En esta guía aprenderás cómo registrar un solo egreso de dinero para pagar una o varias facturas de compra de un mismo proveedor, de forma clara, paso a paso y sin conocimientos técnicos.
Este proceso te permite controlar la salida de dinero y cruzar correctamente los pagos con las facturas pendientes, manteniendo tu contabilidad organizada y actualizada.
¿Cuándo usar un egreso para pagar facturas de compra?
Debes usar este tipo de egreso cuando:
Necesitas pagar una o varias facturas de un proveedor.
El pago se realiza desde caja, banco, tarjeta de crédito o transferencia.
Quieres dejar el pago registrado y aplicado directamente a las facturas correspondientes.
Paso a paso: Cómo pagar varias facturas
Paso 1: Ingresa al módulo de egresos
Sigue esta ruta en el sistema: Compras → Egresos.
Paso 2: Diligencia la información general del egreso
Completa los siguientes campos en el encabezado del egreso:
Datos básicos del egreso
Concepto: Selecciona Pago de Facturas.
Proveedor: Elige el proveedor al cual vas a pagarle las facturas.
Solo se mostrarán las facturas pendientes de este proveedor.
Fecha: Indica la fecha en la que se realiza el pago. Puedes seleccionarla desde el calendario.
Moneda: Selecciona la moneda del pago.
Por defecto: COP (pesos colombianos)
Otras opciones disponibles: USD, EUR, GBP, MXN
Paso 3: Selecciona el medio de pago
Elige cómo realizaste el pago. Según el medio seleccionado, el sistema registrará la salida del dinero desde la caja o el banco correspondiente.
Opciones de medio de pago
Cheque
Selecciona la cuenta bancaria.
Ingresa el número del cheque.
Efectivo
Indica la caja desde la cual se realiza la salida de dinero.
Tarjeta de crédito
Selecciona la tarjeta registrada en el sistema.
Recuerda que debes tenerla creada previamente en Cuentas Bancarias y Tarjetas.
Transferencia
El proveedor debe tener una cuenta bancaria registrada.
Si no la tiene, el sistema mostrará el campo en color rojo indicando el inconveniente.
Selecciona la cuenta bancaria de origen desde donde se realizó la transferencia.
Paso 4: Selecciona las facturas a pagar
En la parte inferior del egreso encontrarás la sección Facturas por Pagar.
Aquí el sistema muestra todas las facturas pendientes del proveedor seleccionado.
Cómo aplicar el pago a las facturas
Marca con la casilla de verificación las facturas que deseas pagar.
Puedes seleccionar una o varias facturas en el mismo egreso.
Verifica la información de cada factura:
Número
Fecha de generación
Fecha de vencimiento
Saldo actual
Paso 5: Aplica retenciones, deducciones o pagos parciales (opcional)
Para cada factura seleccionada puedes realizar ajustes según sea necesario:
Retenciones y deducciones
En la columna Ret. / Deduc., haz clic en el ícono del lápiz
.Se abrirá una ventana donde podrás agregar las retenciones o deducciones aplicables.
Recuerda:
Las deducciones deben estar creadas previamente como clasificación Retenciones y Deducciones.
Pago parcial
En la columna Valor a Pagar, puedes modificar el valor si deseas realizar un pago parcial.
Descuento por pronto pago
Si la factura tiene un descuento configurado, se mostrará en Dcto. Pronto Pago.
Si el valor aparece en color rojo, significa que el descuento ya no está disponible.
Paso 6: Revisa los valores finales
El sistema calculará automáticamente:
Neto a Pagar: Teniendo en cuenta retenciones, deducciones, pagos parciales y descuentos.
Nuevo Saldo: El saldo restante de cada factura después del pago.
Valor Total del Egreso: Suma del Neto a Pagar de todas las facturas seleccionadas.
Revisa cuidadosamente esta información antes de continuar.
Paso 7: Finaliza el egreso
Para completar el proceso:
Verifica que los valores y saldos sean correctos.
Haz clic en Finalizar.
¡Listo! El egreso quedará registrado y las facturas se actualizarán automáticamente.
Recomendaciones importantes
Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.
Solo puedes pagar facturas de un mismo proveedor en cada egreso.
Verifica siempre el medio de pago y la cuenta seleccionada antes de finalizar.
Con este proceso podrás pagar varias facturas de forma rápida, ordenada y segura, manteniendo un control claro de tus egresos y obligaciones con proveedores.