electrónica.
Opción: Defina la información del buzón de recepción de facturación electrónica.
Configura el proveedor de correo
Dependiendo del dominio de tu correo, consulta el instructivo correspondiente:
Verifica el correo en tus proveedores
Confirma que cada proveedor tenga configurado tu correo electrónico en:
Consulta de Proveedores → Condiciones Comerciales.
Paso 2: Importar documentos electrónicos manualmente (si es necesario)
Si un proveedor envía la factura a un correo diferente al configurado:
Ingresa a Compras → Relación transacciones Compra, posteriormente da clic en la pestaña Recepción Documentos Electrónicos (Facturas/Notas).
Haz clic en Más opciones → Importar → Documento Electrónico.
Se abrirá una nueva pestaña.
Carga el archivo en formato .zip enviado por el proveedor.
Esta opción es útil cuando la recepción automática no fue posible.
Paso 3: Acceder a los documentos electrónicos recibidos
Ingresa al módulo Compras.
Ve a Relación Transacciones Compras.
Dirígete a la sección Recepción Documentos Electrónicos (Facturas / Notas).
Aquí podrás ver:
Los documentos recibidos.
Su estado actual.
Las acciones disponibles para cada uno.
Paso 4: Generar los eventos de la factura electrónica en Loggro
Estado 1: Pendiente de Acuse
Este estado indica que aún no se ha generado ningún evento.
Qué hacer:En la columna Acciones, haz clic en Generar Acuse de Recibo.
Diligencia los datos solicitados:
Nombres y apellidos
Identificación
Cargo de quien recibe el documento
Confirma la información.
El documento pasará a Evento en Validación.
Haz clic en Actualizar Estado para continuar.
Estado 2: Con Acuse
Indica que el proveedor ya fue notificado del acuse de recibo.
Cuándo usarlo: Cuando ya recibiste el bien o servicio.
Qué hacer:Haz clic en Generar Recibo del Bien o Servicio.
Completa la información solicitada.
Acepta y luego haz clic en Actualizar Estado.
Estado 3: Con Recibo del Bien o Servicio
Este estado confirma que el proveedor fue notificado correctamente.
Siguiente paso:Haz clic en Generar Aceptación Expresa.
Esto indica que:
Los acuerdos comerciales se cumplieron.
No existen inconformidades.
La factura queda convertida en título valor.
Estado final: Aceptación Expresa
Cuando la factura llega a este estado:
El proceso de eventos finaliza.
Solo podrás ver el documento.
No se permiten más acciones.
Importante: Los eventos NO se pueden anular ante la DIAN.
Verifica cuidadosamente la información antes de generar cualquier evento.
¿Cómo generar una reclamación a un documento electrónico?
Si necesitas realizar una reclamación:
El documento debe estar en estado Con Recibo del Bien o Servicio.
Ingresa a la columna Acciones.
Despliega el menú y selecciona la opción de Reclamación.
Cómo consultar documentos cuando la recepción es automática
Ingresa a Compras → Relación Transacciones Compras.
Ve a la sección Recepción Documentos Electrónicos.
Para cargar o actualizar documentos:
Haz clic en Más opciones → Consultar Documentos Recibidos.
Espera unos segundos.
Haz clic en Refrescar.
Con esto, el sistema actualizará la información directamente desde el correo configurado.
Recomendaciones finales
Revisa siempre los datos antes de generar eventos.
Mantén actualizado el correo de recepción en Loggro y en tus proveedores.
Realiza la gestión de eventos oportunamente para evitar inconvenientes legales o tributarios.
Si deseas profundizar más, puedes complementar esta guía con el video tutorial disponible en nuestra base de conocimientos.