Crear correctamente tus clientes en el sistema es fundamental para llevar un control organizado de tus ventas, generar facturas y mantener una trazabilidad completa de los documentos comerciales.
En esta guía aprenderás, paso a paso, cómo crear un cliente, qué información debes diligenciar y cómo configurar correctamente sus responsabilidades fiscales y condiciones comerciales.
Video tutorial
¿Por qué es importante crear bien un cliente?
Un cliente bien configurado te permite:
Emitir facturas de venta sin errores.
Aplicar correctamente retenciones e impuestos.
Automatizar condiciones como forma de pago, descuentos y vendedor asignado.
Llevar un mejor control administrativo y contable.
Paso a paso: Cómo crear un cliente
Paso 1: Ingresa al módulo de Clientes
Dirígete al menú Contactos.
Haz clic en Clientes.
Selecciona la opción para crear un nuevo cliente.
Al abrir el formulario, verás varios campos.
Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
Paso 2: Diligencia la información básica del cliente
Naturaleza e Identificación*: Aquí debes definir qué tipo de cliente estás creando:
Persona Jurídica: Empresas (generalmente identificadas con NIT).
Persona Natural: Individuos (identificados con cédula, tarjeta de identidad o cédula de extranjería).
Sigue este orden:
Selecciona la naturaleza.
Elige el tipo de identificación.
Ingresa el número de documento.
Si el cliente tiene NIT, el sistema calculará automáticamente el dígito de verificación.
Relaciones Activas: Selecciona la relación que tendrás con el tercero:
Cliente: Cuando existe una relación comercial de ventas (opción principal en este caso).
Proveedor: Cuando realizas compras a ese tercero.
Otro Contacto: Empleados, socios u otros relacionados con la empresa.
Puedes marcar más de una opción si aplica.
Nombre Legal*
Para Persona Jurídica: Ingresa el nombre legal de la empresa.
Para Persona Natural: Registra al menos primer nombre y apellido.
Paso 3: Configura las Responsabilidades Fiscales del Cliente
Esta sección es clave para que el sistema calcule correctamente impuestos y retenciones.
Algunas responsabilidades que puedes configurar son:
Régimen Simple de Tributación: Indica si el cliente pertenece o no a este régimen.
Responsable de IVA: Define si el cliente es responsable del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
Gran Contribuyente: Si está marcado, puede aplicar retención en la fuente por IVA en ventas NO POS.
Agente Retenedor de IVA: Aplica cuando el cliente, aunque no sea gran contribuyente, ha sido designado por la DIAN o es proveedor de comercializadoras internacionales.
Agente Retenedor de Renta: Permite que el sistema cause retención en la fuente por renta en ventas NO POS.
Para que esta retención se aplique correctamente, tu empresa debe tener activada la opción: En la Venta NO POS Causar o Liquidar Retención en la Fuente por Renta.
Agente Retenedor de ICA: Permite aplicar retención por ICA cuando corresponda.
Para que se cause esta retención, debes tener activado en tu empresa:
En la Venta NO POS Causar o Liquidar ICA.
Si tienes dudas sobre cada responsabilidad, utiliza el botón de Ayuda dentro del sistema.
Paso 4: Ingresa la información de contacto
Dirección*: Registra la dirección principal del cliente e indica la ciudad.
Teléfono o Móvil*: Ingresa un número de contacto.
Correo Electrónico: Si envías facturas por correo desde el sistema, este será el correo principal de envío.
Datos adicionales (opcionales): Puedes agregar:
Redes sociales
Persona de contacto (nombre y cargo)
Sitio web
Esto es útil cuando el cliente es una empresa y necesitas comunicarte con alguien específico.
Paso 5: Configura las condiciones comerciales
Esta sección te ayuda a automatizar las ventas para ese cliente.
Forma de Pago: Define una forma de pago predeterminada (ejemplo: contado, crédito 30 días).
Se aplicará automáticamente en las facturas de venta.Vendedor: Puedes asignar un vendedor fijo para todas las facturas de este cliente.
% Descuento: Si el cliente tiene un descuento habitual, puedes dejarlo configurado aquí.
Bloquear ventas por cartera vencida: Si el cliente tiene pagos pendientes y no deseas que se le generen más facturas:
Activa el check de restricción.
El cliente no aparecerá habilitado para facturación.
Puedes desactivar esta opción cuando lo necesites.
Información opcional adicional
Otros contactos: Permite registrar contactos adicionales para enviar documentos a más de una persona.
Cuenta bancaria para pagos por transferencia: Si registras una cuenta bancaria:
Podrás pagarle por transferencia.
Si no la defines, los medios disponibles serán cheque o efectivo.
Esta información se puede agregar o modificar en cualquier momento.
¿Cómo guardar el cliente?
Una vez completes los campos obligatorios:
Haz clic en Guardar (parte superior derecha).
El cliente quedará disponible para usar en:
Facturas de venta
Cotizaciones
Otros documentos comerciales
Nota para usuarios de Facturación Electrónica
Si manejas Facturación Electrónica, encontrarás una sección adicional de Direcciones de Entrega, donde podrás registrar múltiples ubicaciones para el mismo cliente.
Para más información da clic aquí.
Recomendaciones finales
Verifica siempre las responsabilidades fiscales antes de guardar.
Asegúrate de que el correo electrónico esté correcto si envías facturas digitales.
Usa las condiciones comerciales para automatizar procesos y evitar errores manuales.
Con estos pasos podrás crear clientes correctamente y mantener tu gestión comercial organizada, segura y alineada con los requisitos fiscales.