El Informe auxiliar de cuentas por pagar es una herramienta clave para controlar y analizar las obligaciones de tu empresa con los proveedores. Este reporte te permite conocer, de forma clara y detallada, el saldo inicial, los abonos, el saldo neto y el saldo final de cada proveedor dentro de un período específico, además de los documentos que componen dichos saldos.
Esta guía está diseñada para ayudarte a consultar, interpretar y exportar el informe paso a paso, incluso si no tienes conocimientos técnicos.
¿Para qué sirve el informe auxiliar de cuentas por pagar?
Con este reporte podrás:
Verificar el estado de cuenta de cada proveedor.
Analizar la evolución de las cuentas por pagar en un período definido.
Identificar facturas, anticipos y movimientos que conforman cada saldo.
Facilitar procesos de conciliación contable y toma de decisiones financieras.
Paso a paso para generar la consultar
Paso 1: ¿Cómo acceder al informe?
Para ingresar al informe, sigue esta ruta en el sistema: Reportes → Auxiliar de Cuentas por Pagar.
Al acceder, el sistema mostrará la pantalla de parámetros de consulta, donde podrás definir las condiciones del reporte.
Paso 2: Configurar los parámetros de consulta
Antes de generar el informe, es importante definir correctamente los parámetros.
Seleccionar el período de consulta
Despliega los campos Período desde y Período hasta.
Selecciona las fechas según el rango que deseas analizar.
Importante: Para consultar información por período, debes haber generado previamente los Saldos a corte de Cuentas por Pagar.
Generar saldos a corte (requisito previo)
Si aún no has generado los saldos a corte para el período deseado, hazlo desde la siguiente ruta: Opciones Avanzadas → Generación de Saldos a Corte.
Este paso es indispensable para que el informe muestre información correcta.
Definir la moneda de consulta
De forma predeterminada, el sistema muestra los saldos en COP (pesos colombianos).
Si tu empresa maneja proveedores en moneda extranjera, puedes seleccionar otra moneda desde el menú correspondiente.
Esta opción solo aplica si existen transacciones registradas en monedas diferentes a COP.
Generar el reporte
Una vez definidos todos los parámetros, haz clic en Consultar para generar el informe.
Paso 3: Entender la información del informe
El informe se divide en dos secciones principales:
Listado de proveedores
En la parte izquierda, se muestran los proveedores (terceros) asociados a la consulta.
Esta lista puede filtrarse para encontrar información más específica.
Saldos y detalle por proveedor
En la parte derecha, verás los saldos correspondientes a cada proveedor.
Para ver el detalle, haz clic en cualquier espacio en blanco de la línea del proveedor.
En la parte inferior de la pantalla, se mostrarán los documentos relacionados que componen el saldo (facturas, anticipos, entre otros).
Al hacer clic sobre los valores del proveedor, podrás identificar claramente qué documentos consolidan el saldo mostrado.
Navegación directa desde el informe
El informe permite acceder rápidamente a información relacionada mediante los campos resaltados en color azul:
Consulta del proveedor: haz clic sobre la identificación del proveedor.
Facturas de compra y anticipos: haz clic sobre el número del documento que aparece en el detalle inferior.
Esto facilita la validación y revisión de la información sin salir del reporte.
Paso 4: Imprimir y exportar el informe
Puedes ejecutar la consulta tantas veces como lo necesites, ajustando los parámetros según tus requerimientos.
Además, el sistema te permite:
Imprimir el informe.
Exportar los resultados para su análisis externo.
Solo debes hacer clic en los botones Imprimir o Exportar.
Nombre del archivo exportado
El archivo generado incluirá automáticamente el nombre de la compañía, correspondiente al nombre legal definido en la Organización, lo que facilita su identificación y archivo.
Recomendaciones finales
Verifica siempre que los saldos a corte estén actualizados antes de consultar el informe.
Utiliza los filtros para obtener información más precisa.
Exporta el reporte si necesitas compartirlo o analizarlo fuera del sistema.
El Informe auxiliar de cuentas por pagar es una herramienta fundamental para mantener el control financiero y una correcta relación con tus proveedores.