¿Necesitas modificar varios contactos al mismo tiempo sin editarlos uno por uno? En este artículo aprenderás cómo actualizar de forma masiva la información básica y adicional de tus contactos utilizando la plantilla de importación en Excel.
Esta guía está diseñada para administradores de empresa y personal de gestión humana que buscan una solución práctica, rápida y segura.
¿Cuándo usar la actualización masiva de contactos?
Este proceso es ideal cuando necesitas:
Cambiar direcciones, teléfonos o correos electrónicos de varios contactos.
Actualizar formas de pago, plazos o descuentos.
Modificar datos comerciales de clientes o proveedores.
Corregir información general sin editar contacto por contacto.
Requisitos antes de comenzar
Antes de realizar la actualización, ten en cuenta lo siguiente:
Debes conocer el Tipo de Identificación y el Número de Identificación de cada contacto.
Solo se pueden modificar los campos permitidos (más adelante encontrarás el listado completo).
Los campos Persona, Tipo Identificación e Identificación no son editables.
Paso a paso: Cómo actualizar contactos masivamente
Paso 1: Ingresar al módulo de contactos
Dirígete a Contactos.
Haz clic en Relación Contactos.
Selecciona el botón Más Opciones.
Haz clic en Importar Contactos.
Paso 2: Descargar la plantilla de importación
En la ventana de importación, descarga la plantilla en Excel.
Abre el archivo y diligencia únicamente los campos que necesitas actualizar.
Importante:
Es obligatorio completar las siguientes columnas:
Tipo Identificación
Identificación
Sin estos datos, el sistema no podrá identificar qué contacto debe actualizar.
Ejemplo práctico
Si necesitas actualizar únicamente:
Dirección
Código Ciudad
Código Postal
Solo debes diligenciar estas columnas en el Excel:
Tipo Identificación
Identificación
Dirección
Código Ciudad
Código Postal
Los campos que dejes vacíos conservarán la información actual registrada en el sistema.
Paso 3: Cargar nuevamente la plantilla
Guarda el archivo con los cambios realizados.
Regresa a la ventana de importación.
En el Paso 3, carga el archivo actualizado.
Confirma el proceso.
Paso 4: Verificar la actualización
Una vez finalizada la importación:
El sistema mostrará la cantidad de contactos actualizados.
Puedes validar los cambios ingresando nuevamente a Relación Contactos.
Campos que NO se pueden actualizar
Los siguientes campos no son modificables:
Persona
Tipo Identificación
Identificación
Campos que SÍ se pueden actualizar
A continuación, encontrarás los campos permitidos para actualización masiva.
Información Básica:
Puedes modificar:
Primer Nombre (solo persona natural)
Segundo Nombre (solo persona natural)
Primer Apellido (solo persona natural)
Segundo Apellido (solo persona natural)
Nombre Legal (solo persona jurídica)
Cliente
Proveedor
Otro Contacto
Website
Dirección
Código Ciudad
Código Postal
Persona de Contacto
Rol/Cargo
Teléfono
Móvil
Correo Electrónico
Correo Recepción Facturación Electrónica
Información Adicional
Para Clientes
Forma de Pago
Tipo Id. Vendedor
Vendedor
% Dcto. Pie de Pedido
Para Proveedores
Forma de Pago
% Dcto. Pronto Pago
Plazo
% Dcto. Pie de Pedido
Información Financiera
Número de Cuenta Bancaria
Tipo de Cuenta
Tipo Id. Entidad Financiera
Id. Entidad Financiera
Recomendaciones para evitar errores
Verifica que el Tipo y Número de Identificación estén correctamente digitados.
No elimines columnas de la plantilla.
Guarda el archivo en el formato original.
Si actualizas información de clientes o proveedores, asegúrate de diligenciar los campos correspondientes según su tipo.
Resultado final
Al completar estos pasos podrás actualizar múltiples contactos en pocos minutos, manteniendo la información organizada y evitando procesos manuales repetitivos.
Si necesitas realizar cambios frecuentes en tu base de datos, esta funcionalidad te ayudará a optimizar tiempo y reducir errores.