Mantener actualizada la vigencia y resolución de facturación es fundamental para cumplir con los requisitos de la DIAN y evitar bloqueos en la emisión de facturas.
En esta guía aprenderás cómo modificar la vigencia de un consecutivo de facturación, configurar correctamente los rangos autorizados y activar notificaciones de vencimiento.
¿Cuándo debes modificar la vigencia o resolución?
Debes realizar este proceso cuando:
La resolución actual está próxima a vencerse.
La DIAN te autorizó una nueva numeración.
Necesitas actualizar fechas, rango de números o estado.
Cambiaste de facturación a computador a facturación electrónica (o viceversa).
Paso a paso: Cómo modificar vigencia y resolución
Paso 1: Ingresar al consecutivo de facturación
Ve a Configuración.
Haz clic en Consecutivos de Facturación.
Ubica el consecutivo que deseas modificar.
Haz clic en el código en color azul correspondiente.
Paso 2: Acceder a la configuración de vigencia
Dentro del consecutivo:
Busca la opción: “Para definir o visualizar las vigencias y resolución del consecutivo de clic”
Haz clic allí para abrir la ventana de configuración.
Paso 3: Diligenciar la información de la resolución
Completa los siguientes campos según el documento autorizado por la DIAN:
Resolución: Ingresa el número de resolución otorgado por la DIAN para:
Facturación a computador
Facturación electrónica
(Depende del tipo que utilice tu empresa).
Prefijo: Si tu facturación maneja prefijo (por ejemplo: FE, FV, POS), debes ingresarlo aquí.
Este dato también aparece en el documento de resolución.
Nro. Desde: Indica el número inicial autorizado por la DIAN.
Nro. Hasta: Indica el número final autorizado dentro del rango aprobado.
Fecha Inicial: Corresponde a la fecha desde la cual la DIAN autorizó la numeración.
Fecha Final: Debes calcularla según el tiempo de vigencia autorizado.
Ejemplo: Si la resolución fue autorizada por 18 meses desde el 30/04/2019, la fecha final será 30/10/2020.
Último Número Asignado (Muy importante): Este campo solo se diligencia si ya has utilizado números de esa resolución.
Si indicas que el último número usado fue el 220, la siguiente factura será la 221.
Si aún no has emitido facturas con esa resolución, puedes dejar el campo en blanco.
Esto evita errores en la numeración.
Estado: Selecciona el estado de la vigencia:
Activo → Permite facturar con esa resolución.
Inactivo → No permite su uso.
El sistema solo permite una vigencia activa por consecutivo.
Si creas una nueva, debes inactivar la anterior.
Cómo configurar notificaciones de vencimiento
Loggro te permite recibir alertas cuando tu resolución esté por vencer.
En la parte final de la línea de vigencia, haz clic en los tres puntos azules.
Configura los siguientes campos:
Notificación por Fecha: Define la fecha en la que deseas recibir la alerta antes del vencimiento.
Notificación por Número: Puedes establecer un número dentro del rango autorizado.
Cuando el sistema genere esa factura, enviará la notificación.Correo Electrónico: Ingresa el correo donde deseas recibir la alerta.
Finalmente, haz clic en Aceptar.
El correo indicará el establecimiento al que corresponde la resolución (en caso de manejar múltiples sedes).
Confirmar y guardar los cambios
Haz clic en Aceptar.
El sistema mostrará un resumen con:
Resolución
Prefijo
Nro Desde
Nro Hasta
Fecha Inicial
Fecha Final
Último Número Asignado
Estado
Si todo está correcto, haz clic en Sí.
Finalmente, haz clic en Guardar para actualizar el consecutivo.
Configuración adicional importante
Después de crear o modificar un consecutivo, recuerda:
Asociarlo en los Parámetros de Venta.
Relacionarlo con la bodega correspondiente.
Esto es necesario para que el sistema permita generar documentos de venta.
Caso especial: Facturación Electrónica con Validación Previa
Si la resolución corresponde a Facturación Electrónica con Validación Previa:
Ingresa el número de resolución.
Ingresa el prefijo (si aplica).
Presiona Enter.
El sistema:
Completa automáticamente los demás campos.
Activa el campo adicional de Clave Técnica.
Verifica si debes diligenciar el campo Último Número Asignado.
Recomendaciones finales
Revisa periódicamente la vigencia de tu resolución.
Activa notificaciones para evitar bloqueos en la facturación.
Verifica siempre que la vigencia correcta esté en estado Activo.
Confirma que el rango de numeración coincida exactamente con el autorizado por la DIAN.
Mantener actualizada tu resolución garantiza que puedas seguir facturando sin interrupciones y cumplir con la normativa vigente en Colombia.