En esta guía aprenderás cómo crear un proveedor de manera individual en el sistema, qué información debes completar y cómo configurar correctamente sus responsabilidades fiscales y condiciones comerciales.
Está diseñada para administradores, personal de gestión humana y usuarios sin conocimientos técnicos, que necesitan una explicación clara y práctica para realizar el proceso sin errores.
¿Para qué sirve crear un proveedor?
Registrar correctamente un proveedor te permite:
Registrar facturas de compra
Aplicar correctamente impuestos y retenciones
Definir condiciones de pago predeterminadas
Realizar pagos por transferencia bancaria
Mantener organizada tu base de contactos
Paso 1: Ingresa al módulo de Proveedores
Dirígete al menú Contactos.
Haz clic en Proveedores.
Se abrirá el formulario de creación.
Completa los campos marcados con asterisco (*), ya que son obligatorios.
Información básica del proveedor
Naturaleza e Identificación*:
Debes definir si el proveedor es:
Persona Jurídica (empresas) → Generalmente identificadas con NIT
Persona Natural (individuos) → Identificados con cédula, tarjeta de identidad o cédula de extranjería
Cómo diligenciar:
Selecciona la Naturaleza.
Elige el Tipo de identificación.
Ingresa el Número de identificación.
Si aplica (por ejemplo en NIT), el sistema calculará automáticamente el dígito de verificación.
Relaciones Activas:
Selecciona el tipo de relación que tendrás con este tercero:
Cliente → Si le vendes.
Proveedor → Si le compras (aplica en este caso).
Otro contacto → Empleados, socios u otros relacionados.
Nota: Las entidades financieras o bancos ya están creados por defecto en el sistema como proveedores.
Nombre Legal*
Para Persona Jurídica: ingresa el nombre completo de la empresa.
Para Persona Natural: mínimo el primer nombre y primer apellido.
Inscripto en el RUT:
Indica si el proveedor se encuentra inscripto en el RUT
Responsabilidades Fiscales del Proveedor
Esta sección es clave, ya que determina cómo se liquidan impuestos y retenciones al registrar compras.
Desde el botón de Ayuda puedes consultar el detalle de cada responsabilidad. A continuación te explicamos las principales:
Régimen Simple de Tributación:
Indica si el proveedor pertenece o no a este régimen.
Régimen de IVA
Debes seleccionar:
Responsable de IVA
No Responsable de IVA
¿Qué implica cada uno?
Si es Responsable de IVA, el sistema liquidará IVA cuando el producto o servicio esté gravado.
Si es No Responsable de IVA, no se liquidará IVA en las compras.
Cuando está marcado como No Responsable de IVA, no se puede practicar retención en la fuente por IVA.
Retenciones en la fuente
Dependiendo de las responsabilidades seleccionadas:
Puede determinarse si se practica retención en renta.
Se define si es declarante o no declarante, lo cual impacta la tarifa aplicada.
En algunos casos, no se puede aplicar retención porque el proveedor ya la practica directamente.
Es importante configurar correctamente esta sección para evitar errores contables o tributarios.
Información de contacto
Dirección*
Ingresa la dirección completa.
Selecciona la ciudad correspondiente.
Teléfono o Móvil*
Ingresa un número de contacto válido.
Correo Electrónico
Este campo es importante si envías documentos por correo desde el sistema.
El correo registrado será el destinatario principal al enviar documentos electrónicos.
Información adicional (opcional)
Puedes registrar:
Redes sociales (Skype, Facebook, Twitter u otra)
Persona de contacto (nombre y cargo, útil si es una empresa)
Sitio web
Condiciones Comerciales del Proveedor
Configurar esta sección te ahorra tiempo al registrar compras.
Forma de Pago: Selecciona la forma de pago habitual (ej. transferencia, crédito, contado).
El sistema la tomará automáticamente al registrar facturas.
% Descuento por Pronto Pago: Si el proveedor otorga descuento por pagar antes de cierto plazo:
Ingresa el porcentaje de descuento
El sistema lo aplicará de forma predeterminada
% Descuento adicional (Pie de Pago): Puedes configurar descuentos generales que aplique en todas las facturas.
Información opcional
Otros Contactos
Puedes agregar correos adicionales para:
Enviar documentos a más de una persona
Tener varios puntos de contacto dentro de la empresa
Al momento del envío, podrás seleccionar el contacto deseado.
Cuenta Bancaria (Pagos por Transferencia)
Si registras la cuenta bancaria del proveedor:
Podrás pagarle mediante transferencia bancaria.
Si no la registras, los medios disponibles serán cheque o efectivo.
Esta información es opcional y puedes agregarla o modificarla en cualquier momento.
Recomendaciones finales
Verifica siempre las responsabilidades fiscales antes de guardar.
Asegúrate de ingresar correctamente el NIT y dígito de verificación.
Completa el correo electrónico si manejas envío de documentos electrónicos.
Configura condiciones comerciales si son recurrentes.
Para finalizar, haz clic en Guardar.
¿Qué sigue después?
Una vez creado el proveedor podrás:
Registrar facturas de compra
Aplicar correctamente impuestos y retenciones
Generar pagos
Consultar movimientos
Si necesitas crear varios proveedores al mismo tiempo, puedes utilizar la opción de importación masiva desde Excel.