Esta guía te explica, paso a paso, cómo agregar comentarios, anotaciones u observaciones en una factura de venta y en la consulta de clientes. Estas funciones te ayudan a llevar un mejor seguimiento de tus documentos y de la relación con tus clientes.
¿Para qué sirven las anotaciones y observaciones?
Las anotaciones y observaciones te permiten:
Registrar compromisos de pago acordados con el cliente.
Documentar gestiones realizadas sobre una factura.
Mantener una trazabilidad clara de lo que ha sucedido con un documento o cliente.
Centralizar la información importante para tu equipo de trabajo.
Cada registro queda asociado al usuario que lo creó, junto con la fecha y hora, lo que garantiza un historial confiable.
Cómo agregar una anotación en una factura de venta
Sigue estos pasos para adicionar comentarios o seguimiento directamente a una factura:
Paso 1: Ingresa a la factura de venta
Abre el módulo de Facturas de Venta.
Selecciona la factura a la que deseas agregar la anotación.
Paso 2: Accede al historial
Dentro de la factura, despliega la opción Historial.
Ubica el campo de anotaciones.
Paso 3: Escribe y guarda la anotación
Digita el comentario, nota o seguimiento que desees registrar.
Haz clic en Guardar.
Una vez guardada, la anotación se agrega automáticamente al historial del documento, mostrando:
Fecha
Hora
Correo del usuario que realizó la acción
Ejemplos de uso
Detallar acuerdos de pago con el cliente.
Registrar llamadas o correos de seguimiento.
Anotar situaciones especiales relacionadas con la factura.
Importante: Puedes agregar tantas anotaciones como necesites, sin importar el estado en el que se encuentre la factura de venta.
Anotaciones desde la consulta del cliente
También puedes crear anotaciones directamente desde la Consulta de Cliente, ideales para registrar información general del cliente.
Cómo agregar una anotación al cliente
Abre la Consulta de Cliente.
Ingresa la anotación o comentario.
Haz clic en Guardar.
Estas anotaciones:Se pueden crear en cualquier momento.
Solo serán visibles dentro de la ventana de Consulta de Cliente.
¿Cómo acceder a la Consulta de Cliente?
Puedes abrirla desde cualquier transacción:
Haz clic en el nombre del cliente cuando aparezca en color azul.
Cómo agregar observaciones en una factura de venta
Las observaciones son comentarios que se reflejan directamente en la factura y pueden ser generales o por ítem.
Observación general de la factura
Puedes ingresar hasta 2000 caracteres.
La visualización en la impresión depende de la longitud del texto:
400 caracteres o menos: se muestra completa debajo de los ítems.
Más de 400 caracteres: se visualiza después de la información de los totales de la factura.
Observación detallada por ítem
Puedes ingresar un máximo de 400 caracteres por cada ítem.
Recomendaciones importantes
Evita el uso excesivo de mayúsculas, ya que ocupan más espacio.
El uso de mayúsculas reduce la cantidad total de caracteres permitidos.
Buenas prácticas para el uso de anotaciones y observaciones
Usa textos claros y concretos.
Registra solo información relevante para el seguimiento.
Mantén un lenguaje profesional y fácil de entender para todo el equipo.
El uso correcto de estas herramientas te ayudará a mejorar el control, la comunicación interna y la gestión de tus facturas y clientes.