Si tienes una gran cantidad de contactos y necesitas cargarlos rápidamente en el sistema, puedes hacerlo mediante una plantilla de Excel. Este proceso te permitirá importar clientes, proveedores u otros terceros de forma masiva, ahorrando tiempo y evitando registros manuales.
En esta guía te explicamos paso a paso cómo descargar la plantilla, diligenciarla correctamente y subirla al sistema sin errores.
Video tutorial
04:45 Importación de Contactos
¿Cuándo usar la importación de contactos?
La opción de Importar Contactos es ideal cuando:
Estás iniciando en Loggro y necesitas cargar tu base de datos.
Tienes muchos contactos nuevos.
Migras información desde otro sistema.
Deseas actualizar contactos de forma masiva.
Paso a paso: Cómo importar terceros en Loggro
Paso 1: Descargar la plantilla de importación
Ingresa al menú Contactos.
Haz clic en Relación Contactos.
Selecciona Más Opciones.
Haz clic en Importar Contactos.
Descarga la plantilla de Excel proporcionada por el sistema.
El sistema mostrará las instrucciones básicas y el archivo que debes utilizar.
Es importante usar únicamente esta plantilla para evitar errores de carga.
Paso 2: Diligenciar la plantilla correctamente
Al descargar el archivo encontrarás una hoja llamada: Contactos - Plantilla importación.
Recomendaciones importantes antes de comenzar
Los campos obligatorios están resaltados en color azul.
La primera fila contiene un ejemplo de diligenciamiento. Debes eliminar esa fila antes de importar el archivo.
No elimines columnas ni modifiques los títulos.
Puedes ubicar el cursor sobre cada encabezado para ver indicaciones adicionales.
Campos obligatorios y cómo diligenciarlos
A continuación, te explicamos los principales campos de la plantilla:
Información general del contacto
Persona
N= Persona NaturalJ= Persona Jurídica
Tipo Identificación: Selecciona el tipo de documento (CC, NIT, CE, etc.).
Identificación: Ingresa el número sin puntos ni espacios.
Si es NIT, no incluyas el dígito de verificación. Loggro lo asigna automáticamente.
Datos del nombre
Para Persona Natural:
Primer Nombre (obligatorio)
Segundo Nombre (opcional)
Primer Apellido (obligatorio)
Segundo Apellido (opcional)
Para Persona Jurídica:
Diligencia únicamente el campo Primer Nombre/Nombre Legal con la razón social.
Tipo de relación con la empresa
En los campos:
Cliente
Proveedor
Otro Tercero
Selecciona Sí o No según corresponda. Esto define la relación activa del contacto con tu empresa.
Información de contacto
Dirección
Código Ciudad (según código oficial DIAN)
Si no lo informas, el sistema asignará la ciudad de la empresa por defecto.
Código Postal (opcional)
Teléfono (obligatorio)
Móvil (opcional)
Correo
Website (opcional)
Facturación electrónica (solo para clientes)
Correo Recepción Fact. Electrónica: Este campo es obligatorio si el contacto es cliente y debe recibir facturación electrónica.
Si no lo diligencias, el sistema tomará el correo general registrado.
Información bancaria (principalmente para proveedores)
Si deseas pagar al proveedor por transferencia bancaria, debes diligenciar:
Número de Cuenta Bancaria
Tipo de Cuenta
Tipo Id. Entidad Financiera
Id. Entidad Financiera
Si no se define cuenta bancaria, los medios de pago disponibles serán cheque o efectivo.
Otros campos opcionales
La plantilla también permite incluir:
Responsabilidades fiscales
Forma de pago
Vendedor predeterminado
Porcentaje de descuento
Cada columna indica si aplica solo para clientes o proveedores.
Errores comunes al diligenciar la plantilla
Evita estos errores frecuentes:
No eliminar la fila de ejemplo.
Modificar o borrar columnas.
Incluir el dígito de verificación en el NIT.
Dejar campos obligatorios vacíos.
Usar formatos diferentes al solicitado.
Paso 3: Subir el archivo al sistema
Una vez completada la plantilla:
Regresa a Contactos → Relación Contactos.
Haz clic en Más Opciones.
Selecciona Importar Contactos.
Haz clic en Explorar.
Selecciona el archivo diligenciado.
Presiona Importar.
¿Qué ocurre después de importar?
Si la carga es exitosa: El sistema mostrará un mensaje confirmando que los contactos fueron registrados correctamente.
Si hay errores: Podrás descargar un informe consolidado de errores.
En este archivo:
La última columna indicará el motivo del error.
Debes corregir la información señalada.
Luego podrás volver a cargar la plantilla.
Recomendaciones finales
Revisa cuidadosamente los datos antes de importar.
Asegúrate de que los NIT no incluyan el dígito de verificación.
No alteres la estructura de la plantilla.
Guarda una copia de respaldo del archivo original.
Con este proceso podrás importar clientes, proveedores y otros terceros en Loggro de manera rápida, organizada y sin complicaciones.