En este artículo aprenderás qué parámetros adicionales puedes configurar en tu organización para la Facturación Electrónica, cómo personalizar los correos enviados a tus clientes y qué opciones avanzadas están disponibles según el tipo de operación de tu empresa.
¿Dónde se configuran estos parámetros?
Para acceder a los parámetros adicionales de Facturación Electrónica, sigue estos pasos:
Ingresa al menú Configuración.
Haz clic en Organización.
En la ventana de la organización, selecciona la sección Parámetros.
En esta pantalla encontrarás opciones específicas para Facturación Electrónica, las cuales puedes ajustar según las necesidades de tu empresa.
Personalizar el correo de notificación de facturación electrónica
Uno de los parámetros más importantes es la personalización del correo electrónico que recibe el cliente cuando se le genera una factura electrónica.
¿Para qué sirve esta opción?
Te permite adaptar el mensaje del correo con un tono más cercano, institucional o informativo, manteniendo una comunicación clara y profesional con tus clientes.
¿Cómo editar el correo de notificación?
Dentro de Parámetros, selecciona la opción para personalizar el correo de notificación.
Se abrirá una nueva ventana donde podrás ver el formato del correo que se enviará al cliente.
Campos editables del correo
En esta ventana encontrarás campos en color gris, no se pueden modificar. Corresponden a información fija del sistema.
Campos configurables: Estos sí puedes personalizarlos según tu necesidad:
Saludo y encabezado del correo.
Tres campos de texto que conforman el cuerpo del mensaje.
Mensaje de despedida o cierre de la notificación. Con los datos de la firma.
Nombre de usuario
Teléfono
Contacto
E-mail del usuario
Nombramiento del archivo PDF que se enviará adjunto al cliente.
Importante:
Los datos de la firma (nombre del usuario, teléfono y correo electrónico) se toman automáticamente de la información configurada para el usuario que genera la factura.
Guardar y previsualizar el correo
Una vez realices cambios, haz clic en Guardar para que se apliquen en las próximas notificaciones.
Puedes usar el botón Previsualizar para ver un ejemplo de cómo recibirá el correo tu cliente antes de enviarlo.
Facturación por contratos de mandato
Desde la misma ventana de parámetros, también puedes definir si tu organización realiza ventas bajo contratos de mandato.
¿Qué es la facturación por mandato?
Se utiliza cuando tu empresa factura por encargo de un mandante, es decir, cuando recibe ingresos que corresponden a terceros.
¿Qué ocurre al activar este parámetro?
Al establecer el valor en Sí, el sistema habilita una nueva opción en el menú de ventas:
Factura de venta – Mandato: Esta opción se usa exclusivamente para operaciones configuradas como ingresos para terceros.
Uso de firma electrónica propia de la compañía
Para la generación de documentos electrónicos, el sistema permite dos alternativas:
Usar el certificado digital del proveedor tecnológico.
Utilizar una firma electrónica propia de la compañía.
¿Cuándo usar una firma electrónica propia?
Si tu empresa cuenta con un certificado digital propio, puedes seleccionar esta opción para que todos los documentos electrónicos se firmen con tu certificado.
Requisitos del certificado digital
Debe ser expedido por una entidad certificadora autorizada por la ONAC.
El certificado debe estar habilitado específicamente para Facturación Electrónica.
Configuración de la firma propia
En la parte inferior de la pantalla podrás:
Adjuntar el archivo del certificado digital.
Ingresar la contraseña del certificado.
Una vez configurado, el sistema usará automáticamente esta firma para la emisión de documentos electrónicos.
Recomendaciones finales
Revisa cuidadosamente cada parámetro antes de activarlo.
Usa la opción de previsualización para evitar errores en la comunicación con tus clientes.
Asegúrate de que la información del usuario esté correctamente configurada, ya que se reflejará en los correos enviados.