Aprende a configurar Unidades de Negocio y Centros de Responsabilidad en tu sistema para organizar mejor tu empresa, controlar costos y generar reportes más precisos.
Esta guía está diseñada para administradores y personal de gestión humana que buscan una explicación clara y práctica, sin tecnicismos innecesarios.
¿Qué son las Unidades de Negocio y los Centros de Responsabilidad?
Antes de comenzar, es importante entender la diferencia:
¿Qué es una Unidad de Negocio?
Una Unidad de Negocio es una clasificación que divide tu empresa en áreas, proyectos o líneas específicas.
Ejemplo: Si tu empresa vende motos, puedes crear
Unidad de Negocio: Repuestos
Unidad de Negocio: Accesorios
Unidad de Negocio: Servicio Técnico
Estas unidades pueden informarse manualmente en la factura de venta y se utilizan principalmente para consultar reportes por unidad.
¿Qué es un Centro de Responsabilidad (Centro de Costos)?
Un Centro de Responsabilidad es una subdivisión de una Unidad de Negocio que permite controlar y analizar los costos por área.
Ejemplo: Dentro de la Unidad “Repuestos” puedes tener
Centro de Costos: Ventas
Centro de Costos: Producción
Centro de Costos: Área Comercial
A diferencia de la Unidad de Negocio, el Centro de Costos tiene un manejo más contable y puede ser obligatorio según la configuración de tus cuentas contables.
Requisito previo: Verificar configuración en parámetros
Antes de crear nuevas unidades o centros, debes confirmar que el sistema tenga habilitado su manejo.
Paso previo:
Ingresa a Configuración.
Dirígete a Parámetros de Organización.
Verifica que esté activado el manejo de Unidades de Negocio y/o Centros de Responsabilidad según tus necesidades.
Si esta opción no está configurada, no podrás utilizarlos correctamente en los documentos y reportes.
Cómo crear una Unidad de Negocio o Centro de Responsabilidad
Sigue estos pasos:
Paso 1: Ingresar al módulo correspondiente
Ve a Configuración.
Haz clic en Unidades – Centros.
Al ingresar, podrás visualizar:
Las unidades ya creadas.
Los centros existentes.
El código padre relacionado.
Paso 2: Crear un nuevo nivel
Haz clic en el botón Adicionar Nivel.
El sistema limpiará los campos automáticamente para ingresar la nueva información.
Paso 3: Diligenciar la información
En la sección derecha de la pantalla completa los siguientes campos:
Tipo de Nivel
Selecciona:
Unidad de Negocio, o
Centro de Responsabilidad
Nombre
Escribe el nombre que identificará la unidad o centro.
Ejemplo:
“Repuestos”
“Ventas Zona Norte”
Código
Asigna un código único que represente la unidad o centro.
Recomendación: utiliza códigos cortos y organizados (ejemplo: REP01, VEN02).
Código Padre
Este campo depende del tipo que estés creando:
Si es una Unidad de Negocio: El código padre no es obligatorio.
Si es un Centro de Responsabilidad: El código padre sí es obligatorio.
Debes seleccionar la Unidad de Negocio a la cual pertenecerá.
Ejemplo:
Centro de Costos: Ventas
Código Padre: Repuestos
Descripción (opcional)
Puedes agregar un comentario adicional que ayude a identificar mejor el uso de esa unidad o centro.
Paso 4: Guardar la información
Una vez completes todos los campos:
Haz clic en Guardar.
Verifica que aparezca correctamente en el listado.
¡Listo! Tu unidad o centro ya está creado y disponible para su uso.
Buenas prácticas para una mejor organización
Define primero la estructura general de tu empresa antes de crear múltiples niveles.
Usa nombres claros y consistentes.
Evita duplicar centros con funciones similares.
Verifica si tus cuentas contables exigen centro de costos antes de configurarlos.
¿Para qué te sirve esta configuración?
Configurar correctamente tus Unidades y Centros te permitirá:
Obtener reportes más detallados.
Controlar costos por área.
Analizar la rentabilidad por proyecto o línea de negocio.
Mejorar la organización contable.