¿Qué aprenderás en esta guía?
Cómo configurar la recepción automática de tus facturas electrónicas de compra.
Cómo registrar una factura con un solo clic cuando llegó automáticamente (carga asistida).
Cómo importar una factura manualmente cuando no llegó por el correo configurado.
Cómo verificar si una factura ya fue registrada en el sistema.
Qué hacer si el proveedor no está creado en Loggro.
Esta guía cubre el proceso de recepción e importación de la factura. Una vez registrada, debes generar los eventos DIAN para convertirla en título valor.
Consulta el artículo "Cómo generar los eventos DIAN de facturas de compra".
Parte 1: Configura la recepción automática de documentos electrónicos
Configurar esto una sola vez te permite que las facturas de tus proveedores lleguen directo a Loggro sin que tengas que descargarlas ni cargarlas manualmente.
Paso 1: Verifica el correo registrado en la DIAN
Revisa que el correo electrónico registrado ante la DIAN para recibir documentos electrónicos sea correcto.
Recomendación: usa un correo exclusivo para este fin.
Paso 2: Registra el correo en Loggro
Sigue esta ruta en el sistema: Configuración → Organización.
Luego Parámetros → Facturación Electrónica.
Opción: Defina la información del buzón de recepción de facturación electrónica.
Paso 3: Configura el proveedor de correo
Dependiendo del dominio de tu correo, consulta el instructivo correspondiente:
Paso 4: Verifica el correo en tus proveedores
Confirma que cada proveedor tenga configurado tu correo electrónico en: Consulta de Proveedores → Condiciones Comerciales.
Parte 2: Registra tu factura
Una vez configurada la recepción automática, tienes dos caminos según cómo haya llegado el documento.
Opción A: Carga asistida: la factura llegó automáticamente
Video tutorial
Requisitos y consideraciones importantes
Aplica únicamente para Facturas Tipo 10 – Estándar.
Facturas emitidas en COP (Pesos Colombianos).
No aplica para Notas Crédito ni Notas Débito.
Permite registrar facturas con fecha hasta 1 mes atrás.
Paso 1: Ingresa al módulo de compras
Dirígete a Compras → Relación Transacciones Compra.
Haz clic en la pestaña Recepción Documentos Electrónicos.
Aquí podrás visualizar todas las facturas electrónicas recibidas y disponibles para gestión.
Paso 2: Identifica las facturas pendientes de registro
Revisa la columna Registrada:
NO: la factura aún no está registrada como factura de compra.
Paso 3: Registra la factura de compra
Ubica la factura que deseas registrar.
Haz clic en la flecha ubicada al lado derecho del registro.
Selecciona la opción Registrar Factura.
El sistema abrirá automáticamente la ventana de Factura de Compra, con estado En proceso.
Paso 4: Revisión y ajuste de ítems
Ten en cuenta que:
El proveedor puede manejar códigos de ítems diferentes a los utilizados en tu empresa.
Loggro conserva la descripción original del ítem proveniente del XML.
Si necesitas realizar ajustes:
Haz clic en Editar.
Modifica el código del ítem para asociarlo al que manejas internamente.
Nota importante: si cambias el código del ítem y el mismo proveedor emite futuras facturas por ese concepto, Loggro asignará automáticamente el código que configuraste previamente.
Paso 5: Validación de impuestos y retenciones
Los impuestos se cargan automáticamente tal como vienen en la factura electrónica.
Si necesitas aplicar retenciones y el ítem no las tiene configuradas en tu sistema, estas deben ingresarse manualmente.
Paso 6: Finaliza la factura
Una vez revisada y corregida la información necesaria, finaliza la factura de forma regular para completar su registro contable.
Opción B: Importación manual: la factura no llegó automáticamente
Usa esta opción cuando el proveedor envió la factura a un correo diferente al configurado, o cuando necesites cargarla manualmente por cualquier otro motivo.
Qué necesitas: el archivo .ZIP enviado por tu proveedor (contiene la factura electrónica).
Video tutorial:
Paso 1: Accede al módulo de compras
Ingresa a Compras → Relación Transacciones Compra.
Haz clic en la pestaña Recepción Documentos Electrónicos (Facturas/Notas).
Paso 2: Importa el documento electrónico
Haz clic en Más opciones.
Selecciona Importar Documento Electrónico.
Presiona el botón Explorar.
Busca y selecciona el archivo .ZIP en tu equipo.
Haz clic en Open (Abrir).
Finalmente, haz clic en Importar.
El sistema mostrará un mensaje indicando si la importación fue exitosa o fallida.
Paso 3: Verifica la carga del documento
Regresa a la ventana de Relación Transacciones Compra.
En la pestaña de recepción, haz clic en Actualizar
.Verifica que el documento aparezca en la lista con estado Pendiente de Acuse.
¿Cómo saber si una factura ya fue registrada en Loggro?
Ingresa a Compras → Relación Transacciones Compra.
Accede a la pestaña Recepción Documentos Electrónicos.
Verifica la columna Registrada:
SÍ: la factura ya se encuentra registrada.
También puedes ubicarla directamente desde la pestaña Facturas.
¿Qué pasa si el proveedor no está creado en Loggro?
Si al hacer clic en Registrar Factura el proveedor no existe en el sistema, Loggro mostrará el siguiente mensaje:
"El proveedor XXXXX no se encuentra matriculado en el sistema. Para registrarlo heredando información del XML de esta factura, haz clic aquí."
Crear el proveedor desde el XML
Haz clic en aquí.
Se abrirá la ventana de creación de proveedores con los datos completados automáticamente desde el XML.
Antes de guardar, valida cuidadosamente la información con el RUT del proveedor, especialmente:
Naturaleza e identificación
Nombre legal o nombre y apellidos (si es persona natural)
Responsabilidades fiscales
Dirección
Una vez creado el proveedor, podrás continuar con el proceso de Registrar Factura sin inconvenientes.
Siguiente paso
Con tu factura ya importada y registrada (estado Pendiente de Acuse), continúa con la generación de los eventos DIAN para convertirla en título valor: