El Informe de Cuentas por Pagar por Edades te permite conocer, de forma clara y organizada, el estado de las obligaciones con tus proveedores: saldos pendientes, por vencer y vencidos, clasificados por rangos de días.
Este reporte es clave para el control de pagos, la planeación de flujo de caja y la toma de decisiones financieras.
¿Para qué sirve este informe?
Con este reporte puedes:
Identificar qué facturas están vencidas y desde hace cuánto tiempo.
Conocer qué pagos están próximos a vencer.
Revisar saldos a favor por anticipos o notas crédito.
Analizar la información por proveedor, por establecimiento o por moneda.
¿Cómo acceder al Informe de Cuentas por Pagar por Edades?
Sigue estos pasos:
Ingresa al menú Reportes.
Selecciona la opción Cuentas por Pagar por Edades.
Al ingresar, el sistema mostrará una sección de parámetros de consulta. Estos vienen configurados por defecto con:
La organización en la que estás logueado.
La fecha actual del sistema.
Tres períodos vencidos, cada uno de 30 días.
Puedes modificar todos estos parámetros según tus necesidades.
Parámetros de consulta: qué significa cada uno
Antes de generar el informe, revisa y ajusta los siguientes campos:
Organización: Indica el establecimiento o empresa sobre la cual deseas consultar la información.
Por defecto, se muestra la organización en la que estás logueado.
Si manejas varios establecimientos, puedes:
Ingresar a nivel de compañía.
Elegir un establecimiento específico.
Consultar la información de forma general para toda la compañía.
Consulta: Define el momento sobre el cual deseas analizar la información:
Al día: muestra los saldos con la información actual del sistema.
Al corte: permite consultar un período específico ya cerrado.
Si eliges Consulta al corte, deberás seleccionar el Período. El sistema mostrará únicamente los períodos para los cuales ya se han generado saldos a corte.
Importante: Para consultar al corte, es obligatorio haber generado previamente los Saldos a Corte de Cuentas por Pagar del período anterior. Ruta: Opciones Avanzadas → Generar Saldos a Corte.
Moneda: Si realizas compras en moneda extranjera, puedes filtrar el informe por una moneda específica.
Selecciona la moneda en el listado.
Una vez elegida, el campo Valores tomará automáticamente esa moneda y no será editable.
Fecha de análisis: Esta fecha es informativa y se muestra:
En la parte superior del informe.
En la versión impresa del reporte.
La información se calcula según:
El período seleccionado en Consulta, o
La fecha actual si el informe se genera al día.
Incluir documentos sin saldo: Al activar esta opción (check box), el sistema mostrará todos los documentos de los proveedores, incluso aquellos que:
Ya están totalmente cancelados.
Tienen saldo en cero (0.00).
Esta opción es útil para auditorías o revisiones históricas.
Número de períodos: Define cómo se distribuirá la información por rangos de tiempo:
Puedes seleccionar hasta 4 períodos.
Indica si deseas analizar:
Períodos vencidos, o
Períodos por vencer.
Para cada período, debes especificar la cantidad de días. Por defecto, el sistema sugiere 30 días.
Proveedor: Si deseas consultar el informe para un proveedor específico:
Digita el nombre o número de documento.
O haz clic en la lupa para buscarlo en el listado.
Generar el informe: Una vez definidos los parámetros, haz clic en Consultar para visualizar los resultados.
En la tabla principal verás, por cada proveedor:
Total pendiente.
Total por vencer.
Total vencido.
Campos del reporte: cómo leer la información
El reporte agrupa la información por proveedor, cuyo nombre aparece en la parte superior izquierda. Las columnas disponibles son:
Documento: Muestra el tipo y número del documento asociado al proveedor, como:
Facturas de compra.
Anticipos al proveedor.
Notas crédito de compra.
Fecha: Indica la fecha en la que se registró el documento en el sistema.
Vencimiento: Muestra la fecha de vencimiento de las facturas de compra.
Con base en esta fecha, el sistema determina si el saldo está vencido o no.
No aplica para anticipos ni notas crédito.
Pendiente: Refleja los valores
Pendientes por pagar.
A favor del proveedor.
Si incluiste documentos sin saldo, este campo se mostrará como 0.00.
Por vencer: Incluye:
Saldos próximos a vencer.
Saldos a favor del proveedor.
Vencido: Muestra los saldos de facturas cuyo vencimiento ya fue superado. El sistema clasifica estos valores según los días de mora:
1–30 días: vencidos hasta 30 días.
31–60 días: vencidos entre 31 y 60 días.
61–90 días: vencidos entre 61 y 90 días.
91+ días: vencidos por más de 91 días.
La clasificación se calcula a partir de la fecha de vencimiento del documento.
En la parte inferior del informe, el sistema muestra:
Totales por proveedor.
Totales generales, incluyendo todos los proveedores.
Consultar el detalle de un proveedor
Desde el informe puedes acceder directamente a los documentos del proveedor:
Haz clic en el número del documento (en color azul).
El sistema abrirá una nueva ventana con el detalle del documento.
Allí podrás verificar:
Estado.
Valor original.
Saldos pendientes o aplicados.
Para revisar el detalle de un saldo pendiente, haz clic directamente sobre el valor que aparece en azul en la columna Pendiente.
Saldos a favor del proveedor
Los valores a favor del proveedor, como:
Anticipos no aplicados.
Notas crédito sin aplicar.
Se muestran entre paréntesis, indicando que restan al valor final del saldo pendiente.
Imprimir y exportar el informe
Puedes ejecutar la consulta tantas veces como lo necesites y, además:
Imprimir el informe.
Exportarlo para su análisis externo.
Imprimir
Haz clic en Imprimir.
Selecciona los proveedores que deseas incluir usando la casilla de verificación.
Para seleccionar todos, usa el check del encabezado
.
Exportar
Al exportar el informe:
El nombre del archivo incluirá el nombre legal de la compañía.
Este nombre corresponde al definido en la configuración de la Organización.
Recomendación:
Usa este informe de forma periódica para anticiparte a vencimientos, evitar intereses por mora y mantener una relación saludable con tus proveedores.